公文处理办法

吉林省九盈投资管理集团股份有限公司

公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为进一步规范集团公司公文管理，推进公文处理工作科学化、制度化、流程化，根据、《党政机关公文处理工作条例》，结合集团公司实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于集团公司及其分公司、全资子公司、控股公司、专业中心、实际控制的参股公司（以下简称成员单位）。

第三条 公文处理应遵循的原则：

（一）统一规范。集团公司制定公文处理工作办法，成员单位依照执行。

（二）分级负责。集团公司总经理办公室（以下简称总经办）主管集团公司公文处理工作，对集团公司办公自动化系统的功能需求和运行提出规范要求，对成员单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查；集团公司科技信息化管理部门对集团公司办公自动化系统的运行提供技术支持与维护；各成员单位都要明确一名兼职公文管理员，统一负责本单位的公文收发登记、传递、催办、日常保管和利用工作。

第四条 公文处理工作是指公文拟制、审批、发布、批示、受理、办理、反馈、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。收文环节主要包括公文的签收拆封、登记分办、传批和归档；发文环节主要包括复核、传批、校对、编号、送印、电子传输、分发和归档。

第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第二章 公文定义

第六条 公文是集团公司实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针，指导、布置和商洽工作，请示报告和答复问题，发布企业规章制度与管理措施的重要工具。

第七条 电子公文是通过集团公司办公自动化系统，按照公文管理程序形成、发布和存储的以纸质文件为基础，并具有与纸质文件同等效力的电子文件。

第 上行公文是下级单位（部门）向上级单位（部门）和领导请示、报告工作事项而呈递的文书。

平行公文是同级单位（部门）之间、无直接隶属关系的单位（部门）之间为沟通交流工作而出具的文书。

下行公文是上级单位（部门）向下级单位（部门）指示工作、公示规范、通知事项而出具的文书。

第三章 公文种类

第九条 公文种类

集团公司公文采用与国家党政部门公文对应的文种体式，主要有：决议、决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函和纪要。

（一） 决议。适用于股东会、董事会、总经理办公会、职工代表大会等会议讨论通过的重大决策事项。

（二） 决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位（部门）不适当的决定事项。

（三） 通告。适用于在集团公司范围内公布应当遵守或周知的事项。

（四） 意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五） 通知。适用于发布、传达要求下级单位（部门）周知或执行的事项，批转、转发公文。

（六） 通报。适用于表彰先进，批评错误，处理事件，传达重要精神和告知重要情况。

（七） 报告。适用于向上级部门汇报工作、反映情况，答复上级部门的询问。

（八） 请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（九） 批复。适用于答复下级单位（部门）请求事项。

（十） 函。适用于不相隶属的单位（部门）之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载、传达会议主要情况和议定事项。

第四章 公文格式

第十条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机构标志、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件说明、发文机构署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送部门、印发机构和印发日期、页码组成。

（一） 份号。公文印制份数的顺序号。“绝密”和“机密”级公文应当在公文首页左上角顶格用阿拉伯数字标明份号。

（二） 密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉及国家秘密和集团公司商业秘密的公文，应准确标明密级和保密期限（按年或月计期）。国家密级一般分为“绝密”、“机密”、“AA”、和“A”级。和“秘密”三个等级，商业秘密分为“AAA”其中，属国家类的秘密，等级标识与保密期限之间用“★”隔开（标注形式如“机 密★5年”）；属集团公司商业秘密类的，等级标识与保密期限之间用“▲”隔开（标注形式如“商 密▲AA 5年”）。用3号黑体字顶格标识在版心左上角第2行，两字之间空1字。

凡未标明保密期限的，默认为采用国家统一的期限规定，即绝密级为30年，机密级为20年，秘密级为10年。

（三） 紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。紧急程度用3号黑体字在版心左上角第1行顶格标明，且两字之间要空1字。当需同时标识份号、秘密等级和紧急程度时，按照份号、密级和紧急程度的顺序自上而下分行排列。信函式公文需标识秘密等级或紧急程度的，应当顶格居版心左边缘标识在红色分隔线下，按照密级、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

（四） 发文机构标志。由发文机构全称或规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机构标志可以并用联合发文机构名称，也可以单独用主办机构名称。

