V74>87S4X/US>/#V.>XY/8RFHIGS=FL4&%FHIIJ#$%&’提高教学管理工作效率的探索与实践
李
飞
广西南宁
M!IIHH）
（广西广播电大学理工教学部
N摘
要O
#$%&’作为常用的办公软件之一，其功能是非常强大的。文章着重挖掘一些浅显易懂的但实用性较强的事
例，使#$%&’#$%&’在提高教学管理工作效率中的作用得以被广大用户认知。
N关键词O#$%&’；提高工作效率；探索
N中图分类号OPL!LN文献标识码O7
N文章编号O(II\"GKQMQAHIIJBILGII!\"GI!
#$%&’作为常用的办公软件，在各种领域中
的使用效率非常高。但很多情况下，#$%&’只是被作为表格文字录入，表格编辑等简单的功能使用，即使再深入也是简单的算术求和运算等。#$%&’强大的功能并没有被广大用户认知。本文撇开#$%&’的基本使用方法和简单公式函数的使用，重点就#$%&’在如何较大提高教学管理工作效率的问题上展开讨论，并结合一些简单易懂易操作但实用性较强的事例，使每一个#$%&’使用者（并非计算机专业人才）都能通过#$%&’的使用而大大简化工作流程，大大提高工作效率。
(求中文汉字的全拼目的：如今，随着数据库录入的要求越来越高，很多#$%&’表格需要录入人名，然后还要求录入名字的全拼，如张三，要求出其全拼为)*+,-.+,。如果人工手动的求出，一是当数据量较大时工作量相对较大；二是人工录入出错率较高。如果采用该方法，可以非常方便的自动求出每个汉字甚至每句话的全拼，极大地提高工作效率，避免出错。
功能：把中文汉字或者词句转换为对应的汉语全拼
操作步骤：
!打开#$%&’文件。
!菜单项操作：工具#宏#/01+’2+30%编辑器。!在左边工程窗口中右击空白处#插入#模块。如图(：
N收稿日期OHIIJGIMG(\"
!在右边窗口空白处输入以下代码（代码的作用是创建一个自定义函数，用此函数转换中文汉字为其汉语全拼）：
405673:&%;
<1,%;0=,>,0;40%;0,+?@AB
“.%?0E;0,-F40%;0=,+?@”B.&;6CD?&+;&:&%;A
“7”“70”6F766，GHI!(J：6F766，GHI!(K：
“7,”，“7,-”，6F766GHI!IL：6F766GHIHJM：6F766“7=”“2+”“2+0”，：，，GHIHJH：6F766GHIH\"!：6F766
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第#$卷第%期#$$\"年-#月广西广播电视大学学报
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“@AB”“@ABD”*#$#=>：?)1??，*#$#>C：?)1??，*
“@A,”，“@;E”，#$#%#：?)1??*#$#!$：?)1??*“@;B”“@;BD”，，#$$>-：?)1??*#$$!=：?)1??*“@E”“@EAB”#$$!#：?)1??，*#$$#=：?)1??，*#$$$#：
“@EA,”“@E;”?)1??，*-\"\"\"$：?)1??，*-\"\"F=：?)1??“@EB”，“@EBD”，“@,”，*-\"\"F#：?)1??*-\"\"C=：?)1??
*-\"F$>：?)1??“@G”，*-\"CF%：：?)1??“HA”，*-\"CC>：?)1??“HAE”，*-\"CC%：?)1??“HAB”，*-\"C=!：?)1??“HABD”，*-\"C>=：?)1??“HA,”，*-\"C>-：?)1??“H;”，*-\"C%=：?)1??“H;BD”，*-\"C%-：?)1??“HIA”，*-\"C!\"：?)1??“HIAE”，*-\"C#F：?)1??“HIAB”，*-\"C#>：?)1??“HIABD”，*-\"C->：?)1??“HIA,”，*-\">%$：?)1??“HI;”，*-\">!-：?)1??“HI;B”，……因篇幅此处省略了代码
8B?2GB2GB5PBGLQ$1B?BGLR-=$7I;BDSHINKBGLM8TU;5PBGLR*#$!-\"’NBGLQ*-$#%C7I;BDS“”8TU;AS?)5J;LU
VS?)W;OU
2,NES?)H,GBJ*-7,$9J;X*-5PAKEMRSBGL7I;B8YEJ2,N+;YJDSVKEM8B?5P8B?5P
8B?2GB2GB汉字转拼音S“”2,NES-7,(;BKUJNM
