工程建设项目资料收集、整理、编制与管理经验交流-杨毅(1)

工程建设项目

资料的收集、整理、编制与管理

经验交流

各位领导、同仁你们好！

今来到这里与各位就工程建设项目资料的收集、整理、编制进行共同探讨、相互学习。

我们镇海岚山原油商业储备基地工程建设项目部是2007年3月成立的，后又相继成立了册子岛工程建设项目部(册子岛二期工程)、大榭岛油库扩建改造工程建设项目部、册子岛商储库工程建设项目分部和大榭岛至镇海岚山原道复线工程建设项目部（此项工程现已确定缓建并将前期工作移交宁波输油处）。我们至今已完成了册子岛油库边坡加固、镇海岚山商储、大榭岛油库扩建改造、册子岛二期储罐、册子岛商储工程五个项目。目前为止，册子岛油库边坡加固工程早已竣工验收。镇海岚山原油商业储备基地工程建设项目档案已于2010年11月23日通过中国石化集团公司组织的专项验收，获得分；因该项工程土地问题至今未能得到解决，现镇海岚山商储工程主要工作是解决土地问题，如土地问题能得到解决，有望在2015年年底前进行工程竣工验收。大榭岛油库扩建改造工程建设项目档案于

2012年4月1日通过中国石化集团公司组织的档案专项验收，获得90分；该项工程已于2012年9月19日通过项目工程竣工验收。册子岛油库二期两座10万立方米原油储罐工程、册子岛原油商业储备基地工程2011年10月18日中交，该工程建设项目档案于2013年11月22日通过中国石化集团公司组织的档案专项验收，获得90分，项目工程竣工验收为2014年7月19日。

2007年3月，镇海岚山原油商业储备基地工程建设项目部成立以来，工程资料管理归工程管理部，始终由我一人负责工程资料管理工作。工作内容包括各项工程施工图纸的领取、分类、登记、发放；项目部工程设计交底会、工程协调会会议纪要编写(下午开完会，第二天早上一上班，项目经理要看到会议纪要的草稿)；项目部大事记、工程简报(不是普通的工程简报，与画报相差不多，所用的文字全是自己编写，照片自己拍，排版、打印、装订)、新闻报道、工程周报、工程月报的编写；各种会议、工程现场摄影、摄像、声像档案采编；镇海岚山原油商业储备基地工程、大榭岛油库扩建改造工程、册子岛二期工程、册子岛商储工程《工程竣工验收报告》的编制；另外还做了近一年半的财务出纳工作。在完成以上工作的同时，还得抓好工程资料的管理工作，工作量很大，加班加点是常事。

从2007年3月至今，我收集、整理、编制的工程建设

项目档案6000卷，已全部移交完毕，确保了工程建设项目投产后，生产管理、运行单位的正常使用。

来项目部近8年，在自己的岗位上以负责的态度将此项工作做好、做细，熟悉、了解每个施工单位所承包的工程内容和施工工序，把好每项工程的施工资料管理这个关口。给新入围的参建单位资料员办培训班，让他们较好的掌握管道储运(分)公司的《建设工程交工技术文件规定》(以下简称公司《规定》)；以便更好的编制施工过程资料，有利于工程资料管理工作的顺利进行。对施工过程资料采取不断的跟进式管理，做好工程施工全过程资料的监管工作，充分了解各施工单位资料编制进展情况；对已完成的施工资料审核实行网络化管理，逐级审核。

下面我就结合公司《规定》，谈一下我在工程建设项目档案管理工作中的一些做法和所遇到的问题，讲的不对之处，请大家提出宝贵意见。

一、工程建设项目档案前期资料的重要性

工程建设项目档案前期资料的收集工作，它不仅能反映出档案前期的基础工作是否扎实，同时反映工程建设项目部的工程管理和业务水平。工程建设项目前期资料是在工程建设项目开工前形成的，这些前期资料记载着工程开工前的工作过程和轨迹。此过程和轨迹能延伸下去，说明此项工作各项手续完备，资料齐全；反之较差，需找出问题结症所在，

