工作流技术在办公自动化系统中的应用研究

文章编号:1000-1220(2001)06-0663-03

小型微型计算机系统MINI-MICROSYSTEMVol.22No.6　　June2001　　

工作流技术在办公自动化系统中的应用研究

傅　勇　王元珍

(华中科技大学计算机科学与技术学院湖北武汉430074)

摘　要:本文在研究工作流管理这一协同工作技术分枝的基础上,建立了一个基于数据库的办公自动化系统及其发文子系统工作流管理模型WFM_DM,并详细介绍了发文子系统公文流转的实现过程.关键词:办公自动化;工作流;CSCW

中图分类号:TP391　　　　　文献标识码:A

1　引　言

随着科学技术的发展,传统的办公方式在处理庞大的信息时显得极不适应,人们对于运用计算机及网络技术来辅助、协调和管理自身工作的要求越来越高,仅仅具有孤立的文字编录、资料检索功能的办公自动化(OfficeAutomation,简称OA)系统已不能满足人们的需要,人们需要的是一种功能强大、操作简便的办公自动化系统来模拟实际办公过程中的相互协作.因此,能否对信息流进行有效的组织和管理成为衡量一个OA系统优劣的重要标志.“计算机支持的协同工作(ComputerSupportedCooperativeWork,简称CSCW)”正是以人们协同工作方式为背景,以计算机、网络、多媒体技术为依托而形成的一门学科.工作流管理系统作为CSCW的一种典型应用,是一种在分布式环境下,进行工作任务进程间的协调及协作式处理的计算机技术,其目的是实现人与计算机交互事件结合过程的自动化.

或者完全的自动进行.对一个企业来说,工作流描述的是企业的业务流程.

(2)业务流程:是指为了一个总的业务目标,将业务文档、信息按照预先定义的方式传递给业务人员并进行相应处理的过程.

(3)工作流管理系统:工作流管理系统是一个用计算机软件来定义、生成、管理工作流执行的系统,是工作流实例的执行平台.它的目标是将现实世界中的业务过程用计算机来表示.

(4)过程定义(ProcessDefinition):过程定义是业务过程计算机化的描述.

(5)活动(Activity):活动是指工作流中的一个逻辑步骤,或称环节.

(6)过程/活动实例(Process/ActivityInstance):实际运行中的一个过程或活动.

2　工作流技术的基本概念

工作流技术是工作流管理系统(WorkflowManagementSystem,简称WfMS)的核心技术.它监督、控制、协调整个业务过程的完成,并对信息流进行跟踪.工作流管理技术涉及的基本概念如下:

(1)工作流(Workflow):工作流实现了业务过程的部分

3　基于工作流管理的OA系统模型

办公室的工作可分为几个部分:公文办理、邮件处理、信息发布、收发文管理、档案管理、系统设置.对于某一项工作,可由几个办公人员协作完成,但必须符合一定的办公流程.也就是,每项工作是由任务集和任务之间的关系组成.因此,我们可以建立如图1所示的基于工作流的OA系统模型.

图1　基于工作流的OA系统模型

　　公文办理功能:可供有关人员对公文办理过程加以记录,填写办理信息,并且根据用户的权限,提供按公文时间、单位查询.

日常办公功能:提供收发信件、待办事宜提醒、网上通知

等功能.

信息发布功能:对原始数据进行整理、统计、分析,生成各

　　收稿日期:2000-09-08　作者简介:傅勇,硕士,讲师.主要从事数据库与多媒体技术、信息处理技术的研究.王元珍,教授,博士生导师.主要

研究方向为分布式多媒体数据库技术.6　　　　　　　　　

小　型　微　型　计　算　机　系　统　　　　　　　2001年

种可公布的信息、统计报表、分析结果,以辅助决策.

档案管理功能:主要管理本单位的文字档案.包括:档案登记归档、档案整理(编目、组卷、移卷、封卷等)、档案查询及检索、档案借阅、归还、丢失登记、档案统计等子功能.收发文管理功能:对本单位的收文、发文进行有效管理.收文包括:收文登记、收文录入、设置传阅人和传阅期限、文件批阅历史信息查询、收文归档.发文包括:拟稿、核稿、部门领导核稿、领导审批、发文登记、归档、分发.系统设置功能:设置用户权限,公用代码管理,电子名片将各部门的员工与其计算机对应起来以实现用户之间方便通信.邮箱管理,为用户设置邮箱和清理邮箱.

