物业办公室管理制度办法
物业办公室管理制度办法
一、办公室工作职责1 二、办公室组织架构2 三、办公室主任岗位职责3 四、办公室副主任岗位职责(行政)4 五、办公室副主任岗位职责(人事)4 六、行政干事岗位职责5 七、内勤办事员岗位职责6 八、打字员岗位职责6 九、前台文员岗位职责7 十、司机岗位职责7 十一、文印室管理制度9 十二、文件收发制度10 十五、员工离职工作程序13 十六、员工离职工作程序13 十六、员工离职工作程序13
十七员工离职工作程序错误!未定义书签。 十八、办公室工作检查表15 十九、岗前培训鉴定表16 二十、岗前培训通知单存根17
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二十一、岗前培训通知单17 二十二、聘(雇)用员工审批表18
二十三、深圳市恒基物业管理有限公司工作请示单20 二十四、深圳市恒基物业管理有限公司用人计划申请表21 二十五、退保(转保)证明书22
二十六、员工解除(终止)劳动合同结算单23
二十七、深圳市恒基物业管理有限公司员工解职通知书25 二十八、员工离职审批表25 二十九、员工离职移交清单26 三十、员工内部调动信存根27 三十一、员工内部调动介绍信28 一、办公室工作职责
1.贯彻执行公司方针、目标。
1.负责人事招聘、录用、岗前培训,公司年度培训计划汇总,外派培训及上岗证培
训的组织、安排及管理。
2.负责人事考评、人事调动、全员定编定岗、合同签订、员工转正、晋升、离职、
辞退、离岗退养、停薪留职、休假等。
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3.负责工资审定、员工社会养老保险、医疗保险、工伤保险。 4.负责法律法规的收集,外部文件的上传下达,内部文件的起草、打印、发放。
5.负责印章管理,证照年审、车辆管理、饭堂管理、宿舍管理。 6.负责公司物资管理,固定资产和低值易耗品的登记汇总。 7.负责公司的会务安排,经理办公会的安排和记录。 二、办公室组织架构
三、办公室主任岗位职责
1.向总经理负责,主持办公室全面工作。
2.制定办公室的管理目标,制定公司的行政管理制度和人事管理制度。
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3.负责安排公司各类文稿的草拟、审核工作;负责安排公司经理办公会议和重大会
议的记录整理工作,并根据领导的要求形成纪要和决议。 4.安排和处理公司的日常行政事务,做好协调工作。加强与内外部、上下级之间的
联系和沟通,以保证公司运作系统的整体最佳效益。 5.负责公司人力资源的规划与管理。
6.负责薪酬的制定和审查,以及社会保险和员工福利的执行情况。 7.完成上级领导交办的其它工作。 四、办公室副主任岗位职责(行政)
1.协助主任做好公司的日常行政事务和管理工作,做好对外联系和内部协调工作。
2.负责公司召开的各种会议的安排和组织工作,做好会议记录。 3.负责公司报告和文件的起草、审核工作,以及文件的收发工作。 4.负责文档管理、印章管理,车辆管理和安全保卫工作。 5.负责证照年审,劳动年审工作。 6.负责员工饭堂,员工宿舍的管理工作。 7.完成主任及上级领导交办的其它工作。 五、办公室副主任岗位职责(人事)
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1.协助主任做好公司的人事管理工作和培训工作。
2.负责制定公司的人事计划,做好人员的招聘、录用、转正、晋升、调动、离
职及劳动合同的签订等工作。
3.负责制定公司的年度培训计划,新员工入职培训、做好员工培训的组织实施
和岗位证书,学历教育的管理和认证工作。
4.负责员工的考勤,考核工作及员工休假的审核工作。
5.负责制订审核员工工资,办理社会保险、待业保险、内退、离岗退养和停留
职等手续,处理劳资纠纷。
6.完成主任及上级领导交办的其它工作。 六、行政干事岗位职责
1.协助(行政)副主任处理公司的日常行政事务。
2.负责公司有关文件和报告的起草工作,做好收发文工作和档案管理工作。
3.负责法律法规文件的收集和整理,为公司提供法律咨询。对公司各类经济合同
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要从法律的角度认真审定,提供法律支持和保证。 4.负责劳动年审工作、计划生育工作、统计报表工作。 5.完成副主任及上级领导交办的其它工作。
1.协助(人事)副主任处理公司的人事工作和培训工作。
2.负责办理人员的招聘、录用、转正、晋升、调动、离职及劳动合同的签订等手续。
3.负责人事档案的管理工作,新员工入职培训工作和员工培训工作的组织落实。
4.员工工资的审定,查询和调整工作,办理员工社会保险,、工伤保险等手续。
5.完成副主任及上级领导交办的其它工作。 七、内勤办事员岗位职责
1.负责员工的考勤、考核工作,员工证的办理工作。 2.员工饭堂管理、饭卡管理及餐费的核算工作。
3.做好长话登记和客户、重要来电记录,负责传真机的使用管理。 4.负责办公室物资登记领用手续。 5.完成领导交办的其它工作。 八、打字员岗位职责