尽快落实整改。工程建设项目前期资料也是工程建设项目部的基础工作，如此项基础工作未能做好，以后为生产提供大修、改造、保存和利用工程建设项目档案将无从谈起。

工程建设项目前期资料的收集和整理是工程建设项目立项后工程建设项目部日常工作中的一项重要内容，对工程建设项目的顺利实施具有着重要意义，对工程建设项目投入运营后的生产管理也同样起着重要作用。工程建设项目前期资料是与整个工程建设项目密切相关、不可分割的一个整体。这些与工程建设项目密切相关的前期资料为公司今后输油生产安全运营、企业科学管理和技术改造提供着重要依据，各工程建设项目部应当予以高度重视。所以说，工程建设项目前期文件是工程建设的重要依据，对以后查考具有重要的凭证价值，是工程建设项目部在工程建设中需要收集、保存好的重要资料。现集团公司对工程建设项目档案专项验收工作抓得相当严谨，工程建设项目前期工作所产生的各种资料审查得也相当严细、认真，并制定了《中国石化基本建设工程项目档案资源归档管理实施细则》，工程项目前期资料是工程建设项目档案专项验收的重点。如在工程建设项目档案专项验收中发现不齐全，将失分严重，甚至无法通过工程建设项目档案专项验收，对工程建设项目部来说，后续工作将处于很被动状态，直接影响工程竣工验收工作。所以，作为工程建设项目部，在工程建设项目的前期工作中，应对

前期各项工作中所产生的各种前期资料做好收集、移交、整理和保管工作。

二、工程建设项目档案前期资料的收集与整理

在工程建设项目前期工作中，所产生的各种与工程建设项目前期工作有关的文件非常复杂，不同的工程建设项目与所处的地区不同、环境不同，时间不同，文件的来源也不尽同，它们之间也有一定的差异；同一工程建设项目的文型、来源又具有多元性，比《企业档案管理办法》规定的更加复杂，难度也更大。工程建设项目前期工作时间长、人员变动频繁，这些因素给工程建设项目前期资料在收集与整理工作增加了困难。鉴于上述情况，在收集与整理工程建设项目前期资料工作中，应注重以下几点：

1、人员稳定、制度健全。作为项目部，需要明确工程项目前期资料主管部门及主管人员，人员尽量不予以变动，确保此岗位的工作人员善始善终；建立健全工程建设项目前期资料登记、管理、移交、借用制度，确保前期资料不丢失；从产生文件的源头抓起，对工程建设项目前期各阶段文件的构成及应产生哪些文件资料做到心中有数(如：某项工程的可行性研究报告是由建设单位计划部门委托设计单位编制，可行性研究报告由设计单位编制完成后，建设单位计划部门需向上级主管部门报批；这样就形成了一个链接，有项目建设单位委托书、编制单位所编制的报告、项目建设单位报批

请示、上级主管部门的批复。最终形成相互联系的一个文种，缺一不可)。只有这样才能确保工程建设项目前期资料齐全、系统、完整 。

鉴于上述情况，工程建设项目部从事工程建设前期资料管理的人员应对这项工作充分的熟悉和了解，应熟知整个工作流程、前期资料的构成、所函盖的范围及跟踪前期工作进展情况。只有这样，才能有明确的收集方向和目标(如工程建设项目可行性研究报告、项目建议书、项目统筹规划、工程地质勘察报告、各种评价报告、建设与施工许可证等等)。工程建设项目前期资料在公司《规定》中有明确划分，工程建设项目部应依据《中国石化基本建设工程项目档案资源归档管理实施细则》及公司《规定》相关要求进行收集、整理。 2、责任到人，严格执行制度。与本工程建设项目有关的一切前期资料(文件、勘探、声像)应本着谁办理谁负责的原则，主动按规章制度向工程建设项目部前期资料管理部门的主管人员移交各种已办妥的工程前期资料；工程建设项目的前期工作人员对已取得的各种前期资料应主动移交项目部前期资料主管人员，前期资料主管人员应按移交制度，办理好前期资料的交接手续，逐一登记，并进行分类管理(这里需注意的是千万别嫌多，多了总比少了好)；对于已移交给工程建设项目部前期资料管理部门主管人员的各种前期资料，如果项目部其他部门或个人因工作需使用时，可办理

借出、归还手续(如不需要原件的，可提供复印件，尽量减少原件的借出，以避免损坏或丢失)。

3、确保证书齐全。中华人民共和国建设用地规划许可证、中华人民共和国建设工程规划许可证、建设项目选址意见书(浙江省舟山市已将此项名称改为“建设项目规划设计条件”)、国有土地使用证(长输管道工程土地证较多，在整理时，应将土地证加以编号，与实际相对应(如：长输管道阀室较多，相应的国有土地使用证也多，这就需要将国有土地使用证一一编号，并注明几号国有土地使用证是几号阀室的)。

