提高高校教务秘 书工作的几点思 考 王璐璐，杜［摘敏，柯柏玲 （黑龙江东方学院艺术设计学部，黑龙江哈尔滨１５００００） 要】 高校教务秘书工作是高校教学工作中重要的一部分，对教学管理工作的顺利运行具有重大意义。本文结合高校教务秘书应 具备的能力、高校教务秘书在教学管理中的作用，提出自己对高校教务秘书工作的认知及思考。 Ｉ关键词】教务秘书；教学管理；思考 ［基金项目］《工作室教学模式在艺术设计专业教学改革中的应用与探索 ，项目编号：１２Ｄ０２２。 【中图分类号】Ｇ６４７ 【文献标识码】Ａ 【文章编号】１００７—４２４４（２０１４）０４—２３１—１ 和要求及时地向主管领导反映，真正地起到一个沟通上下级的 虽然高等教育在不断深化发展，但高校办学始终都秉承着 以教学为中心的原则。这不仅表明了教学的地位和教学管理工 作的重要程度，同样也对教学管理队伍提出了高的要求。教务秘 书作为教学管理队伍中重要的一员，既服务于本部门，也服务于 学校；既服务于教师，也服务于学生；教务秘书作为教学管理的 中坚力量，既得成为工作能手、领导得力助手、还需要成为 师生间的纽带，对维持高效的教学工作和维护良好的教学秩序 具有重要的意义。 一、高校教务秘书应具备的能力 （一）事务处理能力。学校的教学事务因多样化、范围广、繁 琐量大，会涉及到教务管理工作的各个方面。面对大量的事务， 教务秘书需依据紧急程度，做出合理安排，给予相应的处理。除 此之外，面对一些突发状态，教务秘书还需要具有一定的应变能 力，妥善处理。因此教务秘书具有较强的的事务处理能力，对确 保教学管理工作的顺利运行至关重要。 （二）沟通协调合作能力。教务秘书是教学管理的枢纽，既 要联系院领导又要联系各个部门，同时还要联系全体教师和学 生。建立良好的沟通，才能得到他人的理解与支持，获得他人的 帮助．．从而建立起相互了解、相互合作、相互促进的合作关系。 （三）综合能力 随着高校教学改革工作逐步深化，教务秘 书所承担的工作越来越繁杂、越来越趋于综合化，因此教务秘书 在具备过硬专业能力的同时，还应成为多面手，构建自身综合能 力架构 （四）专业能力 “知己知彼百战百胜”，教务秘书应对本专 业具有较为深入的了解，并尽可能地熟知。精通教学过程、熟悉 教学环节，形成较强的专业素养，这样才能及时且有效的协助教 学主管领导，解决教学工作中可能出现的问题。 （五）抗压能力 教学管理工作都是要求在有限的时间范围 内，不能有丝毫差错的如期完成，如学生课表的制定、考试的安 排、学生考试名单及各种数据统计等，而且在很多时候工作会重 叠在同一有限时间段集中完成。教务秘书做为高校管理工作的 具体执行者，在这时不仅需要克服疲惫、调整烦躁情绪，更需要 具备一定的抗压能力。 二、高校教务秘书在教学管理中的作用 （一）教学秩序正常进行的关键。课程时间和地点的安排及 通知、任课教师能否按时开课、多媒体及机房的使用、调、停、补 课等情况，直接影响着教学任务的完成和教学秩序的情况。教学 秘书作为这些日常工作的直接操控者，每一项都不容忽视，都需 要认真实施和掌握，以确保整个教学过程的正常开展、教学秩序 的正常进行。 （二）桥梁作用。教务秘书是连接上下级及各部门的桥梁， 因为教务秘书既是学校教学管理制度的执行者，又是各院系教 学活动的安排、落实和检查的承担者。一个优秀的教学秘书，应 始终保持着与主管领导、任课教师和学生之间的密切联系，将单 位的相关决策和专管领导的指示及时的传达给任课教师和学 生，已得到及时落实。同时还要将任课教师和学生的意见、建议 桥梁的作用，以保证教学工作的顺利进行。 （三）教学信息管理工作的落实者。教务秘书要做好教学管 理中统计报表、基本数据的整理工作、收发教学管理文件、资料 的归档和保存工作、制订各个专业的教学计划、记载重要的科研 活动、记录并统计教学研究项目和成果，总结教学工作及各项教 学经验材料的整理和归纳。 （四）主管领导的助手。帮助主管领导处理大量的教学日常 事务，教务秘书与教师、学生建立良好的关系。他们除了把学校 教学主管部门的教学信息以及规章制度及时高效传达给各室、 教师、学生外，同时还要把师生在教与学过程中的信息反馈上 去，做好“上情下达，下情上达”工作，确保教学活动正常有序。作 为直接参管教学事务者，为了尽量避免在教学实践过程中出现 任何细微的差错，教务秘书会聚精会神、眼观六路、耳听八方、明 察秋毫，一旦出现偶然事故，可及时向主管领导反馈信息，并启 动应急预案，采取补救措施。 三、对高校教务秘书工作的思考及建议 （一）重视高校教务秘书岗位。高校应该正确审视教务作 用，从思想上理解教务秘书的工作、从行动上支持教务秘书的工 作。 （二）重视教务秘书岗位培训。由于教务秘书日常工作繁 重、学习的机会很少，所以应该为他们提供扩大教务秘书知识面 的条件，结合本职工作学习新的教育理论、新的管理方法。培训 及再教育工作不仅能提高教务秘书的各种能力，还起到提高教 务秘书工作的热情与积极性，对推进高校教学管理改革创新具 有重大意义。 （三）提高管理和服务水平。高校教学管理的工作不但要规 范化、科学化还要有人性化，“教务秘书要不断适应现代化教学 管理的先进性要求，在事务处理、沟通协调合作、心理等方面具 备一定的能力。应该放开跟界、勇于探索，学习和借鉴各高校教 学管理的先进经验，并结合本校的实际情况，勇于创新实践。 随着我国高等教育事业改革步伐不断加快，高校教务秘书 工作将更加复杂、繁重，机遇与挑战共存。作为高校教务秘书，在 工作中唯有“立足本职，开拓进取”，持之以恒地提升自我，方能 抢抓机遇、迎接挑战，才能确保教学管理工作的顺利运行。 参考文献： 【１］陶敏．高校秘书职业倦怠及应对方法探讨［Ｊ］．现代商贸工业， ２０ １Ｏ（２０）：２２６—２２７． ［２】黄萍．影响教学秘书工作质量的因素分析及对策［Ｊ】华南热带 农业大学学报，２００１，（６）． ［３】陈晓庆．浅谈怎样做好高校教学秘书［ＪＪ．教学实践研究，２０１２， （２）． 作者简介：王璐璐（１９８３一），女，河南南皮人，黑龙江东方学 院艺术设计学部助理研究员，研究方向：教育教学管理和教育教 学。 ２３１
