档案管理考核办法

1 范围

为进一步规范公司档案管理，提高档案管理与利用水平，保证档案资料的完整性、准确性，使档案资料的移交、保管、借阅工作顺利进行，特制定本办法。

本办法规定了档案的管理考核内容。

本办法适用于科技、文书、会计、声像及实物档案等管理。 2 规范性引用文件 下列文件适用于本办法。 《中华人民共和国档案法》

《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号） 3 档案管理考核内容 3.1 科技档案

3.1.1工程施工前，公司市场开发部与施工单位在签订施工合同时应写明： a、质保金中含有对提交工程施工文件及竣工图纸的要求。 b、工程竣工验收后按要求及时提交工程施工文件和竣工图。 （1）要求提供的施工文件及竣工图数量为：

按照发包方要求提交的份数外，再提交一份交公司档案室。 （2）要求的档案质量：

施工文件原件三套，其余可为复印件，工程竣工图必须 为原件。

3.1.2工程尾款结算：全部图纸资料交齐，由工程管理部门和公司档案室验收签字后再行支付5％的图纸资料抵押金(签单详见附表1)。

3.1.3市场开发部应定期（工程合同签订后）向公司档案室提交工程合同签订后发包方要求提交工程档案的数量；工程二次分包后和施工单位签订的工程施工合同要求提交工程档案的数量报表，由此造成工程竣工后档案数量提交不完全的，公司对市场开发部进行考核，考核款作为应提交档案再次制作的资金。 3.1.4 若乙方为公司建安企业，亦应按上述规定办理。

3.1.5市场开发部所管工程（包括新建、改扩建工程），在工程验收后三个月内

归档；设备大修或重大项目改进，完工后一个月内归档。工程竣工验收后，将电气、送电线路、土建、设备、前期建设文件等资料收集、整理、立卷、归档一并移交公司档案室，逾期不交或归档不齐全扣市场开发部综合月奖1000元，延期不交逐月加扣 1000元，直至交齐停扣。 市场开发部应归档文件材料如下表所示：

市场开发部应提交如下《项目管理文件》

序号 归档文件 备注 一 项目管理文件 1.1 招（邀）标书，招标修改文件，招标补遗及答疑文件。 此项包括工程一次；二次分包时（对施工单位）发生的同类文件 1.2 投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄同上所述 清文件、修正文件。 1.3 开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评标工程二次分包时人员签字表、评标记录、报告。 发生的 1.4 中标通知书 包括工程一次；二次分包时发生的 1.5 合同谈判纪要、合同审批文件、承发包合同书、合同变同上 更文件。 1.6 预算、决算。 同上 3.1.6 工程管理部所管工程（包括新建、改扩建工程），在工程竣工验收后一个月内归档；设备大修或重大项目改进，完工后一个月内归档。工程竣工验收后，应按期按归档范围将电气、送电线路、土建、设备部分的施工文件和竣工图纸（须提交竣工档案份数详见上述1.1条款规定），竣工验收文件资料原件（一套）分别移交建设单位档案管理机构和公司档案室。逾期不交或归档不齐全扣工程管理部综合月奖1000元，延期不交逐月加扣 1000元，直至交齐停扣。 工程管理部应归档文件材料如下表所示：

