恒大

一、房地产档案管理的意义及其重要性

随着我国房地产市场的迅速发展，房地产交易量日渐增长，交易事项日渐增多，交易手续日渐周密，交易管理日渐规范。楼盘开发企业的档案管理是房地产行业单位诸多管理工作中重要的组成部分。房地产企业的开发项目由于其规模大 、工期长、在执行过程中形成的材料多。进而，档案工作任务更加繁重，工作要求更加具体。而且这项工作不仅涉及到单位的自身管理问题，更关系到国家和人民群众的财产安全与切身利益。这就要求房地产交易管理部门从多方面对房地产档案进行科学的、多元化的管理。 二、恒大·帝景档案室设施设备建设 我们对恒大·帝景楼盘的档案室进行了实地考察，根据专业知识总结出了一个合格的企业档案室设施设备建设应该满足以下几个方面：

（一）库房符合档案安全保管要求 （1）库房面积要有余地。（2）“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。

（二）档案装具充裕、符合国家标准 （三）配备必要的保护设备

配备了灭火器、空调、去温机、温湿度测试仪等设备。 （四）配备现代化管理设备

根据企业档案工作现代化管理需要要配备相关设备：

1、配备计算机2、根据企业实际情况配备扫描仪、光盘刻录设备等。

我们发现恒大·帝景的档案室基本符合档案室设施设备建设的要求，排架很合理，但是空调、去温机、温湿度测试仪等设备以及灯光方面还做得不够，还需要提高改善。

三、恒大·帝景建设项目档案归挡范围

通过我们对恒大·帝景项目的实地考察，我们发现，一个房地产建设项目会产生很多的档案，贯穿于这个项目的整个过程。主要有这些：

1、项目拓展阶段：项目立项、项目可研、土地商务、场地移交、拓展阶段报批报建

2、项目定位阶段：项目策划、项目定位

3、项目设计阶段：设计准备、概念设计、规划方案设计、初步设计、施工图设计、景观设计、样板层精装修设计、设计变更、设计阶段报批报建

4、项目施工及竣工验收：招标采购、施工法定文件归档、施工报批报建、竣工报批报建

5、项目销售阶段：样板房准备、景观示范区准备、售楼处准备、编制营销方案、销售准备阶段、物业前期管理、销售过程、后期报批报建 6、项目交付阶段：房屋交付、楼修、投诉管理

7、项目后评估：设计后评估、交房工作总结、项目总结报告

8、房地产企业文书类档案：公司各种规章制度、来文、会议记录、文件签报单、以公司名义对内行文、以公司名义对外行文以及相应的回复、人事任命、法务类文件、公司重大活动文件、公司合同

9、房地产企业声像类档案：电视视频文件、电台音频文件、照片、图片

（声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。）

10、房地产企业人事类档案：在职人员、离职人员内部人事档案、劳动合同、录用人员资料、薪资调整、岗位调整文件

11、房地产企业会计类档案：财务凭证、财务账簿、财务报表、其他各种财务文件

12、房地产企业实物类档案：公司获奖的奖品、证书以及奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品

如果用档案知识概括下来就是这些：

（一）档案形式：包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等形式。

（二）档案分类及内容：管理类、研发类、工程类、营销类

已经上架的档案

待上架档案

证书类档案

四、恒大·帝景档案室人员的构成： 恒大·帝景的档案室人员是这样构成的，根据他们的业务量制定出了适合自己的档案人员配备。人员是这样构成的：

1、有明确的分管领导 2、档案室有负责人

3、专职档案员

（1）档案人员有相关的文化和专业素质（2）对相关部门或下属单位进行监督指导工作 4、成立了档案领导小组和档案专、兼职人员网络。通过招聘一些兼职档案员来缓解业务量的压力，这一点我们中粮集团可以借鉴学习一下。

