加强和规范公文处理工作的通知（2）
关于加强和规范公文处理工作的通知
原则上市直医疗卫生单位需要申请财政解决经费、市编委解决人员编制，必须由我局签署意见，以我局名义向市财政、编制部门行文申请，按程序办理。
需要以市卫生局名义行文报送市或省卫生厅的，须先经局对口职能科室审核、会签。如同意行文上报，再送局办公室按程序上报局领导审签后行文。
市卫生局需要以、市名义发文的，首先由局职能科室拿出初稿，经局办公室审核，送局分管领导、主要领导审查同意，签署意见后由主办科室报、市办公室按程序办理。
（二）规范公文审核
以市卫生局名义出台重大措施，原则上需经办公会议审议通过。市直医疗卫生单位以市卫生局名义制发公文，由主办单位的相应科室按照公文格式和标准起草初稿，送主办单位办公室审核，并经主办单位主要负责人或主持工作的负责人审核签字后，送市卫生局相关职能科室初审，再送局办公室审核，进入文件审签程序。涉及公民法人和其他组织权利义务，在一定时期内反复适用，具有普遍约束力的规范性文件，应按《湖南省行政程序规定》先送局法监科进行合法性审查（附件1），再送局办公室审核，经局办公会议决定、主要负责人签发、编好文号，并报市法制办登记编号后印发。
以市卫生局名义制发公文，主办单位须填写《郴州市卫生局代拟公文起草说明卡》（附件2），说明需要发文理由，附上代拟文稿及有关法律法规依据、有关职能科室
协调会签意见，
并提供代拟电子文稿。属于规范性文件的，还应提供起草说明书、制定依据。
（三）规范领导批示办理
原则上，市卫生局主要领导的批示件由局办公室或政工科转有关科室办理并负责督办，及时向局主要领导反馈办理情况；除重大事项外，分管局领导的批示件由局办公室转局有关职能科室负责办理或督办，并向局分管领导反馈办理情况。局办公室要经常检查有关科室办理主要领导批件情况。局办公室和有关各科室向下级承办单位转办公文时，应填写《郴州市卫生局公文转办单》（附件3），明确相关办理要求。
市卫生局领导明确要求局职能科室、县（市、区）卫生局和市直医疗卫生单位办理并报告结果的批示件，应按规定时限抓紧办理，及时报告办理情况。原则上一般公文在10个工作日内办结，紧急公文按批办时限要求办结。局领导批示多个科室办理的，主办科室要主动与其他科室沟通、协商，及时汇总上报办理情况，相关科室要积极配合。确因特殊原因需要较长时间办理反馈的，应及时向相关局领导说明，报告办理进展情况。
对局领导批请科室负责人“阅”、“参阅”“参考”等参阅性批示件，除重要事项外，科室负责人可以不回复。
（四）严格公文退文制度
公文报送有下列情况之一的，局办公室不予受理：“倒行文”的；公文质量差的；越级上报的；公文未经局相关职能科室负责人初审的；规范性文件未经局法监科审查的；格
式不规范的；主办单位未由单位主要负责人或主持工作的负责人签发或审核的。
局办公室对属于非受理范围、公文要素不全、内容和体例不符合规定的公文，一律退回主办科室或主办单位，由其按规范程序重新报文。
二、提高公文办理质量
制发公文必须严格按《国家行政机关公文处理办法》规定的格式和标准执行。公文内容必须符合国家法律法规及有关文件精神。提出新的规定，要切实可行。公文起草要做到情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，用词规范，标点正确，篇幅力求简短，人名、地名、数字、引文准确无误，相关附件材料齐全规范。
按照精简公文的规定，一般性公文不超过4000字；局领导在全市性卫生工作会议、重点专项工作会议讲话不超过5000字；其他会议领导讲话不超过3000字。