4、各种评价报告。矿产资源占压、地震、地质灾害、安评、环评、水土保持、职业卫生等评价工作完成后，以上各项工作的主办人员，每个阶段办理完毕后应及时向工程建设项目部前期资料管理部门的主管人员移交全套资料［建设单位与评价单位签署的委托书或合同、评价报告、建设单位评价报告评审申请、专家评审意见(含评审专家签字表)和省或市的批复等，缺一不可，有的评价报告还有评审专家建议修改的内容及对修改的内容的批复，最后形成的终版报告］，并办理相关移交手续。如果以上某些工作是由上级主管部门办理的，项目部主办人员应及时向上级主管部门索要，并将索要来的全套资料移交工程建设项目前期资料保管部门的主管人员，以便归口管理(举例说明：1、《工程环境影响报

告书》编制委托书；2、《工程环境影响报告书》；3、《工程环境影响报告书》评审的申请；4、《工程环境影响报告书》评审复函；5、《工程环境影响报告书》评审专家组意见、专家组成员签名表、评审会议人员签到表；6、《工程环境影响报告书》批件或批复)。

5、工程项目消防审报。在向工程建设项目所在地消防部门报审《建设工程消防设计审核》时，工程建设项目部应报送两套材料，留存申请(在办理时，填写一式两份)、图纸(图纸报送时应上报2套，1套留存工程建设项目所在地消防部门，另1套加盖消防部门审核专用章后带回工程建设项目部存档)、建设工程消防设计审核意见书、建设工程消防验收意见书(在工程建设项目上，消防验收是工程建设项目专项验收中的一项，工程建设项目部不能仅仅只有“建设工程消防设计审核意见书”、“消防检测报告”、“建设工程消防验收意见书”)。

6、确保请示函件的完整性。工作中与地方和上级部门形成的各种请示、函件应由发出的部门相关人员负责复函的收集工作，并将相关部门的复函及时移交工程建设项目前期资料保管部门的主管人员。如发给上一级部门的请示函未有书面回复，电话回复也可，将电话回复的内容做好相关记录，可记载在该书面请示函的空白处，如空白处无法记录，也可在请示函后另附一张纸。（需记录好回复人单位、姓名、时

间及回复的内容，然后与请示函一同存档）。请示函与回复是不可缺失的，是一体的，是一个有序的链条。如只有请示函，没有回复，那就不是一份完整的文档材料，这说明此项工作流程中出现了缺口，也就是人们常说的断链了。若出现此情况，轻者影响工作，重者能造成重大损失，所以不可轻视。

7、声像档案(照片、视频)。声像档案在工程建设项目中非常重要，它记载着与本工程有关的重大公务活动，记录着本工程的地理概貌、重点工程开工前后地貌、重点隐蔽工程等；它同时能从另一侧面反应出工程进展情况(或过程)，它是一次性的，错失过去漏拍或漏摄是再也无法拟补的；在前期工作和工程进行中有许多地方与公司 (工程建设项目部)的协调会，总公司、公司与工程建设项目部工程情况工作会议(如总体统筹控制计划审查、施工图审查会议、各种评价报告审查会、工程质量大检查会、公司内部协调会等等)，这些会议不仅仅只是拍摄照片，更需要视频影像资料，往往一段视频就能提供最重要的证据(视频影像资料在工程中和工程结束后的竣工验收工作中有着重要作用，千万不可忽视)。声像资料本着谁拍摄谁负责收集、整理(因只有拍摄者才知道所拍摄的情况和内容)，整理时应按公司《规定》要求编制，具体要求参见公司《规定》；整理完毕可移交相关人员。

声像资料在拍摄时注意事项：一定要确保图像质量，照片要清晰，注意构图，数码照片要在3M以上，能体现主题，照片的注释文字说明要准确；视频图像拍摄时尽量使用三角架，图像要保持稳定，避免出现图像抖动，突出主题，分清主次，并配有文字说明。上述是对声像资料拍摄的最基本要求，如达不到以上要求，所拍摄的声像资料将无保存的价值。 以上所述内容基本上函概了工程建设项目前期资料的收集范围，收集好的工程建设项目前期资料在整理、编制时，应严格遵循公司《规定》。

三、工程建设项目部工程会议纪要、周报、月报

工程建设项目部在工程建设中，产生许多与工程相关的会议纪要，在编写会议纪要时，应尽量避免出现罚款之类的处罚字眼，这样可以避免为工程建设项目结束后，给项目审计带来不必要的麻烦。

为加强公司重点工程建设进展情况的信息沟通，按照公司安排部署要求，工程建设项目部每周、每月必须按时向公司工程处上报周报、月报。周报、月报所上报的各项内容要真实、准确地反映出工程设计、物资供应、招投标、施工现场五大控制、分包管理等情况，以及下一步工作安排和存在的问题及对策；应对工程总体进度进行估算，注明完成工程总体进度的百分比。在这里需要说明的是作为工程建设项目部，要将所上报的每一期周报、月报的电子版保留好，在工

