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如何提高档案管理工作的服务质量
作者：郭 晶
来源：《管理观察》2009年第25期
摘要：档案管理是为社会建设服务的。信息时代的到来打破了档案管理中的传统氛围，使档案管理已不再是单纯的具有存储保密功能的设施，而成为一种集存贮、传递、宣传等多种功能的信息库。随着社会主义市场经济体系的建立、信息技术和因特网技术的飞速发展，改变了过去档案管理的服务方式，使档案管理工作向社会传播档案信息、承担社会宣传教育，为社会的经济、政治、科学、文化等各方面服务职能。本文试从档案管理中存在的问题着手，分析提高档案管理的服务质量、努力提高档案管理人员的服务素质来论述如何更有效地发挥档案管理的服务职能。
关键词：档案管理 服务职能 服务素质 信息发展 引言
档案管理是为社会建设服务的，利用现代化管理手段提高档案管理的服务质量，努力提高档案管理人员的服务素质、不断创新档案服务机制等策略拓展新时期档案管理的服务职能的重要途径。
(一)影响档案管理工作发展的因素
1.档案基础建设落后
档案保管条件差。不少档案馆档案保管装具仍是20世纪50、60年代的木制柜，防护措施由于条件差，温湿度控制水平低；档案基础工作准备不充分。档案资料因经费缺乏，只能杂七杂八混在一起，根本无法进行微机录入；档案信息资源开发面窄，社会效益和经济效益不显著；档案基本管理设备缺乏。有的档案馆没有一台能上网的微机，还有的连一些最基本的设备设施也没配备。
2.人员水平偏低服务意识淡薄
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档案从业者的总体状况不尽人意无论是职业群体的数量，还是职业群体的结构，都整体偏低。一些档案馆不思进取，造成档案职业清闲、舒适的印象，档案职业成了清闲者的理想职业，这使很多基层档案职位成为老弱病残的“照顾岗”、“关系岗”。档案从业者整体素质不理想，从业者中受过高等教育尤其本专业高等教育的比例远低于其他许多行业。
3.信息开发落后，人员管理制度缺失，服务水平底下
对档案信息资源开发利用的意识淡薄。档案从业人员的工作业绩无衡量的尺度档案职业人员工作业绩主要测评档案职业主体所完成的各种工作指标，如收集档案的数量，保管的质量，开发出的技术产品水平，档案开放利用的人次及满意度以及开发的档案二次文献的数量及质量等综合衡量。在一定的投入下，其完成的指标高，满意度高，产生的社会效益就能证明其工作业绩好。与之对应，档案职业的影响力就相对较大，反之较小。
(二)提高档案管理工作的方法
1.利用现代化管理手段提高档案管理的服务质量
档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用。使用现代化的档案管理手段，例如实现计算机管理档案等，可以有效提高档案管理工作的标准化与规范化，进而有效地提高档案的利用率。
第一，最大化地利用档案馆资源。我国大多数档案馆的年利用低，与国外档案馆的利用率无法相提并论，从档案的利用范围来看则更多的是为领导机关服务。为社会公众提供档案服务的比例很小。馆藏匮乏是影响档案管理的社会服务功能发挥的重要因素。发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空阀加强联系，提供综合服务，联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，使档案的利用向广泛、纵深发展，那么档案馆的社会功能也将得到充分发挥。
第二，使用现代化的档案管理手段，实现计算机管理档案等，提高档案管理工作的标准化与规范化，进而有效地提高档案的利用率。实现档案信息资源数字化、数据库化，进行快速通讯与信息交流，回答服务对象对档案材料真实性与保存价值的咨询，提供查询和资信服务，使网络成为档案管理为社会公众提供档案服务的重要形式。
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2.努力提高档案管理人员的服务素质
档案管理服务质量的好坏，服务人员的能力素质是关键。如今档案管理的专业化要求越来越高。如果不加强人才的培养，提高档案管理干伍的素质，档案管理的服务功能将受到很大制约。如何提高档案管理人员素质，可以从以下几个方面入手： (1)重视政治素质培养。
加强档案管理者认真学习政治理论，做到有正确的政治方向、政治立场和政治观点，提高政治鉴别力和敏锐性，在涉及档案工作重大原则问题上同党保持高度一致，恪守档案工作纪律。
(2)加强业务素质提高。
档案管理人员不仅要学习掌握档案学专业理论知识，还要熟悉与档案工作相关的文化理论和科学技术，因材施教地采取多种形式的继续教育培训，并将这各培训纳入专业技术人员考核范畴，使档案管理人员的继续教育培训规范化、制度化。
3.利用多种渠道不断创新档案服务机制。
现代社会已进入信息时代，追求信息的快速传递，发挥时效是信息价值竞争的重要措施。档案管理人员作为掌握大量档案信息的专业技术人员，要树立积极开展档案服务工作的意识，大胆地进行编研更新，努力学习现代化设备的实践技术。坚持档案管理工作的服务机制创新，实质上就是要把档案部门的各项服务功能挖掘和开发出来。档案管理部门可充分利用其自身优势。宣传档案、共享档案资源。档案管理工作的重要使命就是全面充分地实现其服务职能。只有努力提高档案管理人员素质，充分开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，才能保证档案管理工作积极主动地为社会主义经济建设主战场服务，为全面建设社会主义小康社会服务的职能得以有效发挥。 结语
我国不同档案馆的档案信息资源无论是数量上，或是质量上都存在很大差异，但各自又有自己的特点、各自的优势，如果加强横向联合，发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空间加强联系，提供综合服务。联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，使档案的利用向广泛、纵深发展。那么档案馆的社会功
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能也将得到充分发挥。我们可以通过建立档案馆网、或以档案信息服务集团的方式，实现档案信息资源的交流与协作，形成合力，为加入社会的信息网络打下基础。
参考文献：
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