图1中,工作流管理环境是整个系统的核心,它的任务是解办公环境的协作问题,下面以发文子系统为例,介绍发文子系统的建模及其工作流的流转.

然,除过程定义者外,数据库也能自动地对过程执行中出现的异常情况作出处理,具备一定的过程监控能力.过程的参与者不需要直接访问数据库,他通过更改标志位(snd-file-sta)来进行转发,实现流转.

这里要注意的是,很多时候过程的定义者同时也参与了过程的执行,此时他同样也是过程参与者.例如,起草者起草了一份拟稿,要求某人审阅并修改,那么他不仅需要定义整个审阅过程(指定以何种方式给何人审阅),同时还需要参与这个过程(起草并接受审阅人的修改信息).

与WFM-DM相对应,我们建立了发文登记表,其结构如下:

CREATETABLE发文登记表(

　　file-num　　　　　　VARCHAR(70)NOTNULL

PRIMARYKEY,

　　snd-file-typeVARCHAR(10),　　snd-file-staSMALLINT,　　snd-file-yearCHAR(4),　　snd-file-codeSMALLINT,　　snd-file-dateDATE,　　writterVARCHAR(8),　　checkerVARCHAR(8),　　titleVARCHAR(128),　　file-count　　　　SMALLINT,　　file-rankSMALLINT,　　end-dateDATE,　　primary-keyVARCHAR(32),　　main-snd-dptVARCHAR(40),　　copy-snd-dptVARCHAR(40),　　vice-snd-dptVARCHAR(40),　　sign-manVARCHAR(8),　　archive-dateDATE,　　archive-markSMALLINTNOTNULLCHECK(未归

档=0待归档=1已归档=2),

　　save-markSMALLINTNOTNULLCHECK(未存

=0已存=1),

　　commenceVARCHAR(128));

4　发文子系统

发文管理用于管理公司内部发文流程,各部门协同工作,保证公文能够正常流转,在此过程中应保证只能有一个部门

能看到该文件,避免产生并发错误,直至最终生成正式文件.4.1　发文管理流程

发文管理流程如下:

拟稿→核稿→部门领导核稿→局领导签发→秘书处编号登记→返回拟稿处分发并送印章管理处盖章.

在上述发文管理的7个环节中,前五个环节是以拟稿部门为中心的扇形工作流结构,主要的处理对象是公文稿件.整个过程从拟稿开始,经过、部门领导的审阅后,最后经过局领导签发后,才形成正式的文件.其中拟稿部门可能会越过、部门领导直接提交局领导,也可能会越过部门领导直接提交局领导,因此需要对流程进行灵活的控制.4.2　发文工作流模型

发文工作流管理对象为企业部门的办公程序,它所处理

上述发文登记表中snd-file-sta表示发文状态:0=拟稿、1=核稿、2=部门领导核稿、3=审稿、4=登记、5=分发、6=归档、7=已归档、8=借出.4.3　公文的流转

发文子系统中任务的操作对象是发文,任务的创建、运行与完成均由发文登记表中的snd-file-sta值反映出来,因此任务的初始态、执行态和完成态在某种程度上可以通过该标志位的改变来反映.在系统中,通过snd-file-sta值的改变来保存拟稿、核稿等各子任务的执行结果,实现公文的顺利流转以及拟稿、核稿等各子任务的连接.

发文子系统所涉及的绝大部分过程都是企业部门间规范的办公过程,任务的内容和任务间的关系的定义都较为严谨.在这种环境下,过程的描述包含两个方面的内容:一方面,在进行系统开发时,要对工作流中的子任务内容和某些必须遵循的任务连接关系进行定义;另一方面,过程创建者根据所要执行的办公业务过程,控制数据库中发文登记表的snd-file-sta值,对事先定义好的子任务进行组织和连接.因此,发文过程可确定为下面的过程,如图3所示.

图2　发文工作流管理模型WFM-DM

的数据都保存在数据库中,通过对这些数据的查询与处理完成公文流转过程的执行.因此,我们采用面向过程的WFMS,将工作流描述成一系列执行环节,与之对应的是待处理的数据对象,各环节的数据对象可以按不同的方式分发到其它环节中去.在这里将发文登记表中的snd-file-sta数据项的值作

为控制条件,执行环节通过改变该数据项的值实现工作流的流转.为此,我们提出了数据库环境下的一个工作流管理模型WFM-DM如图2所示.