程建设项目审计时，审计单位需要调看工程建设项目部所上报的周报、月报，核对周报、月报中所报的各项内容是否与实际工程进展情况相符，特别是工程中的重要节点、时间与工程施工中所产生的施工资料能否对应起来(这就是为什么要求所上报的周报、月报的内容一定要真实、准确)。 四、工程建设项目施工资料

(一)、开工前构思本项工程的工程资料管理思路。 工程未启，资料先行。在工程未开工之前，需首先了解工程建设项目整体概况、做好与监理单位的沟通工作，除要求监理单位在工程施工中严格执行公司《规定》及与之有关的规范外，还要清楚了解工程建设项目部对工程资料管理上的各种相关要求；发挥监理的职能作用，在工程资料管理上监理需尽自己应尽的职责；对各施工单位所承包的的工程概况、施工内容、技术负责人、资料管理人员等情况进行深入了解。在工程开工前做好相互间的沟通，让他们了解建设单位对本项工程的工程资料管理所执行的相应规范、规定及对承包的工程内容所产生的各项施工资料管理模式有个清醒的认识，并结合公司《规定》，让他们熟知每道工序需要产生什么资料，知道资料形成的关联性，抓住每个环节的切入点，追溯它的内在联系。在公司《规定》中，有个别专业，比如：土建、电气表格不能满足需要，只有采用国标、省标（如GB建筑工程施工质量验收规范）；消防给排水工程（商

储油库工程有此项工程内容）结合公司《规定》中管道工程站内工艺管网工程做法；库区绿化未能找到相关的表格，绿化工程开工后就得用，只有上网查找，网上的一些绿化工程表格也是各种各样，有的还无法下载，我就依据相关规范、参考网上绿化工程相关表格，采取自制的办法，满足了绿化工程的实际需要。以上这些需要在工程未开工时就确定下来，统一这些表格所应采用的规范、标准。 针对这一情况，在册子岛二期和商储工程资料管理中，与该项工程监理单位的监理工程师商议，结合《建筑分项工程资料填写与组卷范例》，选用了一些工程施工过程记录表格的填报标准，对工程资料标准化、统一化管理取得了较好的效果。 (二)、召开工程资料管理专题会

要求参建的各施工单位技术负责人、资料员参加（最好是项目经理也能参加，因许多签字与项目经理有关）。利用会议着重强调工程资料规范化管理的重要性，对工程资料收集、整理中常见的问题、易犯的错误做一提醒；会上所提的各项要求以工程建设项目部《会议纪要》的形式下发到监理及各参建单位，以便参照执行，将此《会议纪要》放入工程资料的综合管理卷。 (三)、交工技术文件的质量要求

1、建设工程交工技术文件必须达到完整、准确、系统，保障生产管理、使用、维护、改扩建的需要。

⑴.文件的完整性指归档的文件、资料原件应齐全。内容及深度必须符合国家、地方、行业、有关施工、监理技术规范、标准和规程；应确保施工过程所产生的资料一式三份为原件归档。

⑵.文件的准确性。文件的准确性指文件内容能真实反映工程施工的实际情况，图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备；就这个签字一事，我多次与参建单位项目经理、监理单位总监、监理工程师在各种会上强调工程资料签名时,杜绝个性化签名,并要求有关人员留下自己签名手鉴（手模、笔迹），以防他（她）人模仿上述人员代签，这样做也确实取得了实际效果。另外，还要求以一种笔体来签，坚决杜绝随意用各种字体来签名，要规范到每个签字人员（否则在质量监督、工程项目审计、总公司工程建设项目档案验收时将带来很大的麻烦。有的人确实是自己所签，就是因为今天用这样笔体，明天用那样笔体来签名，时间长了，自己都不敢确认是否是自己所签）。

⑶.文件的系统性。指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学、组卷合理。（比如，同一个事由的请示与批复在收集时一定要按照文件的脉路组成移交、组卷，是一个完整的闭合）。

2、文件字迹清晰、整洁。文件为满足长期或永久保存的要求，文件应字迹清楚，图样清晰、图表整洁、要求建设

单位、参建单位各专业人员应按公司《规定》要求填写，字迹清楚、签字盖章手续完备。

3、组卷、组册（照片）应便于检索，并编制互见号（如技术卷中的隐蔽工程检查记录与声像资料中的隐蔽工程照片相对应，可在卷内备考表上加以注名，可方便查找）。 (四)、做好施工资料全过程监管工作