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1.负责公司本部文稿的打印工作及复印机使用和管理工作。 2.严格遵守公司保密制度,不泄密、不丢失。文稿资料要安全存放,查找文件
要迅速、及时、准确。
3.负责文印室各种设备的规范操作和安全使用及保养,发现故障及时报请维
修,以免影响工作。
4.负责网上信息的检索采集和整理,为领导和有关部门提供最新消息和资料。
5.维护文印室的环境质量,保持空气清新流通。
6.严格控制纸张的使用,废纸要进行双面利用,节约用纸,降低消耗。
九、前台文员岗位职责
1.负责来访的客户登记,客户接待工作,维护公司正常的工作秩序。
2.负责报刊、杂志和信件的分发,准确无误。 3.负责公司的安全保卫工作,早开门、晚锁门。
4.负责公司饮用水的管理和配送,公司领导和客餐的订送。 5.完成领导交办的其它工作。
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十、司机岗位职责
1.负责接送公司客户及公司日常公务和采购用车。 2.严格按照《出车卡》出车,做好车辆使用登记记录。 3.负责车辆的保养的检查,定期维保,确保行车安全。 4.完成领导交办的其它工作。 十一、文印室管理制度
1.文印室人员应严格遵守公司的保密制度,不得泄露工作接触到的公司秘密。
非文印室人员不得进入文印室内。
2.文印室、电脑设备、复印机实行专人管理,非专管人员不得随意开机操作。否
则造成损坏,照价赔偿。
3.打印文件或复印,应由主管领导及办公室主任批准。否则专管人员有权拒绝。
4.打印、复印原则上不对外,如确属特殊情况,则须经办公室主任批准后办理登
记及收费手续,收费标准由财务部按市场价格确定并收取。
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5.禁止私自使用复印机、电脑设备等。违者,视情节轻重予以罚款或其它行政处
分。
6.电脑、复印机等设备,文印室人员应按有关要求操作和保养,发现故障及时清
除或报请维修。日常工作,应节约用纸,努力降低消耗和费用。 7.严禁员工私自利用电脑上网及玩游戏,违者视情节轻重予以罚款或其它行政处
分。
8.员工(尤其指专管人员)不得利用工作之便,窃取、泄露公司机密和信息,不
得将信息载体带出电脑室,如有违反,视情节轻重予以处罚。 9.文印室人员每月要将打印和复印的工作量和用纸量统计汇总,上报办公室主任。
重要的文件必须分类存盘,并妥善保管。 十二、文件收发制度
1.公司文件由办公室负责拟定并审核,总经理签定;其它各部门的文件统一由办公
室审核,拟定文号,报总经理签发。
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2.文件签发后,送办公室统一安排打印,打印后送回拟稿部门核对,经校对无误后
方能印发。
2.1 未经领导签发的文件,一律不得打印、盖章。
2.2 凡发出文件,均需公司统一编排的文号、主题词、发送单位(含个人)、份数及校
对人、打印人具名。
3.由领导签发的文件原稿,统一交办公室存档,档案管理人员应及时将公文原稿,
正本和有关资料整理归档,以备查找。
4.属于秘密的文件,拟稿人应当注明“秘密”等级,确定送达对象,并由专人报送,
需按时收回的,由报送人按规定时间收回。
5.文件统一由办公室负责发送,发送前送件人应将文件内容、发送部门、日期等事
项交代清楚。发件人应按发送部门将文件分好,填写发文登记,并由收件人签收。
不能亲自或转托他人发送的文件,应置放于公司办公室文件柜。如属急件,应先
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电话告之文件的主要精神内容。发送下属公司和分公司的文件,用特快专递寄出。
如属急件,应先发送传真告之文件的主要内容。
6.外来文件由办公室指定专人定时领取和签收。集团文件每周二、四为取文日,政
府文件和有关法律法规文件的收集每周三为取文日。收件人应取文当日将文件分
类,随收随发,并做好收文登记,贴上文件处理单后,送公司总经理或公司有关
部门,不得积压延误。必须转发的文件,应负责催办。 十三、车辆使用管理制度
1.公司车辆主要用于日常行政事务及配合采购急需物资。 2.各部门用车必须填写(出车卡)注明用车事由、地点、时间,由部门领导签字并提前
半天报办公室审批,然后由办公室统一调配。
3.司机有权拒绝未经审批的出车要求,同时,车辆驾驶实行专人专车、专车专管,严禁
其他员工私自驾驶车辆。否则,后果自负。
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4.司机必须按时上下班,不得迟到、早退,未安排出车时必须在办公室等待安排,不得
私自离开工作岗位。
5.司机必须服从工作安排,严格遵守交通管理条例及法规等,文明行车。如有违章行为
属司机个人原因的,由司机本人承担责任。因故不能出车的时间,按事假处理。
6.加强对车辆的日常保养及定期检修,简单的保修由司机完成;需大修时,由司机列出
修理清单和费用预算表,报办公室及公司主管领导审批。 7.如因司机原因造成车辆损坏或被盗,除向保险公司索赔外,不足部分由司机个人赔偿。
十四、人事聘用工作规程
1. 工作流程图