在WFM-DM模型中,过程定义者一旦定义了一个过程,他便是这个过程的管理者,他必须对过程的运行实行监控,对可能出现的种种需要人为干涉的异常情况作出处理.当6期　　　　　　　傅　勇等:工作流技术在办公自动化系统中的应用

4.5　并发控制与安全机制

665

下面分别介绍各子过程的功能定义及执行结果对snd-file-sta的影响.

工作流顺利流转还需要控制并发对数据造成的影响.客户/服务器模型不可避免的要对多用户并发操作进行控制,以保证数据的一致性和完整性.发文子系统主要采用以下三种方式来控制并发操作.

第一种方法:用户对数据库进行操作之后立即提交,避免由于时间差而造成的错误.

图3　发文过程中公文流转状况

(1)拟稿　填写发文登记表,设置snd-file-sta=0,这是任务的初始态.设置提交人,将拟稿发往提交人处审阅.提交后,系统自动完成稿件的传输过程,设置snd-file-sta=1.(2)核稿　对拟稿可作相关修改(选择拟稿),或退回给拟稿人(附相关意见).设置审批人,修改完毕后传给审批者.提交,系统自动完成稿件的传输过程(修改后的文件及相关信息均入库,用户根据密码提取即可)设置snd-file-sta=2或3.(3)审批　提供历史信息查询(可查看原文、其他领导批阅状况),领导审批(领导填写审批意见,系统自动记录审批日期),发文返回秘书处编号登记,设置snd-file-sta=4.

(4)发文登记　填写发文登记表,将文件传给拟稿处,由拟稿处负责分发并填写分发情况,设置snd-file-sta=5.

(5)分发　可向远程用户发送(本单位及外单位均可)系统将自动记录分发情况,设置snd-file-sta=6.

(6)归档　按发送单位归档,设置snd-file-sta=7(流转成功).

4.4　工作流灵活性的提高

在某些情况下,发文过程需要用户较为灵活地组织任务流程,这要求设计出较为灵活的工作流模式,赋予用户较大的自由度.在发文子系统运行时,如果某一个正式公文的形成不需要部门领导的会签程序,这时候系统应允许用户灵活地组织工作过程,越过过程中不必要的子过程.例如,拟稿可能越过、部门领导直接提交局领导审批,同样,核稿后也有可能直接提交局领导而不经过部门领导.解决这个问题可以让用户通过选择提交对象来控制流程(根据选项来设置流转标志位snd-file-sta为相应的流转状态).

第二种方法:及时在界面中关闭已提交的文件,也就是说一份文件在流转过程中只能出现在某一个人的界面中,这样就可避免两个以上的用户同时操作同一份文件.

第三种方法:增加刷新功能,使提交的文件可以立即出现在下一用户端.因为连接服务器时间差也会造成有些提交信息的不可见,例如a用户提交一份文件给b用户,b用户又恰好提前于a用户登录服务器,那么在b用户没有刷新的情况下是不可能收到a用户刚刚发来的新文件的.因此刷新便是确保文件不至于被漏掉的有力方式.

在办公过程运行时,应有完善的安全机制来保证它的执行,为此我们采用基于角色的安全控制方法,用户只有通过身份、权限鉴别,才能使用与自己权限相对称的功能.

5　结束语

本文研究了工作流管理技术在OA中的应用,在分析办公系统的基础上,建立了一个基于数据库的OA及其发文子系统模型.利用此模型,在分布式多媒体数据库管理系统DM2上,开发出了湖北省厅消防局办公自动化系统,实践证明我们建立的模型能够满足消防局办公自动化的要求.

参　考　文　献

1张宗耀、黄云森.办公自动化技术〔.北京:电子工业出版社.M〕1994.8

2冯玉才.数据库系统基础.第二版〔M〕.武汉:华中理工大学出版社.1993.9

3HollinsworthD,Theworkflowreferencemodel〔R〕.Technical

.ReportTC00-1003,WorkflowManagementCoalition〔EB/OL〕

1994,http://www.aiai.ed.ac.uk/WfMC

APPLICATIONANDRESEARCHOFWORKFLOWMANAGEMENTINOASYSTEM

FU　Yong　WANG　Yuan-zhen

(SchoolofComputerScienceandTechnology,HuazhongUniversityofScienceandTechnology,Wuhan430074,China)

Abstract　ThispaperdiscussestheworkflowmanagementwhichisabranchofCSCWtechnology.Theworkflowmanagementmodel,WFM-DM,ofthedocumentsendingsubsystemintheOAsystemispresented.Theimplementationofthedocumenttransmissionindocumentsendingsubsystemisintroduced.Keywords　OfficeAutomation;Workflow;CSCW