做好施工过程中的施工资料监管工作，这一点很重要。参建单位的资料员很少是专职资料员，他（她）们往往是白天在工地上忙着施工，晚上回到住处做资料（说实在的，这样还算好的）。也有许多参建单位根据建设单位对施工进度的要求，突击施工，抢进度。工程资料未能与工程同步进行（这也是现实情况），不及时编制施工资料，后期突击补充资料，这就失去了了工程资料的准确性、真实性。针对这一实际问题，我加强了施工全过程资料的监管，深入施工现场(工程建设项目部在施工现场设有临时办公室)，有针对性地对参建单位的施工过程资料进行现场抽查，真正做到随时检查，及时发现问题，及时找出应对这些问题的办法，以杜绝工程后期突击做资料的现象。对检查中所发现的问题，可在每周监理例会、每月工程协调会上予以指出，并要求限期整改。对施工资料出现问题的施工单位提出警告，问题严重的给予适当的经济处罚，经济处罚也是工程建设项目部工程资料员在工程资料管理中可利用的“利器”。

(五)、建立工程资料审核网络流程图

对参建单位的资料审核，建立审核网络流程图。参建单位在施工结束后，将施工中产生的各种资料进行整理、组卷、自检（第一环节）；然后，交监理单位，由监理单位相关专业工程师（或监理单位资料员）对工程资料的完整性、准确性和案卷质量进行审查，对所查出的各类问题要求参建单位整改（第二环节）；参建单位在对工程资料整改完毕后，再由监理单位相关专业工程师（或监理单位资料员）对工程资料整改情况进行复检（第三环节）；合格后方可交项目部资料管理人员进行审核（这种审核要做到对每一卷进行仔细、认真的逐页、逐项的审查），对所查出的问题，由参建单位按项目部要求进行整改（第四环节）；在整改完毕后，项目部再进行一次复查（第五环节）；复查合格后向公司档案馆提出初验申请，对初验所查出的问题及时进行整改，已整改合格的施工单位，按工程建设项目部要求进行统一扫描、装订，交付工程建设项目部，并办理交接手续。把握好以上五个环节很重要，这样可以及早发现问题，将问题早暴露，早解决，以将问题减至最少，确保工程资料的完整性、准确性。 在工程资料检查时，做好相关记录（可将所查出来的问题直接输入电脑中），检查结束后，将所查出的问题打印出来交给参建单位，要求参建单位按相关要求进行整改。在进行复查时，将问题逐项消项。

(六)、在工程资料审核工作中，需注意以下几个重点： 1、综合管理卷：

⑴.同一工程，统一标准。比如 “交工技术文件说明”，明确编制“交工技术文件说明”内容：本说明划分为四个部分。一是工程概况，这里要写出该项工程的总体建设规模；参建单位所承接的工程内容及概况；该项工程的设计、监理单位（如：工程设计单位：镇海石化工程有限公司。工程监理单位：新乡方圆建设监理单位）。二是编制依据，该项工程施工资料的编制是依据何规范、何规定来编制的？三是工程资料的构成，这里包括综合管理卷、技术卷、工程物资质量证明卷、竣工图卷。四是本卷的主要内容，将本卷中的主要内容填写上即可。

⑵.卷内目录。我主要是在常出错的地方给予明确，卷内目录责任者的填写。《建设工程交工技术文件规定》中说得很清楚，“责任者”应填写文件形成的单位，但许多施工单位资料员未能领悟其含义，不知如何填写（如：营业执照、资质证书、环境认证、质量管理体系认证等应为颁发证件单位；中标通知书应为管道储运公司工程处，承包合同、施工作业安全协议、工程建设项目廉政协议书、施工过程中会议纪要应为×××项目部；其余的基本上都是参建单位）。 ⑶.企业法人营业执照上的年度审核记录。参建单位所在地的工商部门对企业法人营业执照的年度审核时间是每

年的3～6月份（全国基本上都是这个时间），本年度审核上一年的，2012年审核2011年（如：投标是2009年，中标通知书也是2009年，工程开工是2010年，完工是2011年，那就得有这些年度的审核记录，这说明施工企业在这期间是合法有效的）。

⑷.施工作业安全协议中的施工区域图。参建单位在编制施工区域图时，多数编制都很简单（这一点很普遍），周边看不到什么参照物，更没有什么方向标志。这就需要项目部资料管理人员提出相关要求，规定相关标准，要求参建单位去按这一标准做（我是要求设计单位提供电子版工程总平面布置图，参建单位利用电子版工程总平面布置图根据承接的工程所处的位置，从工程总平面布置图中截图，进行适当调整、放大，做好相关的标记既可。这样做简单、准确、有效）。

