物资实物台账管理办法
一、实物台账建立的条件
不做正式收、发料单据，仅对实物进行收发存管理； 正式收、发料手续的办理严重滞后于实物的收、发； 其他需要建立实物台账的情况。 二、实物台账规范与统一管理
实物台账必须有登账依据，有收、发料单时，以收发料单为登账依据；
特殊情况下无收、发料单时，根据工作实际情况可以依据采购计划单、入库通知单、送货清单、实物交接单、发货通知单、用户领料单等为登账依据。
非收、发料单的其他登账依据视同为收、发料单，管理方法相同，统一编号，备注毛重、车号等必填字段，按月分类装订，按月统计《收发存汇总表（核对表）》、《仓库基本工作量汇总表》和《余额汇总表》。
如果作为登账依据的同一张原始凭证中物资明细跨多个大类时，按跨大类的个数复印多份，分类按页顺序编号和装订。编号规则：大类号+年月+月流水号，例48 201903 122。
使用公司统一的物资明细账账页和账前页格式。
填写要求和记账方法与正常库存物资相同。有金额时，记录金额增减、结存情况；无金额时，记录数量增减、结存情况。
按月稽核。由仓库设专兼职稽核岗，按月核对实物台账的记账和账实情况，确保记账规范、账务清楚、账实相符。 三、报废物资明细账的账页
3.1 报废物资明细账的账页填写举例
批文号 川油物财资发(2010)22号文 库 架 层 四主 （场） （区） （排） 号库 架 层 报废物资明细账 定 副 位 （场） （区） （排） 位 位
2019年 标准代号：_______ 单重(吨）：______ 物资编码：__________图
号：________
物资名称：天车总成
计量单位：只 单 价：609.00 型号及规格：T50-16-00 收入 发出 结 存 资料 收发字号 入库 出厂 生产 原帐面质合说稽核 备注 数及对象 日期 日期 厂名 单价 数月 日 金额 金额 数量 件数 金额 证格明量 量 书 证 书 48201003011 1992. 1992. 通化厂 12180.00 1 609.00 3 20 1 609.00 1 稽核 报废 11.02 11.02 20191992. 1992. 1 1 上年结转 通化厂 12180.00 1 609.00 1 稽核 年 11.02 11.02 报48201907023 1992. 1992. 通化厂 12180.00 7 28 1 609.00 0 0.00 0 稽核 大发物资 11.02 11.02 回收公司 过次页 说明：表中粗线为红笔划的线。 1 / 5
3.2 报废物资明细账的账页填写说明
已批毁损报废、削价物资单独建账管理时使用。 批文号：报废物资的批准文号。
单价：报废物资的残值单价。没有残值的物资，可不填。 原账面单价：物资报废前的单价。
结存金额：只有数量无残值单价时，结存金额可不填。
稽核：当月有收发动态时当月稽核；无收发动态的，上年结转时稽核。稽核员印章盖在稽核栏。
其他与物资明细账页相同的栏目，填写方法与物资明细账页相同。 建立有报废物资明细账的手工台账时，无需再建电子台账。 3.3 报废物资明细账的账页记账方法
报废物资无需月计。上年结转时，无需重抄新账页，只需要在上年最后一笔记账的收发字号及对象至结存字段用红色签字笔或钢笔划一条线，在红线下的收发字号及对象字段内盖“上年结转”章，在备注栏写明当年年份。其他记账方法与物资明细账相同。 3.4报废物资明细账的电子台账建账
报废物资应分类建立电子台账。
当月有收发动态的，当月打印报废物资明细动态电子台账封面、账页、账前页。 当年12月31日打印全年报废物资明细电子台账（包括有收发动态和无收发动态的报废物资）、报废物资收发存分类汇总表和报废物资明细汇总电子台账封面。打印报废物资明细电子台账可按类分页打印，也可以多个大类分类小计连续打印。
A4纸打印、装订和稽核账册，档案化管理。
日常报废物资电子台账由所管物资保管工管理，同时在班组长、仓储主管或主任处集中备份，有收发动态时，及时更新备份。
建立有报废物资电子台账时，无需再建手工台账。 3.5 报废物资明细动态电子台账封面填写举例及说明
3.6 报废物资明细汇总电子台账封面填写举例及说明
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3.7报废物资明细电子台账账前页填写举例及说明
报废物资明细电子台账账前页