发文机构标志文字，应全部并列在同一行中并占满版心宽度，不得分行或转行排列。受排版，机构标识文字不能在同行中排布时，可采用集团公司统一规范的机构简称。

集团公司内部行文，除了属董事会决定和批准范围的相应公文（含企业基本管理制度）、中层高管人员聘任解聘文件、薪酬分配与保险福利、跨职能管理部门职权范围的制度规范等公文用集团公司标志外，其他公文应按专业职能管理划分，采用职能主管部门或成员单位的标志发文。

因外事需要并行外文标识的，应按汉字名称在上、外文名称在下的格式等宽排列。集团公司及成员单位机构外文名称及其简称的标识，由集团公司相关管理部门统一审定。

发文机构标志应当使用红色华文中宋字体，字体高度22mm左右，发文机构标识的上边缘，距版心上边缘35mm，距纸张上边缘72mm。

（五） 发文字号。由发文机构代字、年份和发文顺序号组成。机构代字应保持基本固定，不宜经常变动。发文字号一般在发文机构标识下空2行，用3号仿宋体字。平行文、下行文的发文字号，在红色分隔线之上4mm处居中排布；上行文的发文字号，在红色分隔线之上4mm处居左空一字排布。其中年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

1.吉九盈发。使用决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、意见等文种。

2.吉九盈复。使用批复文种。

3.吉九盈纪要。使用会议纪要文种。

4.吉九盈函。使用函文种。

5.吉九盈办发。适用于以公司总经办名义的发文，使用通知、通报等文种。

6.其他部门发文，可由部门根据工作需要提出申请，经总经理办公会议审议通过后，由总经办负责制作统一规范的公文版头样式，核准发文代字。否则，不准擅自发文。

各成员单位的发文字号，由集团公司总经办指导后确定。

（六） 签发人。上行文应当标注签发人姓名。

签发人姓名与发文字号在同一行标识。发文字号居版心左侧左空1字；签发人姓名居版心右侧右空1字，“签发人”三个字用3号仿宋体字，后标全角冒号；冒号后用3号楷体字标识签发人的姓名。

联合上行文有多个签发人的，签发人姓名按照发文机构的排列顺序从左到右、自上而下依次顺序排列，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，红色分隔线随之下移，发文字号也随之与最后一个签发人的姓名同处一行。

（七） 标题。由发文机构名称、事由和文种三部分组成。标题文字中，除了法规、规章名称须加书名号外，一般不用标点符号。标题的字体用华文中宋小2号。

公文标题在红色分隔线下空2行，可分一行或多行居中排布；回行时，每行应词意完整、排列对称、间距恰当。

（八） 主送部门。公文的主要受理部门，应当使用部门全称、规范化简称或同类型部门统称。主送部门在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机构名称后标全角冒号。

（九） 正文。公文的主体，用来表述公文的内容。主送部门名称下1行，每自然段左空2字，顶格回行，数字、年份不能中断回行（即须在同一行中完整排布）。文字从左至右横写、横排，用3号仿宋字体。一般每个页面排22行、每行排28个字。无特殊用途的，一般用黑色字体。

公文的首页和末页必须显示有正文的文字，如按标准格式不能显示正文文字时，可通过调整行距、字距的方式显示，不得采用“此页无正文”的方式处理。

（十） 附件说明。公文附件的顺序号和名称。附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体标识“附件”二字，后标全角冒号并跟附件名称。附件如有序号，统一使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××××”），每个附件名称，应回行标识且序号与前序号上下对齐；附件名称后不加标点符号。

（十一） 发文机构署名。署发文机构全称或规范化简称，用3号仿宋字体。

（十二） 成文日期。署会议通过或发文机构负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机构负责人签发的日期。成文日期一律用中文日期形式，年、月、日文字应完整标识，其中数字用阿拉伯数字，如“2014年1月1日”。

（十三） 印章。集团公司的公文，除了会议纪要不加盖印章外，其它公文都应加盖发文机构印章，并与署名机构相符；集团公司各部门、成员单位下发的会议纪要，需加盖印章。印章的上弧距正文末行的下边2mm-4mm。当加盖印章为两枚时，两枚印章平齐加盖，主办机构印章在前，两枚印章不得相交或相切，印章相邻的外弧间距不超过3mm。当公文按标准格式排版后，应调整正文全文的行距、字距，务使所有印章与正文的文字同处一个页面，不得在无正文的页面加盖印章。

（十四） 电子印章。电子印章是通过扫描处理，将实物印模转换为图形的电子印模。仅用于集团公司办公自动化系统的公文流转，电子邮件系统不得使用电子印章。扫描模拟的电子印章应与实物印模的尺寸相等。