⑸.特种作业人员登记表。在检查中千万要注意登记表中所标注的人名、证件有效期与证件上的人名、证件有效期，是否都能一一对应起来；特种作业人员证件上的有效期非常重要，要确保在施工期间证件一直处于有效期。在登记作业人员姓名时，有时会遇到登记表中所登记的作业人员姓名与证件上的姓名音同字不同，这是绝不允许的。

⑹.主要施工设备/监测仪器登记表。表中所登记的各种设备和仪器要能与后附的各种证件、检定报告相对应，特别

是名称、型号要与检定报告中的器具名称相对应（有的参建单位的仪器检定证书往往与登记表中所登记的不相符，监理也未能仔细的审阅就签字、认可，这是我在实际工作中常遇到过的情况）。所有强制检验的设备、仪器均要在进入施工现场前报验；有的仪器（如水准仪、全站仪）已过期，工程并未完工，参建单位以该仪器已不需要为由，未到相关检验部门进行检定，这是绝对不允许的，这些仪器在完工之前都应处于有效期之内（或最后一份施工资料形成之后过期）。 ⑺.告知事项。在对工程资料例行检查时，对已临近到期的特种作业人员证件、强检仪器设备要告知监理单位，由监理单位督促相关施工单位对这些证件、仪器、设备进行年审、复检；在年审、复检合格后进入施工现场前，需再次向监理单位报验（有的参建单位对已到期的强检设备、仪器在复检合格后，未向监理报验，这同样是不允许的）。 ⑻.施工组织设计/方案审批人。必须是本单位的技术总工或技术总负责人(需有相关证明文件)；进入施工现场的主要管理人员应与施工组织设计中的人员相符。

⑼.项目经理任命书。每一参建单位的项目经理必须要有一份所在单位的项目经理任命书，附在主要施工管理人员登记表后，项目经理证扫描件前；有项目经理变更的要注意是在工程开工前变更还是在工程已开工的情况下变更，如是在工程开工后变更，那就需要注意已产生的工程资料项目经

理签字的问题。

⑽.质量检查员。所持有的证件应与所承接的工程内容相符(建筑工程质检员不可承担工艺管网安装质检员)。 ⑾.施工过程中的会议纪要。大的工程项目，与工程有关的各种会议很多，所产生的各种会议纪要相对就多，面对这些会议纪要是否都需放入工程资料中？如何分类？各种会议纪要如何放置？这都需要认真的考虑。应按会议纪要的类别来划分。比如各专业设计交底会议纪要、各类专题会议纪要放在前，工程协调会会议纪要（其内容必须是与该参建单位有关的）放在后。

⑿.工程技术交底记录。这一点非常重要，是质量监督、审计检查的重点，同时也是工程建设项目档案专项验收检查的重点。在对此表检查时，应注意参加交底单位及人员签字是否有代签现象？代签现象常有。

⒀.施工总结。工程完工后，怎样写好施工总结？作为参建单位，往往重视的是工程施工，对工程中所产生的各种施工资料未能给予足够的重视，特别是在工程完工后的施工总结上，套话、空话太多，与工程实际相关的内容却很少。根据这一实际情况，我编写了施工总结提纲，分八个方面来编写（一、工程概况；二、竣工的主要工程量；三、施工中遇到的问题及处理方法（施工工艺、施工流程）；四、工程中发生的设计变更；五、工程量的增、 减；六、遗留问题

及建议；七、工程管理：⑴.管理方面总结要点；⑵.技术方面总结要点；八、施工经验。其中的一、七、着重的强调了如何去写？怎样去写？写哪方面的内容等，并对写施工总结提出了相应的要求。在对工程资料检查中，对每一施工单位所写的施工总结内容都进行认真、仔细的检查，对不符合实际情况的进行修改，要求施工单位在此基础上再加以完善。工程建设项目审计时，审计方对施工总结中的一些数据逐一核对，特别是工程量的增、 减更是审查的非常仔细，未发现施工总结中的各项数据与所上报的其他单据不符，给出了真实、准确的评价；工程建设项目档案验收时，对施工总结的评价是：“内容书写全面、规范、标准统一”。 2.技术卷

⑴.工序交接记录：此表主要是用于工序之间的交接验收用，工序交接是质量管控的重要手段。所以，只要存在管控的地方，都需要进行工序交接（质量监督、档案验收部门必查）。如在库区工程建设中，施工场地标高达不到要求，需要进行土石方回填，用专业术语就是宕渣回填(南方叫塘渣回填)。在完成库区场地宕渣回填后，需交付相关参建单位（桩基、土建参建单位）；工艺管网工程中的土建施工（管墩、管架）完毕后，进入安装施工；储罐主体安装完成后，交付储罐防腐单位进行储罐防腐施工，防腐施工结束后，防腐施工单位再交付给储罐主体安装单