2019年 月 日 项 上年结转 1 20 2 20 3 20 4 20 5 20 6 20 7 20 8 20 9 20 10 20 11 20 12 31 合计 44大类 1本 收入 件 吨 金额 项 82 82 发出 件 吨 300 6 300 6 金额 500.00 500.00 项 82 82 82 82 82 82 0 0 0 0 0 0 0 件 300 300 300 300 300 300 0 0 0 0 0 0 0 结存 吨 6 6 6 6 6 6 0 0 0 0 0 0 0 金额 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 500.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 备注 说明：用于汇总大类报废物资的收发存情况。
3.8 报废物资明细电子台账填写举例
报废物资明细电子台账 收入 发出 结存 资料 计大物资名 项量四号入库出厂生产登账收发字号原账面残值备类称规格 批文号 质合说数 单定位 时间 日期 厂名 日期 及对象 单价 单价 数金数金件数金注 号 型号 证格明位 量 额 量 额 数 量 额 书 证 书 川油物财1k-19.19.2000.0潜水泵资发2019.26 1 45.00 只 1q-不清 上年结转 01.01 01.01 01.01 0 QY15-25 (2001)222-1 号文 报262019032019.001大发03.21 物资回收公司 45. 1 1 00 1 1 45. 00 0 0.0 0 0 0 川油物财氧气瓶成都1k-1996.1996.资发2019.38-26 2 只 1q-容器上年结转 486.00 04.25 04.01 40T/15P(2001)2201.01 2-2 厂 A 号文 1 0.0 1 1 0 3 / 5
报262019032019.001大发03.21 物资回收公司 1 0.0 0 0 0.0 0 0 0 川油物财大邑玻璃钢通2k-1990.1990.资发2019.26 3 风机 台 2q-玻璃上年结转 970.00 48.00 07.30 06.13 01.01 (2001)226-2 FT35-11 厂 号文 1 48. 1 1 00 川油物财单级双级1k-上海2006.2006.11700.585资发2019.26 4 离心泵 台585.00 1 上年结转 1q-10.23 05.05 01.01 00 .00 上凯 (2010)222-3 150S50A 号文 川油物财2007.2007.浙江资发2019.2620191210450.200 200.00 1 08.08 07.02 天盈 (2019)1512.03 001报废 00 .00 号文 1 585 1 1 .00 2 785 2 2 .00
3.9报废物资明细电子台账填写说明
日期格式：例：2019.03.21。
当月有收发动态的，在该条物资明细下插入空行，根据收发情况填写相应字段，当月只打印、装订和稽核有收发动态的报废物资明细电子台账及该类报废物资的账前页，稽核章盖在报废物资明细动态电子台账封面上。
当年12月31日按页分类或按类小计连续打印，装订和稽核全部报废物资明细电子台账（包括有收发动态的物资），稽核章盖在报废物资明细汇总电子台账封面。 3.10 报废物资收发存分类汇总表填写举例及说明
报废物资收发存分类汇总表
仓库名称：川中库 时间：2020年12月31日 金额单位：元 大类号 甲 01 02 03 04 05 06 07 ... ... ... 60 大类名称 乙 总 计 冶金原料 及铸铁管 石油专用 管材 普通钢材 金属丝、绳 有色金属 及加工料 建筑五金 石油及产品 ... ... ... 杂品 年初库存 项 件 吨 1 4 2 5 3 6 4.00 5 本年累计收入 金额 8.00 6 7 本年累计发出 项 件 吨 9 10 11 金额 12.00 年末结存 项 件 吨 13 14 15 金额 16.00 备注 17 金额 项 件 吨 10000.02 10 2 4000.00 0 6 15 8 14000.00 0 0 0 0.00 3 50 0.5 8000.00 3 50 0.5 8000.00 说明：该表用于代替年末按类小计连续打印报废物资明细电子台账时的账前页。
4、电子数据的保管
使用物资信息系统处理收货、发货等仓储业务，必须确保数据录入准确、齐全和及时； ERP系统反映的库存数据为即时数据，仓库各月扎账时查询的库存数据需要在扎账日
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从系统中导出并存盘备份；
年终各类库存物资盘点明细表及其汇总表的电子文档保存至少5年。
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