五、恒大·帝景档案管理流程

通过与档案室负责人交谈，我们总结出了恒大·帝景档案管理流程，还收集了它们的《档案立卷明细表》、《档案文件目录》、《档案借阅登记表》。 第一步、档案资料的收集

1、办公室负责管理类资料的收集建档； 2、工程部负责工程类资料的收集建档； 3、销售部负责营销类资料的收集建档； 第二步、档案整理立卷要求

1、根据“档案立卷明细”及《国家档案局第八号令》分类整理资料，并立卷； 2、立卷档案统一使用专业档案盒存放，并附“档案文件目录”，文件右上角标注文件编号；

3、存档资料要求原件，持殊情况下以复印件或扫描件存档的，要求文件清晰； 第三步、档案的归档及移交 （一）归档时间及移交单位

1、管理类档案按年归档，于项目结束时移交集团总经办归档； 2、工程类档案按工作阶段或在项目结束时移交集团总经办归档；

3、营销类按工作阶段或在项目结束时归档，档案中销售、招商、租赁合同等移交集团财务部，其余资料移交集团总经办； （二）档案移交手续

1、移交时按档案整理立卷要求做好审验工作；

2、移交时做好交接记录，移交单位保留文件目录备查； 第四步、档案保存管理 1、确定保存期限：

永久：具有长远利用价值的档案定为永久；

长期（10~50年）：具有较长利用价值的档案定为长期； 短期（10年以下）：在一定时期内有参考价值的档案； 2、分类档案保存期限

第五步、保管规定

1、做好档案检索目录，同时建立计算机检索功能，以便查找； 2、集团档案设专人负责保管，并严格做好保密工作；

3、档案室做好防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘，以确保档案的完整安全；

第六步、档案销毁

档案保存期满，需要销毁时，须由档案保管人员编制清册，并提交档案销毁报告，经办公室主任审核，报公司总经理及集团总经办批准同意后，方可销毁。 第七步、档案借阅

借阅文件需到办公室填写《档案借阅登记表》，对于文件资料可复印；借出文件使用完毕后，需在三个工作日内及时交还，且须保管完好不得损坏。如借出文件原件需交报相关主管部门，则办公室须留复印件存档。

档案立卷明细

分类 立卷项目 文件内容 公司成立、变更文件 公司治理 公司规章制度、管理体系、业务流程 公司年度工作计划、总结 公司经营管理会议纪要 经营管理 公司经营事项报告及批复 公司经营统计报表 公司机构设置、调整、定编文件 管理类 公司管理范围内人员配置、人事任免、调动文件 公司管理范围内薪酬福利文件 人事管理 公司管理范围内培训教育文件 公司管理范围内绩效考核文件 公司管理范围内劳动关系文件 公司列管资产帐目 资产管理 公司列管资产申购、调拨报告及批复

保存限期 永久 永久 长期（短期） 长期 长期 短期 永久 短期 短期 长期 短期 短期 永久 长期 公司列管资产清查报告及批复 公司列管资产清理报告及批复 法务管理 诉讼案件过程文件、判决结果及执行记录 车务资料 总务管理 办公设备、设施资料 办公区域资料 合同 工程类 各类总包及分包合同 长期 永久 永久 长期 长期 永久 永久 永久 保存限期 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 工程准备略（建筑工程文件归档范围内容） 阶段文件 监理文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 分类 立卷项目 文件内容 施工文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 竣工图 工程类 竣工验收文件 工程备案文件 其他项目建设文件 略（建筑工程文件归档范围内容） 略（建筑工程文件归档范围内容） 略（建筑工程文件归档范围内容） 营销推广方案、销售定价等文件及批复 营销策划 广告合同及审批文件 营销类 项目销售 销售表单 项目销售全程的推广宣传资料 销售合同、协议、客户来往函件等文件 档案文件目录

文件类别 分类 立卷项目 文件名称 来文单位 归档日期 文件页数 备注 序号 文件编号

档案借阅登记

序号 档案名称 档案编号 用 途 借阅人 借阅时间 归还时间 总体上来说，恒大·帝景档案管理流程还是很齐全和合理的，能够很好地将公司的档案资料分类、科学的管理，做到了档案管理的科学化、标准化。

由于公司秘密原因，我们不能继续做档案检索利用方面的，所以对这方面就不能做出分析总结。

六、恒大·帝景档案管理的分析与启示

通过的实地调研，恒大·帝景档案管理工作做得还是不错的，有我们值得借鉴的地方，它们还有一些细节问题我们也要注意。 问题：

（1）有些档案存在铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。 （2）少量载体（装具）质量不符合国家有关规定。 （3）档案室缺少空调、去温机、温湿度测试仪等设备以及灯光方面还做得不够。 （4）库房与档案办公室连在一起，可能会引发混乱，损毁档案。 对中粮的借鉴：

（1）根据公司实际建立了一系列档案管理制度，档案管理流程科学标准，有完善的档案立卷明细，使归档文件齐全、准确。

（2）根据公司的业务量，配备了合适的档案员数量，并招收档案兼职去减缓工作量，能减少档案管理成本。

（3）库房基本符合档案安全保管要求，库房面积要有余地。做到了“八防”：防火、防盗、防高温、防光、防潮湿、防虫、防霉、防尘等。配备了必要的保护设备如灭火器。 （4）建立利用效果记录，建立了企业档案借阅登记，较为规范合理。

（5）检索工具能满足利用者需求：有案卷目录，各类档案分类目录和全引目录。

（6）档案人员的专业素质和水平比较，熟悉档案及相关业务，服务态度好。