位，这都需办理工序交接手续。如不了解每个工序，在检查资料中也容易忽略此项内容；工序交接记录所放置的位置由工程内容来确定。

⑵.记录表格的检查：在检查参建单位所上报的《工程量核定单》、《工程量签证单》时，对单上的每一更改之处，看是否都加盖了审核人员的私章？更改人的笔体是否一样？《交工报告》中的“遗留问题”一栏，参建单位最常见的就是填写一个“无”字，简单的已无法再简单了其实这样的填写很不严谨。正确的填写方法应为：“已完成了施工合同中所规定的各项施工内容，无任何遗留问题”，这也相当于对你自己的施工合同闭合的一种文字描述。

⑶.报验记录表顺序：向监理报验申请表中所填写的附件，应与报验申请相符，报验的附件应附在报验申请的后面，不得与报验申请表分离。另外还应与报验申请表中的顺序相同（实际工作中，常常遇到随意放置）。

⑷.报验需注意的问题：各种试验报告应与施工过程中所产生的资料分开报验，因各种试验报告需进入到工程物资质量证明卷中。若与施工记录表一同报验，在审核资料时将带来很大的麻烦，不易核对（如：混凝土施工报验申请表中有混凝土施工工程检验批质量验收记录表、混凝土工程验收记录、混凝土试块强度检验报告）。

⑸.工程资料中漏项问题：在审查参建单位施工过程资料时，对参建单位所承包的工程内容、各项工序要有清醒的认识，每道工序应产生什么资料要做到心中有数。（如框架结构的楼房在砌墙体时，需配置拉结筋；卫生间在做好防水层后，要进行24小时的盛水试验；混凝土施工要有混凝土强度评定报告；各种土建工程施工中，基础都需做垫层，垫层的种类有许多，这就需要对工程中的工序有所了解）。

⑹.建筑类。楼房防雷接地隐蔽、接地电阻测试资料都应齐全。

3、工程物资质量证明卷

材料、设备质量证明文件的汇编应严格执行公司《规定》，开箱检验时要填写好设备开箱记录，箱中的说明书、备品备件应移交使用方，并办好移交手续，双方签字一并归档；组卷的先后按照卷内的材料、设备质量证明文件粘贴张的顺序汇编，保证质量证明文件与工程实体对应，保证追溯性。

4、施工图、竣工图

工程建设项目部在领到施工图后，需查看图上是否有设计单位的设计资质专用章？图纸与图纸目录是否相符？图纸编号是否有错编和漏编现象？如是结构图还得加盖该图设计人员的设计资质专用章；在出具竣工图时，设计单位需将在施工中变更部分加以更改，与所出具的变更单相符(在

工程建设项目审计和工程建设项目档案验收时，竣工图变更审查是重点，看竣工图是否与设计单位所出具的变更单相符)。竣工图除上述资质章外，需加盖竣工图章，并按要求在竣工图章上填写设计单位、监理单位名称及签上编制人、现场监理(专业监理)、总监姓名。另需要注意的是施工图从设计单位领取和发给项目部、施工单位时，要做好领用登记，并将领用登记保存好，工程建设项目审计时要检查图纸发放记录。

我们项目部各项工程的竣工图均是由工程建设项目设计单位按公司《规定》要求进行整理、编制、组卷；在整理、编制、组卷过程中，我从中给予指导；在竣工图组卷完毕检查合格后，方可装订（同样是按工程建设项目部要求进行统一装订），然后交付工程建设项目部，并办理交接手续。 四、工程资料交接工作

工程资料在公司组织的工程建设项目档案初验完成后，应即刻对所查出的问题进行整改，整改合格后，方可按项目部要求统一装订。以上工作完成后，参建单位向项目部移交工程建设项目档案，项目部接收、存档，办理好移交手续。这时可以说这些原有的工程建设项目资料已转变成为“工程建设项目档案”了，作为项目部的资料员，肩上的担子又重了，要用心去保管好这些已移交的工程建设项目档案。(在移交工程建设项目档案时，需办理移交手续：公司《规定》

中有“交工技术文件移交清册”；石油化工3503中有“交工技术文件移交证书” 公司《规定》中没有，(公司工程处在征集修订公司《规定》意见时，我已建议在新修订公司《规定》中增加此表格，并将制做好的“交工技术文件移交证书”样表发给了公司档案馆)。