工程管理部应提交如下《施工管理文件及工程验收文件》

序号 归档文件 二 施工文件 1 建筑施工文件 1.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 1.2 施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 1.3 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单、建筑材料试验报告 1.4 设计变更、工程更改洽谈单、材料代用核定审批手续 1.5 施工定位测量、地质勘探 1.6 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 1.7 施工记录、日记、大事记 1.8 隐蔽工程验收记录 1.9 工程记录及测试、沉降、位移、变形观测记录、事故处理报告 1.10 分项、分部、单位工程质量检查、评定 1.11 交工验收记录证明 1.12 施工总结、技术总结 1.13 竣工报告、竣工验收报告 1.14 竣工图 2 设备及管线安装施工文件 2.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 2.2 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 2.3 设计变更、工程更改洽谈单、材料、零部件、设备代用审批 2.4 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 2.5 隐蔽工程检查验收记录 2.6 强度、密闭性试验报告 2.7 设备、网络调试记录 2.8 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 2.9 系统调试、试验记录 2.10 管线清洗、通水、消毒记录 2.11 管线标高、位置、坡度测量位置记录 2.12 中间交工验收记录证明、工程质量评定 2.13 竣工报告、竣工验收报告 3 电气、仪表安装施工文件 3.1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 备注 3.2 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施 3.3 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续 3.4 调试、整理记录 3.5 性能测试和校核 3.6 施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 3.7 操作、联动试验 3.8 电气装置交接记录 3.9 中间交工验收记录、工程质量评定 3.10 竣工报告、竣工验收报告 3.11 竣工图 4 竣工验收文件 4.1 项目竣工验收报告 4.2 工程监理总结 4.3 项目质量评审材料 4.4 工程现场声像材料 4.5 竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会名册、签字 4.6 项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 3.1.7 工程管理部应定期（每月）向公司档案室提交所管理的工程项目统计表。 3.1.8 工程竣工验收合格后，工程项目负责人应积极和公司档案室科技档案管理专责配合在规定时间内向工程发包方档案管理机构提交合格的工程竣工档案。 3.1.9 因特殊原因造成施工单位不能按时提交工程档案时，工程项目负责人应及时将原因上报公司档案室，由公司档案室向工程发包方档案管理机构提交档案延期报告。因工程项目负责人不及时上报造成的工程档案扣款，由工程项目负责人承担。

3.1.10 10千伏及以下的工程竣工档案：工程管理部门应按照所签工程合同要求，在工程竣工验收后向建设单位档案管理机构提交，向公司档案室提交工程竣工验收文件（原件）一份。若在规定时间内不提交建设单位竣工档案造成的档案扣款，由工程项目负责人承担；未向公司档案室及时提交工程竣工验收文件的扣工程项目负责人月奖100元，逐月加扣直至交清停扣。

3.1.11 凡工程竣工档案移交给建设单位后，工程管理部门须向公司档案室提交工程竣工档案移交签收单（原件），若不提交者，扣工程项目负责人综合月奖

100元。

3.1.12 凡移交给公司档案室的科技文件、资料和图纸等档案，公司档案室科技档案管理专责人应尽快整理、鉴定、上架保管，编写检索目录，便于借阅利用。已移交归档有保存价值的文件、资料和图纸，因公司档案室责任不能保证借阅时，扣档案室科技档案管理专责综合月奖200元。

3.1.13工程所涉及的文件资料，任何部门、基层和个人应在工程验收前，主动按上表所述交市场开发部及工程管理部，不得扣留；逾期不交扣责任人综合月奖100元，延期不交逐月加扣 100元，直至交齐停扣。 3.1.14借阅管理

根据档案借阅制度，档案借阅时间一般不超过半个月，科技档案借阅最长不得超过三个月，特殊情况可办理延期手续。到期不办理手续者档案室将收回 档案。若丢失档案将受行政处分并视档案的重要程度进行罚款。 3.1.15学习培训

组织档案网络活动时，兼职档案人员不参加活动的，每次扣部门200元， 迟到者扣 50元。

3.2 文书、会计、人事劳资档案

3.2.1 公司各部门、基层文书档案、人事劳资档案于次年6月30日前整理移交公司档案室，逾期不交扣部门六月份综合月奖300元，延期不交逐月加扣 300元，直至交后停扣。

3.2.2 财务档案于第三年3月31日前整理移交公司档案室，逾期不交扣财务部门三月份综合月奖500元，延期不交逐月加扣 500元，直至交后停扣。 3.2.3 归档不齐全的扣部门六月份综合月奖200元。

