邮件收发管理制度
版本号： 2014版撰写人：
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1目的2.范围3.名词解释4.职责5.管理制度5.1 邮件的签收与发送5.1.1 邮件的签收5.1.2邮件的发送5.2费用结算5.3遗损件索赔5.4奖惩规定6.工作流程7.注意事项8.附件
1目的
为规范公司各部门、各分公司邮件的收发管理，节约公司邮寄成本，避免造成公司资料的丢失及浪费，特制定本制度。
2.范围
2.1 适用范围：公司各部门、各分公司。2.2 发布范围：公司各部门、各分公司。
3.名词解释
邮件物品：指邮寄到公司或从公司邮寄出去的函件和包件的统称，包括信函、明信片、印
刷品、包裹、快递小包等。
4.职责
4.1 行政部：负责公司邮件物品的收发管理。
4.2 各部门：协助行政部进行部门邮件物品的发送、审批及接收；
5.管理制度
5.1 邮件的签收与发送
5.1.1 邮件的签收
5.1.1.1 行政部前台文员在接收到外来邮件货品（挂号信、包裹单、汇款单、货运单
及包裹实物）时，要及时通知收件人到行政部前台当面
签收。
5.1.1.2如收件人或部门负责人不在，可委托前台文员签收；前台文员需清点邮件数
量、检查邮件是否完好，登记《邮件签收登记表》，并由
前台文员和邮递人员
共同签字确认。邮件签收后由前台文员妥善保管。
5.1.1.2 收件人要在《邮件签收登记表》上签名并详细登记接收时间，以备查验核对。
5.1.1.3 收件人未注明详细、邮件为公司名称及离职人员的，由行政部相关人员代签。
实际收件人临时外出或出差的，应在其回到公司后及时
签收信函、快件，不
得延误。
5.1.1.4 除特殊情况外，如货品中指定的接收人不在，原则上不得由他人代签，如因
此造成货品遗失、短少或调包等后果，代签人需承担全
部责任。
5.1.1.5 凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在行政部通知发出后，应
随即到行政部领取邮单，并及时去邮局取款取件。如因
个人缘故超期罚款，
行政部概不负责。
5.1.1.6寄往公司的与工作无关所有个人快递、包裹、信件，如网购物品、个人订购
的私人物品、报刊、杂志等，公司前台人员将不予代签
收、代发送；个人在
进行函件往来时，请注明自己的手机号码，以便外来送
件人员进行联系。
5.1.2邮件的发送
5.1.2.1 因工作需要，需向外部寄送文件、资料、货物及其他货品者，必须先填写《邮
件发送审核表》，经部门负责人、行政部经理签字确
认，并将需邮寄的邮件、
货品包装好后交给行政部前台，前台文员清点邮件数量
并核对邮寄单信息后
登记《外发邮件登记表》，交寄人和前台收件文员共同签字确认后，前台文
员负责联系邮递公司，邮递人员到达公司后签收邮件并
在《外发邮件登记表》
上签字确认。
5.1.2.2 未经登记或需邮寄的货品无部门负责人签字者，行政部可拒绝受理；如需邮
寄，邮费自付。
5.1.2.3如收件人等信息不清楚或不完整，行政部有权要求当事人将资料完善，对于
无故拒不按要求填写，且经行政部要求无效者，行政部有
权拒发该邮件，并
将情况报该部门负责人处理。
5.1.2.4 行政部前台邮件负责人要认真在《邮件发送登记表》上进行登记，邮寄后有
义务向寄件人告知快递单号等信息，邮件的后续跟踪由寄
件人自行负责。
5.1.2.5 寄送文件、资料、货物等邮件货品，送交行政部的信函，如没有特殊注明寄
发种类的，一律按平信邮寄；寄发的快件；如没有特殊
注明，时效性较强或
较贵重的物品，寄送原则上通过公司指定的承运单位
（邮局、申通速递、
中通邮件、速尔邮件）进行邮寄，如有特殊情况需通过
公司指定外的承运单
位寄送，必须经行政部经理审批方可生效。
5.2费用结算
5.2.1行政部要保留好每次邮寄的存根，以备查验核对。
5.2.2 行政部每月做一次邮件发送汇总表交财务部处理邮件费用的问题。
5.3遗损件索赔
5.3.1寄件人发现所寄物品发生遗失或损坏的，第一时间将单号报至前台，由前台与快
递公司跟进索赔，寄件人须给予相关配合。
5.3.2前台须对每单索赔件记录在《快递件遗失/损坏登记表》，便于查询和统计快递件
的遗失/损率和评价供应商的服务能力。
5.3.3公司任何人员如私自以公司名义在快递公司赊账，一经查出，每单罚款200元。
5.4奖惩规定
个人信函及快件的寄送费用由个人承担，不得利用书刊、信函发送之便以公司名义寄
发；
6.工作流程
无
7.注意事项
7.1信函快件应随到、随收、随登、随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误。
7.2前台文员负责保管暂时寄存前台的邮件，并保证邮件的完整、安全。
7.3汇款单、包裹单、货运单等时效性较强的单据凭证，在收件后应立即登记分发，实际
收件人签收后，如未能及时取款取件，造成超期罚款的，由实际收件人自己承担；若
因为收发员未能及时分发，以致延误造成损失的，由收发员承担费用。
8.附件
8.1 《邮件签收登记表》8.2 《邮件发送登记表》8.3 《邮件发送审核表》8.4《快递件遗失/损坏登记表》
