■ 劳探索 前培训，增强工作人员安全意识、保密意识、责任意识等，确 或专业扫描仪进行扫描。对于时间久远，纸张状况较差，过 保档案在数字化ａｎＴ过程中的安全完整。特别是对外包公司 薄、过软或超厚的档案，必须采用平板扫描方式 纸张状 兄好 的安全管理上，要求各家公司必须取得云南省保密局颁发的 的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。扫描时，必须 《国家秘密载体复制许可证》和《云南省档案数字化服务机构 将档案纸张放置端正，最大限度地减少因偏斜产生的图像失 备案证书》，列入云南省档案数字化服务机构名录。外包公司 真问题。扫描图像要完整，文件上的正文、页码、有关标记等 员工必须参加过云南省保密局组织的保密知识培训，并取得 都必须纳入扫描图像范围。 云南省保密局颁发的涉密人员岗位培训证书。 ３．图像处理。扫描结束后必须对有偏斜、污渍、不完整等 数字化管理中心与数字化ａｎＩ公司签订保密协议，明确 问题的扫描图像进行纠偏、去污、拼接等技术处理，确保图像 ａｎＴ公司保密义务和责任：ａｕｍ公司与从事档案数字化加工 完整无误。在图像处理过程中，必须保持档案信息忠实原貌， 的工作人员签订保密协议，明确工作人员的保密义务和责 不得擅自修改档案信息。 任。 ４．建立目录。对无文件级目录数据档案，应在准确分件 建立巡查制度，管理中心工作人员到数字化ａｎＴ现场进 的基础上按照国家标准《档案著录规则｝（ＤＡｆｔ１８—１９９９）要 行全程监督，及时解决ａａｍ中出现的问题。数字化加工完成 求进行著录、录入，建立文件级目录。数据目录建立应选择通 后，要求公司将经过数字化ａｎＩ的档案原件、档案数字化信 用数据格式，所选定的数据格式应能顺利进行数据交换，我 息及其存储介质全部移交数字化管理中心，不得擅自复制或 们要求的是．ｄｂｆ数据库格式文件。 留存。数字化ａｎＴ完成验收后，外包公司在撤离加工场所前， ５．数据挂接。ａＵＴ公司以云南省档案馆档案目录数据库 必须将用于档案数字化ａｎＴ的录入服务器、扫描服务器、计 为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像 算机硬盘、移动硬盘、数码相机存储卡、Ｕ盘等存储介质交由 采用多页ＴＩＦＦ格式存储成单个图像文件夹，存储时加工公 我方彻底销毁。 司必须认真核查每一份图像文件的页数与该份文件目：录数 在整个数字化ａｎＴ过程中，我们还要求加工人员认真填 据的页数是否一致，图像文件的总数与该份文件目录数据的 写“档案数字化流程工作单”，把数字化加工的流程细化到每 页码总数是否一致等。数据挂接必须将多页ＴＩＦＦ转换成 个工作人员，并随存储数据一同扫描移交，以备今后使用中 ＰＤＦ格式挂接，在相关人员对数据进行检查、同意挂接并办 发现问题，查找责任人。 理相关手续后方能进行。 三、全程控制，确保档案数字化的质量 ６．数据验收。在加工公司全面质量检查的基础上， 数 档案数字化是一项比较繁琐的工作，任何一个环节出现 字化管理中心初检，抽样２０％以上，初检合格率必须达 问题都会影响整个数字化的质量。在这里，我们将整个数字 ９８％以上方能提交验收。云南省档案局在全省范围内：｝由调 化过程分为六个大的环节，介绍我们在质量控制上的一些做 人员组成云南省档案数字化验收委员会，负责对数字化后的 法，供大家参考。 数据进行验收。验收的比例不得少于２０％，验收按照《云南 １．前处理。在这里有几个特别需要注意的地方，首先，卷 省档案局数字化档案验收办法》相关规定执行，验收合格率 内目录与卷内文件不符的，即有文件而没有目录的要补录机 也必须达９８％以上，才能算验收合格，否则不予合格。 读目录，卷内有目录而没有文件或者文件有缺失、缺页等情 数据验收合格后，加工公司必须及时对数据进行备份。 况，整理人员必须在拆卷前如实填写“云南省档案馆馆藏档 采用多套备份方式，备份介质为一次性写入ＤＶＤ光盘或者 案卷内文件材料登记备查表”，并交管理中心和保管部负责 移动硬盘，备份３套（二套为ＴＩＦＦ格式、一套为ＰＤＦ格式）， 人核查签字：其次，对未编张（页）号或编号不规范的案卷重 其中，二套ＴＩＦＦ格式必须使用不同品牌的存储介质。 新编张（页）号，登记每卷总张（页）数、特殊页面（含珍贵档 验收合格后，填写“云南省数字化档案质量验收报告”， 案、实物）、档案整理责任人等信息；第三，对影响扫描质量的 并经过验收委员会成员签字，领导审核后方才有效。验收合 装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）、装订线，必须先行 格的数据，尚需经过“开放鉴定委员会”逐页审核，发现问题， 拆除，拆除装订物时必须注意保护档案原件。 ａｎｉ公司负责整改。 ２．档案扫描。扫描是档案数字化ａＵＩ的中心环节，ａｎＩ 作者单位：云南省档案局 公司必须根据扫描档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪 、 鹣ＮＡＮ ＡＲＣｔｔＩＶ ８