3.2.4 公司各部门、基层应归档的文书档案类文件材料应按《电力企业0－5大类》的规定分类立卷归档。

党群工作部应归档文件材料

类号 0 01 02 020 归档文件材料 党群工作 党群工作综合 党务工作综合 工作计划、总结 备注 021 022 023 025 026 027 028 029 03 030 031 032 033 034 035 036 04 040 041 042 043 044 045 046 047 05 050 051 052 053 党总支会、民主生活会、政工会议记录、报告（含党总支学习记录） 党员大会、党员代表大会文件 党总支指示、决定、报告、通知（含党总支调查研究形成的材料） 党总支专题总结、报告（例如清查、核查等工作） 争先创优和表彰先进 机要、保密工作 信访工作材料 党务工作大事记 组织工作 组织工作计划、总结、规定、通知等 组织设置（机构级别、待遇、领导关系变动、启用印信等） 党员管理（组织生活、组织关系介绍信及存根、党籍、党龄） 整党建党（思想、组织、作风整顿，党员入党、转正） 干部管理（党内干部任免、选举、审查、考核、考绩、党总支领导分工） 党费管理 统计报表、党员名册、简报 纪检工作 纪检工作计划、总结 纪检会议记录 关于纪检工作的指示、通知、报告、会议纪要等 党风建设 党员民主评议材料 案件处理和处分 纪检信访工作材料 统计、报表、简报 宣传工作 宣传工作计划、总结 宣传工作的指示、通知、会议纪要 党员轮训和党课计划、小结、教材 理论学习、时事教育和精神文明建 054 06 060 061 062 063 0 065 066 068 069 07 070 071 072 073 074 075 076 077 078 079 08 080 081 082 083 084 设（政治思想工作会议入此） 反映本单位活动的剪报、广播稿、本单位办的报刊 工会工作 工会工作计划、总结、通知、会议纪要等 工会会议记录、职代会、工代会文件 组织工作（机构设置、干部任免、会员管理等） 企业民主管理和班组建设（含干部评议材料、管理方面的合理化建议） 职工教育 劳动竞赛和评选劳模、先进材料（表彰公司各部门、基层和领导班子、各部门基层竞赛评比及办法均入此） 工会财务管理（劳保福利、职工休养入此） 文体、宣传和女工、调解工作 统计、报表、简报 共青团 青年工作 团、青工作计划、总结 团委会议记录、团代会文件 团、青工作的规定、通知 组织工作（机构设置、干部任免） 团员管理（组织生活、组织关系介绍信及存根、团籍、团员处分） 团费管理 青年工作 竞赛比武和评比先进材料（评选优秀团员、团干部、新长征突击手等） 文体、宣传活动材料 统计、报表、团员名册、简报 协会、学会工作（政治思想工作研究地、电机工程学会、企协、科协、文协、体协等） 年度工作计划、总结 机构、章程、会员管理 协会、学会工作的通知、规定（含技术 085 086 09 10 咨询服务的规定、评比先进等） 学术活动和论文 技术咨询服务的合同、协议 刊物 统计、报表、名册、简报 声像 记录和反映公司重要会议、活动、事件等的声像材料（照片、录音带、录像带、光碟等） 实物 公司各部门、基层荣获市级及以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书以及外单位送来的锦旗等