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合格 合格 合格
十五、员工离职工作程序
1.工作流程图
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2.4 辞退和终止(解除)劳动合同的员工工资结算现金;辞工员工工资打入个人存折。
2.5 开具《终止(解除)劳动合同结算单》和《退保(转保)证明书》,并由员工
本人签字。
2.6 离职员工档案另行归档,并保存一年。 3.验收标准
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4.控制程序
4.1 办公室主任每月对离职员工的办理情况进行一次检查,检查内容包括审批表、移
交手续是否完备,档案是否按要求存放,并做好《部门月检查记录》。
4.2 质量管理部每季度对办公室的离职人员的办理情况进行专检,检查内容包括法律
法规的执行,并做好《质量管理部工作检查表》。
十八、办公室工作检查检查日期:
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十九、岗前培训鉴定表
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二十、岗前培训通知单存根
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深恒物培字第号年月日
岗前培训通知单 管理处:深恒物培第号
兹介绍同志到你处接受岗前培训,请接洽。 深圳市恒基物业管理有限公司 年月日
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二十二、聘(雇)用员工审批表
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HJ-BG16-F2A 第1页共2页
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HJ-BG16-F2A 第1页共2页二十三、深圳市恒基物业管理有限公司工作请示单
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二十四、深圳市恒基物业管理有限公司用人计划申请表
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二十五、退保(转保)证明书 存根第号深圳市社保局:
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兹有我司员工同志,男(女),于年月日离职,一切手续已办妥,现介绍该同志前往贵局办理有关退保(转保)手续。
特此证明!
深圳市恒基物业管理有限公司 年月日 HJ-BG17-F5A 退保(转保)证明书 存根第号深圳市社保局:
兹有我司员工同志,男(女),于年月日离职,一切手续已办妥,现介绍该同志前往贵局办理有关退保(转保)手续。
特此证明!
深圳市恒基物业管理有限公司 年月日 HJ-BG17-F5A
二十六、员工解除(终止)劳动合同结算单 同志:
公司已核准你于年月日因(被辞退、辞工)解除(终止)劳动合同,工资(含所有补偿、社保、基金等)元一次性结清,所有与公司的手续从即日起终止,所有与公司的经济关系已结清,公司不再对你负任何责任。
员工签名处:
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深圳市恒基物业管理有限公司 年月日HJ-BG17-F4A
员工解除(终止)劳动合同结算单 同志:
公司已核准你于年月日因(被辞退、辞工)解除(终止)劳动合同,工资(含所有补偿、社保、基金等)元一次性结清,所有与公司的手续从即日起终止,所有与公司的经济关系已结清,公司不再对你负任何责任。
员工签名处:
深圳市恒基物业管理有限公司 年月日HJ-BG17-F4A 员工解职通知书存根 恒基办通字第号签发日期:
签收人:
二十七、深圳市恒基物业管理有限公司员工解职通知书 恒基办通字第号 姓名部门职位 解职事由
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鉴于上述情况,给予如下处理:
□《试用期合同》终止□《试用期合同》解除 □《劳动合同》终止□《劳动合同》解除 □辞退□除名 □其它(请注明)
办理解职手续日期:请于年月日之前到公司办公室办理 由办公室签发日期:二十八、员工离职审批表
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二十九、员工离职移交清单 HJ-BG17-F1A第2页共2页 三十、员工内部调动信存根 恒基内调字第号年月日 三十一、员工内部调动介绍信 :
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恒基内调字第号兹介绍同志到你部门(管理处)工作,请接洽。 深圳市恒基物业管理有限公司 年月日 HJ-BG16-F5A
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