关于公文处理的规定
为提高办文质量，促进公文规范化，根据《中 国党机关公文处理条例》和《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》，结合我室工作实际，制 定本规定。 一、行文规则
(一)向上级机关的行文，一般应主报一个上
级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用“并报”或“抄报”形式。一般情况下，不得越级行文请示问题，不得越级抄报文件。因特殊情况必须越级行文时，应当抄报被越级的上级机关。 (二)同级机关可以联合行文。
(三)在工作职权范围内，可向市州县党史研 究室(史志办)发文。
(四)平行机关和不相隶属机关之间告知事 项、联系工作、商洽业务，用函件相互行文。
(五)请示应一文一事，不得越级，不得多头主送，不得同时抄送下级机关。除领导人直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。
(六)公文中涉及其他机关职权范围的问题，未与有关平行机关协商一致时，不得自行向下发文。 (七)对上级机关公文没有具体贯彻意见的，原则上原文翻印或复印下发贯彻执行。 二、公文种类
本机关正式公文常用的种类有：决定、意见、规定、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。 决定 对重要事项作出安排及决策，用“决定”。 意见 对重要问题提出见解和处理办法，用 “意见”。
规定 对特定范围内的工作和事务制定带有约束性的措施，用“规定”。
通知 传达上级机关的指示，批转下级机关 的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用于部，用“通知”。 通报 表彰先进、批评错误，传达重要精神、交流重要情况，用“通报”。 请示 向上级机关请求指示和批准．用“请 示”。
报告 向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级机关的询问，用“报告”。 批复 答复下级机关的请示，用“批复”。
函 机关之间商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属关系的有关主管部门提出请示批准等，用“函”。
会议纪要 记载会议主要精神议定事项，用 “会议纪要”。 三、公文格式
公文一般由版头、发文字号、标题、签发人、秘级、紧急程度、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和时间、份额等部分组成。 (一)版头，由发文机关全称或规范化简称加 “文件”二字组成；联合行文可以用主办机关名称， 也可以并用联署机关名称，版头文字一般用红色套印。
(二)发文字号，由发文机关代字、年度、序号组成。标注于版头下方居中或者左下方。函件的发文字号置横线右下侧。年号置于方括号内。联合发文，只标明主办机关发文字号。 (三)公文标题。由发文机关名称、公文主题和文种组成，位于发文号下方。 1、公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。
2、标题中除对法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。
(四)签发人，传真电报应标明签发人，上报的公文应当在发文字号右侧标注“签发人”姓名。其他公文在送审稿上签署签发人姓名。
(五)密级，标注于公文左上方。密级由拟稿人提出初划意见，最后由办公室划定。
(六)主送机关，是指受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者同类型机关的统称，位于正文上方，
顶格排印。请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应用抄报(含抄送、抄发)形式，抄报机关置公文末页下端横线下边，排列顺序一行为上级机关；一行为同级机关；一行为下级机关。
(七)正文，公文的主体，用来表达公文的内 容，在主送机关下方书写。正文中用数字表示多 层次结构时，标识方法为： 第一层用一、二、三„„。 第二层用(一)(二)(三)„„。 第三层用l、2、3、„„”•。 第四层用(1)(2)(3)„„。
(八)附件，置于正文之后，发文机关署名之前注明附件名称和顺序，并将附件依次附在文件后面。 (九)发文机关，名称应当用全称或规范性简称，位于正文的右下方。
(十)成文日期，一般以领导签发或会议通过的日期为准，联合行文，以最后一个签发机关领导人签发的日期为准；特殊情况署印发日期。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方。电报，以发出日期为准。 印发时间以缮印日期为准。制发(翻印)单位名称和日期置于文件末页下端。印刷份数置于下间隔线右下方。