总经理工作部应归档文件材 类号 归档文件材料 1 行政管理 11 行政管理综合 12 行政事务 120 行政管理工作形成的文件材料 公司领导外出开会、学习、考察和公司有关的 文件材料。企业筹备期的可行性研究、申请、 批准、章程。公司领导班子（包括董事会、股 东会、监事会和经理层）的构成及变更，企业 内部机构及变更。 经营管理工作形成的文件材料 企业改革、经营战略决策、计划管理、责任制 管理、资本运作、对外投资、股权管理、多种 经营管理、产权变动、清产核资工作形成的文 件材料。属企业所有的知识产权和商业秘密及 其管理的文件材料。产品生产或业务开发工作 形成的文件材料。 生产技术管理工作形成的文件材料 备注 121 122 123 124 125 126 127 128 129 13 130 131 133 134 135 139 14 140 141 142 公司自身基本建设和技术改造工作形成的文件 行政工作计划、总结、通知、规定、办法等（各专业的工作计划、各职能部门工作计划、基层计划、总结入此） 公司董事会、总经理办公会、行政办公会、生产（计划）会记录、纪要、决定等 公司领导负责制、任期目标和长远规划文 企业整顿、企业升级等企业管理、行业管理文件（经济承包、公司规章、单项升级及办法．双文明建设达标） 工商行政管理、法律事务（含企业登记、经济合同、协议、营业执照和各种证书以及和本公司有关的法律文书） 公司签报单（各部门、基层给公司的报告和批复） 文秘、机要、保密工作 1、上级党政领导机关针对公司的重要指示、批复、批转、通知等指导性文件。 2、公司在工作活动中形成的重要指示、批示、批复、批转、命令、决议、决定、通报、通知等 信访工作和、政协提案的答复（同级单位的重要来信来函、重要的经答复处理过的来信来函） 修志工作、大事记 公司简报 保卫工作 机构设置、干部任免、保安配备 治安管理工作（危险物品、交通管理、内部治安、电力设施保护等） 消防工作 刑事案件处理及历史案件复查 保卫工作的通知、规定、办法等 统计、报表、名册、简报 监察工作 监察工作计划、总结 监察会议记录 监察工作的指示、通知、报告、会议纪要 143 144 149 152 16 160 161 162 163 1 165 166 167 17 170 171 172 09 10 39 390 391 392 393 394 395 399 行业作风 案件处理和处分材料 统计、报表、简报 计划生育（上级机关有关计划生育的性文件、公司每年度实行计划生育的人员名单、统计、报表、简报等 后勤福利 后勤福利工作的通知、规定、会议纪要 房地产管理 职工住房分配与管理 生活管理（食堂、浴室、执行所、接待工作、幼儿园管理） 车辆、道路管理（行政、生产车辆管理均入此） 绿化管理 用水、用电、用汽管理 统计、报表、简报 外事工作 外事活动的计划、总结 处事工作的通知、规定 接待工作 声像 记录和反映公司重要会议、活动、事件等的声像材料（照片、录音带、录像带、光碟等） 实物 公司各部门、基层荣获市级及以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书以及外单位送来的锦旗等 信息工作 关于信息工作的通知、规定等 计算机应用和管理 本企业编制的计算机软件、盘片材料 注：分库保管 档案工作 图书资料工作 情报工作 统计、报表 9 10 类号 2 21 211 9 10 类号 34 340 341 342 349 声像材料（照片、录音带、录像带、光碟等） 实物档案（荣获市级及以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书以及外单位送来的锦旗等 市场开发部应归档文件材料 归档文件材料 备注 经营管理 经营管理综合(经营战略决策、责任制管理、年度计划、总结等) 各种统计、报表 声像 记录和反映公司重要会议、活动、事件等的声像材料（照片、录音带、录像带、光碟等） 实物 荣获市级及以上领导机关授予的奖状、奖旗、奖杯、证书以及外单位送来的锦旗等 工程管理部应归档文件材料 归档文件材料 备注 施工管理 施工管理工作的计划、总结 施工工作会议文件 施工技术及设备管理的规定、办法、条例、通知等 统计、报表 安全监察部应归档文件材料 类号 归档文件材料 35 安全工作 35安全技术管理通知、规定、通报、会0 议纪要等 备注 351 353 354 355 356 359 9 类号 4 41 42 420 421 422 423 424 425 426 427 428 429 安全技术措施、总结 含事故措施、安全教育等 压力容器管理 安全工器具管理 事故报告、调查分析 特殊工种考核 统计、报表 声像 记录和反映公司安全方面的重要会议、活动、事件等的声像材料（照片、录音带、录像带、光碟等） 财务部部应归档文件材料 归档文件材料 财务审计 财务审计综合 财务管理 财务管理制度、规定、办法。通知（各种补贴标准亦入此） 流动资金核定、结算 固定资产的新增、报废、调拨（含清产核资、设备保险） 专项资金的提取、分配（更改、大修、科技资金、福利、奖励基金等） 生产财务和成本 含财务收支计划、经济分析、增收节支，利润、年度财务决算等 基建财务 税收 含财政、税收、物价大检查、能源交通建设基金、预算调节基金、教育基金等 价格管理 债券、国库券的认购 控制及费用开支及收费标准 备注 43 430 431 432 433 434 含养路费、过桥费等 会计账务 报表 账册 工资单 凭证 会计档案移交、销毁清册

