档案现代化 关于档案管理无纸化办公的发展趋势 文／孙艳波 ２１世纪，计算机开始成为办公工具的主角，电子文档及 部分音像制品进入了档案领域。数字化档案已经越来越多地 代替了传统的纸质档案，办公基本实现了无纸化。美国未来 学家托夫勒曾预言：“后工业社会将必然进入无纸化办公的时 代。”档案管理无纸化办公也已经成为未来办公的一种新趋势， 在提高行政办公效率、改善陈旧落后的办公制度、改变落后 于时代的传统档案管理观念等方面，都起着里程碑的作用。 现今高新技术不断发展，电脑日趋普及，互联网全面开 通，人们已经习惯在电脑上办公。各机构、社会团体、 企事业单位，都己逐步建立起自己的电子政务系统和门户网， 在现代化办公中出现越来越多的电子文件，办公逐步地实现 了无纸化，人们可以根据需求在互联网上方便、快捷地查询 和阅读文件与档案。现代科学技术开创了电子文件生成和阅 读的多元化以及文档合一的全新管理方式。 无纸化又以办公自动化建设为基础。办公自动化以实现 信息网络技术为依托，降低运行成本，提高行政效率，使各 部门的运转更加规范、协调，办事更加公正、透明，工作更 加高效、便捷。 办公自动化建设的规模、速度和水平，直接影响着信息 化建设的进程。办公自动化也为信息化提供了良好的支持环 境和对接方式。办公自动化建设将成为信息化水平的重要标 志和优化行政管理效率的重要动力。推行办公自动化系统要 适应新的制度，调整行政组织，改进行政方法，进行行政改革， 实现行政模式创新。这是信息技术发展到一定阶段的必不可 少的步骤。 在无纸化办公条件和方法下，档案管理工作也逐步向着 现代化和数字化方向发展。面对管理工作中产生的新问题， 就需要能够有一支适应时代发展的档案管理队伍，更好地完 成管理工作。因此，档案管理无纸化办公工作需培养一批年 轻化、专业化队伍。一是要做好专门人才的引进、吸纳；二 是对原有档案管理人员进行定期的专业培训，使他们学习掌 握新知识，尽快适应现代化管理工作。 档案管理办公自动化建设，是一项信息知识含量丰富、 信息技术要求较高的工作。档案管理人员使用计算机网络的 实践经验，是开展档案管理自动化建设的基本要素。目前， 许多工作人员尚不具备较高的计算机网络等现代化办公知识 ４２ 和技能，他们更习惯于传统的办公程序和办公方式，这就需 要开展对相关人员相应的培训工作。通过一一定程度的信息知 识和应用技术，提高其计算机应用水平，做到能够在日常工 作中实现档案的无纸化办公和网上互动操作。 档案办公载体的变化，给档案管理人员的工作方法和程 序带来了新问题。自从纸张的诞生，就形成了一套完整的管 理与工作程序。过去，我们一直着重人事档案和文书档 案的实体性，因为它具有原始性和唯一性，可以说“原件” 就是传统档案文件的灵魂。但随着科学技术和计算机的发展， 日常工作中产生的大量电子文档等，以磁盘和光盘为介质保 管文件或者直接以电子版的形式存于服务器上。这些以虚拟 形式存在的文件，在编辑、修改、传递、复制等任何方面， 实施、应用起来都相当方便和快捷。 不过，虽然电子文件使用方便，也要注意其保管和传递 的方式及过程。首先，要以人为本，注重相关管理人才的引 进和培养，并将电子文档的收集、分类、整理、归档、利州 纳入管理人员的岗位职责之中。要按照各类电予文件处理的 要求，保证归档时的真实性和完整性。同时，即使实施了档 案无纸化办公，也不是代表纸质文件档案没有作用，尤其足 在我们现行无纸化办公还处于初级实验阶段，更需要实行纸 质档案与电 ＿ｆ档案并存管理。纸质档案具有直观性，是法律 效力的原始凭据。而无纸化档案目前仍然具有不确定性，但 因为其形成、传递和数据共享相对于纸质档案更加便捷，能 够大大提高我们的工作效率。作为现代化办公发展的方向， 我们应该在加强对纸质档案应用管理的同时，更好地开发电 子档案无纸化的应用价值。无纸化档案的形成应有一套规范 的制度和程序。在无纸化文档形成时，就应确定其是否在归 档范围内，将档案制成光盘或其他数字承载形式，上交档案 室进行归档。上交时要上交两份，一份进行永久保存，一份 备查利用。 当然，办公自动化和信息化的发展程度有限，不可能全 面开花、齐头并进，必须要有选择、有重点地进行。日前， 档案办公无纸化在一些具体领域的建设相对比较深入，比如 在图书馆、编辑部、档案馆等职能部门。我ｔ＇１’］还要在企事业 单位继续研究、探索档案办公无纸化更深程度的发展。 （作者单位：吉林省档案科学技术研究所）