无正文说明，应当在公文署名和印章上端左侧标注“(此页无正文)”。
(十一)主题词，所有正式公文。均应标注主题词。标引顺序应当根据主题词含义由大到小，先标类别词，再标类属词，最后标反映公文种类的词 (文种)，最多不超过5个。主题词在抄送栏之上顶格写。主题词由文件起草人题写，办公室复核。
(十二)印章，正式文件都应加盖发文机关印章。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。
(十三)抄送机关，除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上、下级和不相隶属机关。抄送机关名称注于印制版记上方。
(十四)公文用纸，一般为A4型。打印字型：标题为二号宋体；正文为三号仿宋；“主题词”字型为三号黑体，词排为三号宋体；抄送、印发机关、印数为四号仿宋。
(十五)文件起草、会核、签发，须用毛笔或钢笔，不得使用圆珠笔、铅笔、彩色笔。
(十六)需打印或复印的文件及材料，应先经过办公室统一安排，登记，若未经登记自行送文印室而遗失的责任自负。 四、公文办理
机关公文办理和发文办理。收文办理包括公 文的签收、登记、分办、批办、分发、传阅、承办和催办等程序。
(一）签收、拆封、登记
1、机关收发室负责接收外来信件，收发人员按收信人(单位)分别转交到办公室机要人员和各处室。 2、对党史研究室的信件，统一由办公室机要 人员负责拆封，其他人员非经同意不得私自拆封。 3、凡上级机关的来文、下级机关的请示、报告，其他机关商洽工作需要答复的来函等，办公室机要人员均要认真登记，并附上“党史研究室机关公文处理单”后交办公室负责人分办。 (二)分办
1、分办工作由办公室负责人负责。办公室应 根据文件的内容及各部室的职责分工，分轻重缓 急，及时在文件“处理意见”栏中，提出办理意见，并提供必要的背景材料，送领导人批示。
2、上级机关发来的指示性文件或下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件，首先送请室领导批示，若领导不在时，办公室可直接批给有关部室处理。
3、为了充分发挥办公室的参谋助手作用，办公室负责人在文件处理签上可提出初步处理意见，供室领导批示时参考，可在处理签上写上“请XXX同志阅示，拟请XXX部室办理”或“请XXX同志批示．拟以XXX部室为主，会同XXX部门处理”，或直接注明“请XXX同志批示”即可。
4、由室领导批示的公文，室领导阅示后，办公室机要人员根据室领导的批示意见再进行分办。
5、对非承办性的文件，需室领导和有关部室了解文件中重大问题或情况的，可在处理签上写上“请室领导、XXX部室负责人阅知”，由办公室机要人员负责传阅。
6、在部室职责范围内能直接办理的公文，由有关部室直接办理，机要人员在处理签上写上“请XXX部室阅处”，如需室领导和其他部室了解的写上“请XXX领导、XXX部室阅知，请XXX部室阅处”。 (三)批办
1、根据分办意见，需室领导“阅”、“批示”的公文，由机要人员送请室领导批示。 2、室领导在批办公文时，应针对来文提出的问题和要求，明确指出处理的原则和办法。
3、室领导在批示时，应明确指定承办部室或承办人，如需两个以上部室承办的，应明确指定牵头的部室，避免互相推诿，无人负责，造成拖延或积压。
4、室领导一般不直接将公文批给二级单位传阅或处理。
5、室领导批示公文时，如需其他领导“阅知”或“批示”的，可批示处理意见交办公室转其他室领导阅知和批示。
6、室领导批示后应将公文交办公室机要人员处理，一般不直接转有关部室办理。 (四)承办、催办
1、公文经室领导批示或办公室负责人分办 后，由办公室机要人员交有关部室和单位承办。
2、承办部室负责人接到交办的公文后，应认真阅读、研究公文内容，如不属自己承办的范围的，承办部室负责人应及时请示批办的室领导。
3、承办部室负责人要根据所承办文件精神和室领导的批示意见，认真办理。室领导有明确批示的公文，应根据领导的批示意见办理。办公室对公文的承办情况进行督促检查，对紧急或重要公文应及时催办，对一般公文应当定期催办，并向领导反馈办理情况。室领导没有明确批示和由办公室负责人直接分办的公文，由承办人按有关规定或惯例处理。
4、公文办理结束后，承办部宣负责人或承办人应在公文处理签上作简要的“注办”，说明办理情况。 5、公文办理结束后，承办人要及时将公文交部室的专职或兼职文书人员妥善保管，并由承办部室负责立卷、归档工作。
(五)收文承办注意事项
1、承办部室须按文件要求承办公文。在承办中有什么意见和看法，承办部室可直接向分管领导请示，也可直接与有关部室当面商量，不应以单一签文形式将公文转回室领导重阅，或传其他部室阅。
