邮件应用小知识分享

近日又遇到因某些同事将邮件地址拼错造成没有及时收到邮件的情况，也有同事查找历史邮件困难，所以将自己的使用方法与大家分享，下面主要从地址簿管理和邮件过滤器两个方面说明，相信大部分同事都会用的，所以先对浪费大家时间开本帖致歉，会用的同事可以关闭本贴了，不会用的同事可以继续往下看。 以下均以foxmail为例

一、地址簿管理

大家如果看到下图的收件人列表，想知道该邮件都发给谁了，是否很费劲，

如果看到是全中文的收件人列表，是否觉得很清爽呢。其实实现起来很简单，需要如下步骤：

1、 打开地址簿

新建卡片，按照要求输入，保存即可

如果需要频繁的发送邮件到固定的多人，可以选择新建组，起个组名后从已经有的地址簿中添加即可，然后再发送邮件时候只要选择组就可以。

如果觉得以上一个个新建比较麻烦，可以选择导入联系人。这里我把我的联系人已经导出（共485条数据），在本贴附件中，基本能够达到95%的准确，大家如果信得过可以直接选择导入，具体操作方法如下：

地址簿中，先选择一个地址簿，如“发送邮件”，然后依次工具、导入、CSV文件，如下图

然后选择地址簿文件，下一步

然后映射全部字段，完成

通过以上操作，就完成了地址簿的整理（导出与导入类似不赘述了，建议操作前先导出自己的地址簿，将我发的地址簿内容复制到自己导出的个人地址簿中，通过excel检查重复项的功能对邮箱地址检查，删除重复的并且名称为拼音的）。

个人总结使用地址簿导入中文名称的好处如下：

1、发信时自己不会发错（如邮箱地址非姓名拼音，自己写入的时候容易发错）； 2、收信人容易查看收件人列表；

3、收件人姓名汉字不会写成错别字，对收件人尊重。

关于以上第一点，个人总结了公司中邮箱不是与姓名汉语拼音一一对应的有以下同事，具体见下表，大家发邮件的时候需要注意，同时欢迎大家补充。

姓名 电子邮件地址 部门 备注 邮箱为英文 邮箱为英文 邮箱为英文 邮箱为英文 邮箱为英文 邮箱为英文 zhanghong后无工号 拼音后需加工号 拼音后需加工号 拼音后需加工号 邮箱为英文 拼音后需加工号 拼音最后为xi，不是qian 邮箱为英文 qiexing，不是kexing 拼音后需加工号 拼音后需加工号 拼音后需加工号 邮箱为英文 拼音后需加工号 二、过滤器

过滤器是邮箱按照自己设定的规则对信件进行分类，我用到最多的是来信自动分类，好处是便于后期查找，邮箱也不会经常提醒需要压缩存档。

我建立过滤器后收件箱如下图：

可以根据每个人的邮件多少按照个人或者部门来建立过滤器，具体步骤如下：

1、 在收件夹上右键，新建本地邮件夹，系统会自动让你重命名，改名后回车，系统会自动

提示是否需要建立过滤器，选择是，弹出如下如 2、 一般情况下选择发件人包含，添加发件人邮件地址即可（因为公司邮箱@后面一样，所

以只需要输入姓名全拼即可，当然以上提到的非拼音的同事除外），如果过滤器是按照部门建立的，添加部门内多个人即可。

3、 这是看“条件”旁边的“执行”，如下图，系统默认会将邮件转移到刚才建立的文件夹

中，其他执行条件可以按照自己实际情况自行确定。

4、 按照以上方法建立多个过滤器后，新收邮件会自动进入相应的文件夹。对于以前的历史

邮件，可以首先全选历史邮件（选择到今天一行，Ctrl+A），然后工具-按过滤器过滤所选邮件，如下图；

最后强调一下使用地址簿导入时候，导出个人地址簿后请另存后整理我发的附件，因为

导入前需要清空地址簿，否则一个人多个地址会很麻烦，如果不成功还可以把自己原来的地址簿原封不动的导入回去，所以看过此贴后操作失误造成地址簿丢失，本人概不负责。

以上为个人的一点分享，能够给大家的工作带来便利是我最大的荣幸。