汉字转拼音S汉字转拼音ZDK1U+;YJ8B?2GB!关闭该窗口后回到8Y<;T编辑区，在单元格中输入待转换的中文名字，如图#：!选定@=单元格（张三右面的第一个单元格），插入自定义的函数汉字转拼音。!在函数参数对话框中输入待转换中文所在的单元格地址，即1=，点击确定即可。!后续的单元格可以采用填充柄的方法进行快速运算，具体操作步骤略，最终结果如图!：
#(,,WGXKM函数的使用
目的：(,,WGX（）是8Y<;T系统自带的函数。8Y<;T系统自带函数较多，为什么就T,,WGX函数的使用展开探索呢？一是T,,WGX函数的使用相对较容易；二是T,,WGX在8Y<;T使用中提高工作效率的效果相当明显。
功能：根据数据字典查找和引用操作步骤：已知图%的数据对应关系，即该表显示出了每个责任教师所管理的课程的名称。
在实际工作中，可能又要统计哪门课程是由哪位责任教师管理，如图%的6-$：8-#显示。如果按照常规的方法，可以用肉眼查询出具体的课程责任教师然后手动在相应的单元格录入。这样的方法，一是效率极低；二是当统计的数据量增大时，工作量相应大增，容易出错。如果用T,,WGX（）函数实现，可以非常快速高效的自动计算出对应关系，具体的操作步骤如下：
!\"
李飞O著#$首先对数据源
（在%##中填入的责任教师是根据&#：%’中的数据对应关系写入的，
此处把&#：%’区域的数据称作数据源）
按照(列升序的顺序排序，具体原因在第三个步骤中给出。
)$选中%##单元格，然后菜单操作：插入#函数，选择全部类别以后再选出*++,-.，该函数的参数有两种组合方式，选择第一种即有/个参数的组合方式。
/$在第一个参数中填入需要查找的课程名称所在的单元格地址，即多媒体技术应用技术基础所在
的单元格地址(##（单击该单元格即可）。因为需要查找的是课程名称，所以第一步骤中排序要按照(列即课程名称排序，也就是说数据源区域的排序要以第一参数所在的列为关键字。
!$在第二个参数中填入在哪个区域范围内查找，课程名称只能在()：(0区域范围内找到，考虑到后面的操作用到填充柄，此处应该对该地址进行绝对引用，即应该填入1(1)：1(10。
2$在第三个参数中填入131)：1310，即4++,-.查找到课程多媒体技术应用技术基础以后，希望得到的是与之对应的哪一块区域数据？题目要求是查
找出课程的责任教师，因此，需要填入责任教师所在的区域。又考虑到以后的操作使用到填充柄，此处也
!\"
%J@H4提高教学管理工作效率的探索与实践
应该对该地址进行绝对引用，即131)：1310。
5$三个参数录入完毕以后点击确定即可，在%##单元格中的完整公式为：6*77:;(##，1(1)：1(1’，131)：131’$，求出的数据值为张三。后面的课程采用填充柄的方法就可以进行快速填充。只需%##单元格的函数书写成功，后面单元格不管数据量多大，都可以在极短的时间进行填充完毕，足见其高效率。
该函数使用过程中需要注意的问题有：
一是要对数据源按照第一参数所在列的关键字进行排序，否则公式计算出的结果会与原对应关系偏差，并且不会报错，因此不易发现。
二是当某些课程在数据源中不能查找到时，如<==程序设计，就不能正确查找出其对应的责任教师，但是程序也不会报错，程序会查找与之最相近的课程责任教师填入相应的单元格，此种情况更不易被发现，导致工作的失误。此种情况要引入>?函数
和@+-A>?函数进行分析判断。%##单元格最终的公式
如下：6BC;<79DEBC;1(1)：1(1’，(##$，*77:
;(##，1(1)：1(1’，131)：131’$“，”$。具体含义是：>?函数有/个参数，第一个参数是<79DEBC;1(1)：1(1’，(##$，表示统计1(1)：1(1’数据区域中(##单元格中数据值的个数，如果为\"，即返回?4FGH，其它情况返回AI-H。即找不到的情况为?4FGH，找到的情况为AI-H。第)个参数的值是第#个
参数为AI-H的情况下>?函数的最终取值，即用4++,-.函数取相应的值。第/个参数是第一个参数为?F4GH的情况下>?函数的最终取值，即找不到相应课程以后，显示为“”（即为空）。
/结论
由于篇幅的，本文仅列举了以上)个事例，HJ@H4的强大功能还有待我们进一步发现和熟知，只要掌握了一定的使用技巧，%J@H4将在教学业务管理中充当我们的好帮手。
K参考文献L
K#L郑纬民M计算机应用基础———%J@H4)\"\"/电子表格系统KNLM北京：电大出版社，)\"\"!M
K作者简介L
李飞，广西广播电视大学理工教学部科
长。
K责任编辑张宜L
