信息化建设 电子档案管理 计算机技术 机械工业第六设计研究院随着信息技术的发展和进步，计算机被应用＿ｆ 用。 档案管理工作中，即形成电子档案管理系统。信息 应用 严林 （３）档案信息存贮与传递数字化。机读文件和 时代人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主， 机读档案的大量出现，使档案信息的存贮以数据库 由于其生成简便、传送迅速，必将产生大量的数字信 为主，档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。 息，对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们 （４）＿［作方式计算机化。管理对象信息化、信息 称之为电子档案。电子档案的产生，使信息的存储 处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化， 方式发生了深刻变革，由此建立和完善电子档案库 导致档案工作的工作手段和丁作方式计算机化。 就成为必然。电子档案库就是利用计算机系统和一 （５）档案信息服务模式用户中心化。用户通过 些必要的辅助设备使档案信息数字化，同时利用网 网络在办公室或家里的终端前，就叮刈‘远程数据库 络技术、多媒体技术最大限度地实现方便快捷的资 进行实时浏览、检索等访问。电子档案库以用户为 源共享。 一中心提供面向用户的多种形式的信息服务。 二、电子档案管理基础工作 １．抓好档案信息数据库建设 、建立电子档案库 １．档案库的组成 计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信 松方便地获得所需资料，及操作简便、界面清晰的用 息的检索，近几年借助于图形处理技术和光盘大容 户终端。 量存贮技术进入到原文图形信息管理，成为全文信 （１）用户终端。电子档案库应具备使用户能轻 （２）通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库 息检索系统。目前，数字化信息处理技术和电子存 的基础，只有在完备的通讯网络环境中，才能实现资 贮技术的发展，更为档案信息数字化提供了技术手 段和可能。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备 源共享和各种联机服务，扩大使用范围。 （３）数据库管理和检索服务系统。电子档案馆 将档案信息数字化，建成各种专业性、综合性档案信 中各种信息的加工储存由数据库系统来实现，通过 息库，不但方便档案信息的检索和查询，同时也是保 联机服务系统为用户提供检索服务。数据库系统和 护档案信息的重要手段。今后～段时期，档案工作 检索系统是关系到确保电子档案库正常运行的关 的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行 键。 数字化处理，建成各种档案信息资源数据库。 ２．加强电子档案库的研究和建设 电子档案库有五种基本功能，即：数字化档案信 ２．档案库的特点 （１）管理对象数字化。档案管理对象将转向以 机读档案一一一存储于计算机中的集图、文、声于一体 息内容的制作和获取、存储和管理、档案信息分发技 术、信息安全和权益管理、支持和实现，这五种基本 的多媒体信息化对象为主。 （２）档案信息媒体多样化。档案信息将以图像、 功能构成电子档案库的技术基础。目前这些领域中 动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存贮和利 已有许多成熟的技术，同时也有许多有待进一步研 《机电兵船档案》２０１０年第３期 ８１ 懵慧髂强童设 究的新课题。加强电子档案库的建设，目的是实现 的设计，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设 信息资源互补和共享，提高利用率，有效缓解人员、 计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案 资金、存储空间紧张等问题。有利于各级各类档案、 管理系统作为管好电子文件的先决条件。 图书、情报、信息中心等部门朝着有侧重、有特色、专 要。 （３）对电子文件法律效力问题的解决。加强立 的证明力，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性 作用，从而保证电子文件的法律效力。 四、档案管理要坚持与时俱进，开创档案管理新 档案管理工作要立足于我国现代化管理的现 业化、系统化的方向发展，更好地满足企业发展的需 法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分 ３．优化专业结构，抓好队伍建设 档案工作的发展趋势，对档案工作人员的专业 员，信息分析与研究人员，数据库生成与维护人员， 构成提出了新要求，即一方面需要大量信息处理人 局面 计算机软、硬件人才，网络环境创建与运行维护人 员，信息服务人员等；另一方面，信息技术的突飞猛 进带动了整个社会和技术的进步，使档案 Ｌ作中新 事物、新问题、新技术层出不穷，因而对档案工作人 员自身知识的补充与更新的要求愈加迫切。档案工 作现代化不仅取决于工作人员原有的知识与水平， 更大程度上取决于他们自身知识的补充和更新程 度。必须改变保管型人员过多、结构单一的状况，建 立一支具有较高素质、结构合理的档案工作人员队 伍。 三、电子档案管理面临的主要问题与对策 要对电子文件档案进行科学管理，必须分析其 面临的一些主要问题和解决对策。 １．电子档案管理面临的主要问题 （１）电子文件档案的原始性、真实性容易被破 坏，保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术 难度较大，一旦被删改、复制或纂改内容都很难被识 别。 （２）电子文件档案信息安全问题日益突出。随 着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全 球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可 以自由地介入Ｉｎｔｅｒｎｅｔ。接入互联网所遇到的非法 访问难以计数，现有的防火墙等技术对黑客高手往 往防不胜防，使电子文件档案信息的安全受到严重 威胁。 ２．解决电子文件档案管理问题的对策 面对大量的电子文件，档案工作者要解决电子 文件档案管理过程中存在的问题，可采取以下主要 措施： （１）建立统一的电子文件档案归档基本结构标 准。对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实 性进行鉴定，建立“保护体系”。 （２）档案管理工作提前介入电子文件档案系统 ８２ 状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断 适应档案管理工作的新形势。随着数字化、网络化 的不断深入，档案本身及档案管理也发生了变化。 档案本身在数字化的冲击下其形式由原先的可视记 录识别型转变为依赖机器识别的代码型（电子档 案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历 经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管 理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、 手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案 管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。 ２０世纪对档案管理理论影响最大的就是档案信息保 存与利用生命周期理论的产生和发展。档案信息保 存与利用生命周期理论将档案形成到销毁或转化为 档案看做是一个整体过程，档案整体运动过程由于 档案价值形态的变化可划分为若干个阶段，不同阶 段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具 有内在的对应关系。档案信息保存与利用生命周期 理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，它准确揭 示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现 档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。 科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能 适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。 科学规范的档案管理并不断提高其水平可以不断地 提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用 工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且 可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。 参考文献： …郑时彪．信息技术的发展与我国的发展战略．高科技的产业 化．１９９８（４） 【２】朱汇川．论元数据在电子档案管理中的应用［Ｉ］安徽科技， ２ｏｏ８（１ ０１ （责任编辑 朱亚宏） 《机电兵采植索》２０１ｏ年第３期