五、提高工程建设项目档案的规范化管理

作为工程建设项目部工程资料管理人员，在工程资料的管理上，首先要做的就是严格执行石化集团公司、管道储运(分)公司的工程建设项目档案管理方面的规定，并要做到时时更新不断变化的管理规定；深入了解工程建设项目档案验收新情况、新要求。二是对本工程建设项目上的工程资料内容能做到统一的部分，尽量统一。比如：同一工程中的相同的单位工程名称要统一，卷内“交工技术文件说明”、“施工总结”中能统一的部分，应尽量统一；相同的单位工程，施工资料应做到统一；三是建立“项目部工程资料管理网络图”、“项目部工程资料验收流程图”，以此来形成工程资料管理走向规范化。

六、强化档案意识，确保工程资料的质量。

我们每项工程建设都产生很多工程资料，这就需要参建单位资料员在施工过程中按相关规范及要求进行收集、整理、编制。所收集、整理、编制出来的各项施工过程资料，经分类组卷，专项验收合格后，就成为了“工程建设项目档

案”。确保这些工程建设项目档案的质量，是每一位工程建设项目部资料员的责任，怎样确保工程建设项目档案的质量？也是需要每一位工程建设项目部资料员认真思考的问题。要想做好工程建设项目部资料员工作，确保项目部各项工程资料的质量，我认为做好以下几点很重要： 1、仔细认真，要有责任心。作为工程建设项目部的资料员，首先从自己做起，工作要仔细认真、善于观察(这个观察是指深入施工现场观察)，不怕得罪人，更要有责任心(责任心是做好任何工作的前提)，多学习有关工程方面的知识，不断完善自己的业务能力。

2、了解工程进展，掌握第一手资料。经常到施工现场，了解工程施工过程现状和进展情况，并从中观察施工过程中的每一环节；熟悉掌握施工过程的每道工序，掌握资料产生源头，把好每道工序所产生的资料关口，经常到施工单位检查，发现一处，责令整改一处，在审核资料中将问题减至最少。

3、多沟通，多记录，有具可查。经常与监理、参建单位沟通、交流了解情况；逢会（每周监理例会、每月工程协调会等）必要求确保工程资料与工程同步进行，着重强调工程资料的准确性、完整性；对于会上所强调或提出的要求做好相关记录，并进入到《会议纪要》中(监理例会、工程协调会纪要)，使工程资料的重要性深入到建设、监理、参建

单位人员头脑中，能引起重视，并达成共识。

4、自查、自纠，做好汇总、编制、装订、移交工作。每一施工单位的工程资料在收集、整理完毕后，首先要求参建单位进行自查、自检，在自查、自检合格的基础上，再报监理单位资料员进行检查、整改(监理单位所配备的资料员一定要熟悉管道储运(分)公司的《建设工程交工技术文件规定》及相关的国标等规定)；最后上报项目部审核。以上步骤完成并达到要求后，才能进行汇总、编制，经初验合格后，方可装订、移交。

5、注重学习，提高业务能力。要多看有关工程资料方面的书籍，从书中丰富自己头脑中的知识(要记住：谁会不如自己会)，提高自己的业务能力。作为工程建设项目部工程资料员如果业务能力一般，不知从何处抓工程资料的管理，不知道每项单位工程能产生什么资料，缺这少那也不清楚，那就无法指导施工单位。对公司《规定》中的某一表不合理之处提出相关合理的修改建议，这有利于表格的更加规范、合理、适用。

七、做好工程建设项目档案专项验收准备工作

工程建设项目档案专项验收工作是整个工程建设项目各个专项验收中的最后一个环节，项目部按照工程建设项目档案初验收的要求，首先，做好自检报告，自检报告包含以下内容：1、建设项目概况；2.项目档案管理；3.项目

档案形成、积累、整理归档工作情况；4.项目档案完整性、准确性、系统性、安全性方面所采取的控制措施；5.竣工图编制情况及质量；6.项目档案利用情况；7.存在问题及解决措施等。工程建设项目档案预验收所经公司档案馆检查组检查指导，并完成整改工作。项目部向档案馆提出工程建设项目档案验收申请，档案馆向上级主管部门提出验收申请，并填写《中国石化建设项目档案专业验收申请表》，同时将项目档案专业自检报告报送档案处（电子邮件），集团公司组织专家组验收。

工程建设项目档案验收组在现场对工程建设项目档案库房、保管设施及设备进行检查，对各类案卷抽查、组织制度检查、质询等多种形式的检查方式，档案鉴定和利用是否符合国家和中国石化的相关规定。验收后形成会议材料、验收意见及验收专家签字表，验收批文。最后，工程建设项目档案通过验收。

上述所讲的内容，仅是本人工作中的一些认识，供各位领导、各位同仁参考。错误、不当之处请各位领导和同仁批评指正！

在这里我得感谢公司工程处、档案馆的同事所给予我工作上的支持和帮助。

谢谢大家!