物业公司质量管理体系文件控制程序
1.目的对质量管理体系的文件进行统一的管理与有效的控制,以确保使用质量管理体系文件的部门均能得到相应文件的有效版本。
2. 范围本程序适用于对公司质量管理体系文件的控制。
3．职责
3.1 质量手册、程序文件由总经理批准。
3.2 管理者代表批准其他文件。
3.3 全面质量管理办公室组织人员进行质量管理体系文件的编写。
3.4 全面质量管理办公室负责质量管理体系文件的归口管理。
4. 工作内容
4.1 编写与审批
4.1.1 质量手册,全面质量管理办公室负责组织相关人员编写,管理者代表负责质量手册的审核,总经理负责质量手册的批准。
4.1.2 程序文件,管理者代表负责程序文件的审核,总经理负责程序文件的批准。
4.1.3 服务工作规范,各部门负责审核,由管理者代表批准。
4.2 文件的标识
4.2.1 编号
4.2 .
1.1 记录表格除注明名称外,在右上方注明标准要素号加"j"及序号,如《收发文登记表》
4.2.3 -j-01;
4.2 .
1.2 程序文件和工作规范的编号直接写上要素号;
4.2 .
1.3 如某要素有多个文件时,在后面加注序号,如《装修监管工作规范》
7.5.1 -04.
4.2.2 封面标识
4.2 .
2.1 版本使用英文字母:A版表示第一版;B版表示第二版,以下类推;
4.2.2 .2分发号,分发文件时注明分发号码。
4.2.3 页眉和页脚右边:文件版本号+修改次数,如:A/0、A/
1、 B/0、B/1;左边:文件类型,如:质量手册、程序文件、服务工作规范;页面底端居中:页码,如:
1.4.3 文件受控
4.3.1 受控文件,发给本组织成员的体系文件均为受控文件,在封面上盖"受控文件"印章;
4.3.2 非受控文件,发给本组织外的质量手册为非受控文件,不收回,不负责修改。
4.4 文件发放与回收
4.4.1 文件的发放、回收都需要填写《收发文件登记表》。
4.4.2 如文件分为两层发放,每一层都需要填写《收发文件登记表》。
4.5 文件保管与复印
4.5 .1受控文件不得借用、外传,更不能丢失损坏,如丢失损坏须向文件管理部门申请补发。
4.5 .2使用人一旦离开公司,应将其文件交回公司。
4.5 .3分发给各部门的体系文件,各部门负责人为保管第一责任人,应按规定做好部门内部文件发放范围的控制,须复印文件时,必须经部门负责人同意后才可复印,并将分发号填写在《收发文件登记表》中。
4.6 文件评审与修改
4.6 .1文件每年在管理评审会上进行评审,必要时做出修改决定。
4.6 .2文件需要更改时,应由部门负责人书面向全面质量管理办公室反映。
4.6 .3全面质量管理办公室根据评审会决议及部门负责人的反映情况,组织人员对文件进行修改,修改内容由管理者代表批准。
4.6 .4修改方式
4.6 .
4.1 大改,即绝大部分内容需要修改时,由全面质量管理办公室组织相关人员进行换版修改;
4.6 .
4.2 中改,即某一文件局部需要修改时,由全面质量管理办公室组织人员进行修改,并将修改的某一页印成新的文件页,页眉左上方注明修改次数;
4.6 .
4.3 小改,即原文件个别内容需要修改时,由文件使用人按《文件更改通知单》要求,直接在原文上改。
4.6 .5小改与中改在文件发放时,需填写《文件更改通知单》。
4.7 文件作废
4.7 .1凡经修改后无效的文件一律作废,由部门进行作废处理。
4.7 .2如作废文件须留做参考,一定要在该文件封面上盖上"作废留用"章。
4.8 外来文件
4.8 .1全面质量管理办公室负责收集物业管理的有关法律法规,进行集中保管,并在文件上加盖公章,供公司员工借阅。
4.8 .2全面质量管理办公室每年将收集的适用的法律法规文件编成《外来文件清单》,以提供员工借阅时的检索,并以此作为有效版本的控制手段。
5. 相关文件无
6. 记录表格
6.1 《收发文件登记表》(
4.2.3 -j-01)
6.2 《文件更改通知单》(
4.2.3 -j-02)
6.3 《