需要市卫生局印发专题会议纪要的各类会议，原则上市卫生局相关职能科室要安排工作人员参加，协助有关单位起草会议纪要，对会议纪要内容、格式初审把关，提供参会、缺席和请假人员名单。凡代拟公文质量不高、有明显错误、相关附件材料不齐全的，市卫生局办公室将予以退回。
三、严格控制发文数量
局领导和各职能科室要按照有关规定严格把关，尽可能减少发文数量。以市卫生局名义制发公文的事项主要包括：法律、法规、规章规定和省、市文件规定的事项；贯彻落实、省方针和重大决策事项以及市重要工作部署；贯彻落实国家卫生部和
省卫生厅重要工作安排部署。处置特（重）大突发公共事件有关事项；与市直有关部门商洽工作、请示批准事项、函告情况；与外地卫生部门商洽工作。
一般性工作安排以科室名义发便函即可。
有下列情况之一，不得以市卫生局名义下发：不符合党的路线方针和国家法律法规的事项；不符合我市卫生工作实际，违背群众利益的事项；涉及物价收费没有收费依据或未得到相关部门批准的；没有行文依据和行文必要性、可行性的事项；上级文件已发至县（市、区）或乡镇；贯彻省卫生厅处室下发的函件；局科室职责范围内的具体工作事项；市直卫生单位对口下级指导单位发函能够解决的事项；各类领导小组会议纪要；过去已有文件规定，未出台新措施的事项；贯彻上级文件精神没有新举措的事项；已经开会作了布置、可以协调
议定的事项；会议文件和领导同志的讲话。
四、明确公文办理时限
办公会议重要专题需要形成会议纪要，原则上要求在会议结束后3个工作日内拟出初稿，5个工作日内完成审签程序。经办公会议审议通过的文件（送审稿），原则上根据审议意见，在会议结束后7个工作日修改完毕，送局办公室进入办文程序。
规范性文件合法性审查时间一般不超过7个工作日（不含会签时间）。文件内容涉及多个科室的，由相关科室主要负责人会签。科室之间征求意见或会签文件原则上2个工作日内会签完毕或回复明确意见，严禁相互推诿扯皮。如因特殊情况不能签署意见或按期回复的，相关科室应主动与主办科室沟通并商定回复时限，否则主办科室可视其为无异议，
并据此继续办理公文，但应在发文单中说明有关情况。
市卫生局及所属单位需要请示市的事项，应当做好前期工作，及时上报，给市留出足够的研究决策时间，一般事项不少于14个工作日。市直各医疗卫生单位、县（市、区）卫生局需要请示市卫生局批准的事项，一般提前10个工作日报告市卫生局办公室或相关科室。对紧急事项，应事先与局办公室沟通说明，尽快行文、标注“紧急程度”报送。
五、严格公文保密工作
各医疗卫生单位和局机关科室要高度重视公文（包括纸质公文和电子公文）保密工作，特别是单位负责人要带头严格执行有关规定，建立健全公文保密工作制度，确保国家秘密保密安全。在报送市、省卫生厅、市卫生局公文时，涉及国家秘密的公文应当根据有关规定，准确标注密级和保密期限。重要保密性公文、密码电报传送，要做到专人专车。要加强电子公文传输系统使用管理，电子公文传输系统所使用的电子印章密钥盘、电子CA证书必须确定专人管理，在电子公文传输系统内严格按规定使用，不得另行他用。公文管理人员要严格按照《保密法》规定，切实履行职责，做好公文保密工作，严禁公文乱放乱传和失泄密事件发生。
六、及时清理规范性文件
根据《湖南省行政程序规定》，规范性文件有效期为5年，标注“暂行”、“试行”的有效期为2年，有效期满的文件自动失效，需要继续执行的文件在有效期满前6个月进行评估，评估后重新发布；需要修订的按制定发布规范性文件程序办理。局办公室和法监科每年6月底和12月底联合组织对市卫生局发布或以名义发布的规范性文件进行清
理，清理情况进行公布，并送相关领导和科室处理。
七、加强公文处理业务指导
市卫生局办公室要定期对市直单位公文处理情况进行检查指导，努力提高医疗卫生单位公文处理质量和效率。同时综合分析情况，对因公文处理不当造成不良后果的视情况通报，并按规定追究相关单位及相关人员责任。
