艾滋病档案管理制度

1． 总则

1-1 为加强对艾滋病项目档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和有效利用，根据艾滋病防治项目的相关要求，特制定本制度。 1-2 本办法适用于县内艾滋病综合防治项目（以下简称项目）档案的管理。

1-3 项目档案是指从项目批准、实施、评价到项目总结的全过程中，应当归档的各种载体的文件材料。

1-4．项目档案管理实行分类负责集中管理的原则，纳入项目工作考核。 2． 归档范围及要求 2-1 归档范围：

2-1-1各级领导及项目单位在重要活动中形成的文字及声像等载体材料；

2-1-2经审核确立的项目活动计划、会议材料、文件； 2-1-3经批准实施的项目管理制度、办法；

2-1-4项目活动过程中形成的文字记录、报表、图片、照片及声像等载体材料；

2-1-5其他具有长期保存价值的各种载体的文件材料。 2-2归档要求

2-2-1档案是项目督导、评估的重要依据，是项目活动的重要组成部分，必须收集齐全，规范整理，实行集中统一管理，任何部门和个人不得据为已有。

2-2-2凡应归档的档案材料，由形成部门负责进行整理、编辑，并加以必要的文字说明。

2-2-3归档的声像材料必须在有关的设备上演示或检测，运转正常、图象清晰、声音清楚，内容完整准确后，方可归档。 3． 分类与整理

3-1．分类原则：依据档案工作集中统一管理、维护档案完整齐全、便于利用的原则，档案材料一般按项目活动目标进行分类。

声像材料分类时必须遵循声像载体材料的自然形成规律，注意其成套性的特点，便于保管和利用。 3-2．整理方法：

3-2-1文字档案材料在项目活动结束后，及时装订成册，封存。 3-2-2声像档案应加以必要的文字说明，并与档案载体一同放在声像档案保管单位内。

（1）、照片档案应简要说明事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。 （2）、录象、录音材料以自然盒（盘）为单位注明录制部门、地点、时间、内容、密级、带长（时间）、编号等。

（3）、光盘、软盘等应注明存储文件的内容、运行的软件、硬件环境、版本号等。

3-2-3应严格按照文字、声像档案载体的分类、整理顺序编制案卷目录。 4． 保管

项目科室成员根据各自分工，按项目目标，搜集、整理项目资料，由项目科室主任指定实行集中保存的管理方式