2、对一般性常规工作文件可不经室领导“阅” 或“阅示”，但承办部室认为有必要经室领导“阅”或“阅示”时，承办部室可直接向分管主任请示。
3、上级来文涉及两个或两个以上部室分管范围的，按文件内容和部室分管范围“阅”或“阅处”。需向上级准备材料的，分别由涉及部室提供主管范围的材料，由主办部室汇总，一般由分管主办部室的室领导审阅后上报。
4、下级请示报告，涉及多个部室的，一般先由有关部室阅签意见，并进行相互协商，然后由承办部室向分管领导汇报，部室协商意见不一致时，由分管领导协调解决。 5、部室向室领导提交的报告或请示，先由分管领导阅示。 五、公文制发
凡以党史研究室名义制发的公文。按以 下程序办理： (一)拟稿
1、机关各部室根据工作需要，确需以党史研究室名义制发公文的，作为主办单位，负责代拟公文初稿。 2、文稿要用党史研究室统一制发的公文稿纸。拟稿时要附党史研究室公文(送审稿)。并填写清楚主办单位、文件名称、发送机关、拟稿人姓名、附件名称，并由部室主要负责人核稿签名。 3、文件修改较多、较乱，以及文字潦草等，主办部室应抄正或先在本部室打出清样后再送审。 (二)会签
l、凡涉及其他部室或有关单位的公文，主办部室和单位送审前，要主动与有关部室或单位协商、会签。
2、对内容带全局性的重要公文和涉及部室、单位较多的公文，由主办部室和单位向分管室领导建议召开办公会议，集中讨论，提出修改意见。
3、审稿时发现涉及其他部室和单位的问题，而又没有该部室负责人会签的意见，应将原稿退回主办部室和单位，补办会签手续。
4、有关部室或单位接到会签文稿或参加协商会，应从全局出发，积极认真地进行研究，提出修改意见，并迅速反馈给主办部室和单位。
5、主办部室和单位与会签部室和单位的意见不一致时，主办部室和单位应直接请分管领导进行协调，待意见统一后，将文稿送办公室机要人员处理。 (三)签发
1、室领导应在自己职权范围内签发有关公文，除受委托外，一般不越权签发。
2、涉及全局性的重要公文，应由机关主要领导人签发。联合发文，须经所有联署机关的主要领导人会签。 3、涉及某一方面的公文，由分管领导签发；涉及到两位领导分管的，由起草部室确定一名领导签发，另一领导会签。
4、签发意见应明确、具体，一般要在公文送审稿“签发”一栏中签注“发”、“同意”、“速印发”等字样，并签上姓名和年月日全称(不能简写)，以示负责。如经过会议讨论通过的，应注明“经XX同志阅后发”。 各部室需分管室领导阅、阅示或批改的材料，或经办公室签处过的文件，由部室直接送分管领导。 5、涉及干部任免和人事保密性很强的文稿，由办公室分管人事工作人员直接送分管人事的领导签发。 (四)编辑登记
l、文稿经室领导签发后，由办公室机要人员进行发文登记和编号。
2、根据发文范围和公文的性质，办公室与主办部室或单位共同确定打印份数。 (五)缮印、校对、用印、封发
l、缮印由机关打字室负责，如有特殊情况由主办部室与办公室协商解决。 2、校对由拟稿人负责。
3、本室印章由机要员负责保管与使用，用印时，需检查原稿上是否有室领导的签发意见，如无室领导签字。概不用印。
4、文件、参阅件的装订、装封由办公室负责，其他材料由主办部室负责。寄发文件由机要室负责。 (六)行文注意事项
1、发文必须一文一事，内容基本相同的，相同部分不得重复制发文件。 2、涉及到室领导本人的文件及材料，须由其他领导签发。
3、室领导签发文件，涉及到非分管内容的文件，签发前须与另一室领导商量。
4、严格控制发文数量和范围，可发可不发的一律不发，可用其他方式解决的问题，尽量不发文，同时不能滥抄乱送，不能直接将公文呈送到、省某领导手里，应先送文秘部门处理。 六、公文立卷、归档
(一)公文办理完毕，承办人员应当将办理过 程中形成的文字材料底稿、领导批件、附件连同打印件一式3份，交办公室机要人员及时立卷，归档。
l、室机关召开的重要会议和举办的重大活动形成的公文(包括录音、录像、照片等有关资料)，由组织会议或活动人员负责交档案室立卷。
2、党史研究室以名义召开会议形成的公文，交文书处立卷，党史研究室保存副本。 3、外出参加会议的室领导以及有关人员带回的公文(包括重要资料)，应交机关档案室立卷。 (二)联合办理的公文，原件由主办机关立卷，其他机关保存复印件。
(三)公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，以保证档案齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
机构撤销、合并，应当将立卷的公文向档案部门或新组成的机关档案室移交。个人不得私藏和销毁应当存档的公文或档案。
公文复制件作为正式公文使用时，应当加盖复制机关印章加以证明，并视同正式公文妥善保管。定