审计部应归档文件材料

归档文件材料 审计工作 审计工作的通知、规定、计划、总结等 专项审计的通知、报告、结论、决定、证明材料（ 各专项审计应分开立卷，概、预算审计入工程） 下级报送备案的审计文件材料 统计、报表 类号 44 440 441 442 类号 5 51 52 520 521 53 530 备注 人力资源部应归档文件材料 归档文件材料 人事劳资 人事劳资综合 机构、编制 机构设置（成立、撤消、合并、更名、改变隶属关系、级别等，各种行政的临时机构亦入此） 编制 人事管理 干部管理的规定、办法、通知等 干部待遇（工资、级别、落实知识分子） 干部教育培训 备注 1 2 3 4 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 53干部调配和人才交流（大中专毕业生分配、转业干部安置、干部调配53介绍信存根亦入此） 干部考察、审查（含出国人员政审） 53干部离、退休干部申报表、审批材料 干部职务评聘 统计、报表、干部名册、离休干部名 册 53劳动管理 劳动管理的规定、办法、通知等 53劳动定额和劳动指标申请、就业（工人招聘录用、含合同工、临时工、退53役人员安置） 调配（含职工的调动介绍信及存根、53工资转移证、厂置） 退职、退休规定、名单、审批表 54 （含辞退、留职停薪） 54各级岗位责任制、经济责任制的材料 班组建设和技师评聘 54（含班组长和重要岗位人员的任免） 奖惩 劳动保险、劳动保护、福利（含劳保54统筹） 劳务出口 统计、报表、职工名册、简报 54工资管理 劳动工资计划、总结、会议纪要 工资管理、工资改革 54含调资、定级、工龄计算、落实补发工资等，职工奖励性调资升级、54调动后待遇规定亦入此 奖金、津贴（含工程考核奖励） 教育培训 54教育、培训计划、规划、总结 教育、培训经费 54学校教育管理 含大、中、小学，职工技术教育等 54职工技术培训和继续教育等 8 统计、报表、简报 54注：各三级类的“少’，统计、报表9 要求填报的通知和说明等均人此，并55 根据不同保管期限组卷。 55 0 551 552 56 560 561 562 563 569 物资公司应归档文件材料 类号 归档文件材料 23 物资管理 23年度物资采购、分配计划 0 物资管理的通知、办法、规定 23重要物资供应文件（招标、投标、合1 同、协议、来往函件） 23定额管理 2 价格管理 仓库管理（含清仓利库） 23统计、报表 3 产品销售 备注 产品销售计划、总结 4 销售管理的规定、通知 23产品销售合同、协议、函件 5 市场分析和用户调查 23广告宣传 6 售报服务 26 统计、报表 26 0 261 262 263 2 265 269 3.2.5上述0－5大类规定的文件材料，归档时属公司自己产生的归档文件材料必须以原件归档，外来文件材料归档若有特殊情况不能提交原件的，可用复制件归档，但必须清晰、完整。

3.2.6公司各部门、基层对每年度产生的文件材料应以部门、基层为单位按年度，按上述各大类规定顺序收集、整理、立卷；纸质档案的件号排列顺序要和电子档案的件号排列顺序一致，纸质档案的件号由公司档案室提供各部（财务审计档案和人事劳资档案除外）。归档时间：公司各部门基层按3.2.1、3.2.2、3.2.3条款的规定，按时归档提交公司档案室，集中统一管理。

3.2.7公司各部室、基层档案专责管理人员及兼职档案员按年度将上述各大类规定的文件材料收集、整理、立卷完毕后，按期提交公司档案室一份纸质档案（卷内质量要求按3.2.5条款规定），从公司OA系统上提交公司档案室一份电子文档。

233.2.8凡移交给公司档案室的文书、会计等档案，公司档案室文书档案管理专责人员应尽快整理、鉴定、上架保管，编写检索目录，便于借阅利用。已移交归档有保存价值的文书、会计等档案，因公司档案室人为责任，不能保证借阅时，扣档案室文书档案管理专责综合月奖200元。 3.2.9借阅管理

根据档案借阅制度，在借阅过程中，文书档案不得超过半个月，特殊情况可办理延期手续。到期不办理手续者档案室将收回档案。若丢失档案将受行政处分。

3.2.10学习培训

组织档案网络活动时，兼职档案人员不参加活动的，每次扣部门200元，迟到者扣50元。 4 附则

4.1 本办法由公司总经理工作部负责解释。 4.2 本办法自颁布之日起执行。