（十五） 附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。“请示”类公文应在附注处注明联系人。附注应标识在成文日期下1行左空2字加圆括号排布，用3号仿宋体字。

（十六） 附件。公文正文的说明、补充或参考资料。附件应当另面编排，与正文一起装订，并在附件左上角第1行用3号黑体字顶格标识“附件”二字，有序号时应标识序号；附件的序号和名称，应与正文中的标识对应一致。如附件与正文不能一起装订时，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十七） 抄送部门。除主送部门外需要执行或知晓公文内容的其他部门、个人。抄送部门应使用全称、规范化简称或同类型部门统称。抄送部门在版记第1行，左右各空1字，用4号仿宋体字标识，“抄送”二字后标全角冒号。抄送部门按先上级部门、再平行部门的次序排列，各部门之间用逗号隔开，最末对象后标句号；多个部门不能同行排布时，回行的首字应与“抄送”二字冒号后的首字对齐。

（十八） 印发机构和印发日期。公文的送印机构和送印日期。印发机构和印发日期位于“抄送”标识之下（无抄送标识时，在版记第1行）占1行位置，用4号仿宋体字。印发机构居左空1字，印发日期居右空1字。印发日期采用文件付印的日期，用阿拉伯数字标识。

（十九） 页码。公文页数顺序号。

（二十） 附表。纸质公文如需附表，横排表格（A4纸型）应将页码放在横表的左侧，其中单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角；单页码的表头在订口一边，双页码的表头在切口一边。如需附A3纸型表格，且当最后为A3纸型表格时，表格应排在封三前，封四应为空白面。

第十一条 公文的版式和用纸标准。公文排版统一使用A4纸型的幅面(宽210mm×高297mm)，大型表格也可使用A3纸型的幅面（宽297mm×高420mm）。A4幅面的版心尺寸为宽156mm×高225mm（不含页码）,版心的位置在上沿距纸张上边37mm±1mm,左沿距纸张左边为28mm±1mm；A3幅面的版心尺寸及位置，原则上按订口方向的边沿距纸张同侧的边线37mm±1mm，非订口方向的边沿距纸张同侧的边线按不超过28mm掌握，版心的具体幅面，可视表格内容的多少和布局的协调性、美观性灵活确定。

特殊形式的公文用纸幅面，如张贴用的纸张大小，根据实际需要确定。

第十二条 信函式公文的特例格式。信函式公文标题和正文的格式，参照标准公文的格式。

第十三条 纪要的特定格式。纪要发文标志由“机构名称+会议类属+纪要”组成，机

构名称可用规范化简称。如“九盈集团公司总经理办公会议纪要”、“九盈集团公司专业会议纪要”等。

第十四条 电子公文的格式。集团公司办公自动化系统处理公文，统一采用Word格式拟制（包括附件的表格），原则上一份公文应合并统一为一个电子文档。如附件表格分类较多、结构复杂，转换处理困难，可采用Excel格式附载（多个Excel文件应统一合并为一个电子文档）。

第五章 行文规则

第十五条 行文应当确有必要，精简实效，规范得体，注重针对性和可操作性。

第十六条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的部门。

确需集团公司职能管理部门联合发文的，均以集团公司总经办批转形式发文。

第十七条 向上级部门行文，应当遵循以下规则：

（一） 原则上主送一个上级部门，根据需要同时抄送相关上级部门和同级部门，不抄送下级部门。

（二） 集团公司各成员单位需要上报当地的涉及集团公司管控的重要事项的公文，应当报集团公司总经办统一审核并确定对外报送程序。经审定，确需以集团公司名义上报的，由集团公司总经办拟文上报；需以成员单位名义上报的公文，由集团公司总经办呈递集团公司主要领导同意后，成员单位行文上报，同时抄送集团公司总经办备案。

集团公司各成员单位上报当地一般性事项的公文，由各成员单位自行拟文上报，应当同时抄送集团公司总经办备案。

集团公司各成员单位下设子公司对外上报的公文，原则上遵照逐级请示、逐级上报的原则，由成员单位审核、备案、上报。凡涉及集团公司管控的重要事项的，须由成员单位负责报集团公司审核、备案。

（三） 集团公司各成员单位报请集团公司审批的公文，统一报集团公司总经办，由集团公司总经办审核备案、组织呈批。除集团公司总经理直接交办的个别事项外，各成员单位不得将应报请集团公司审批的公文直接报送总经理个人。

各成员单位下属单位（部门）不得直接向集团公司行文。需要上报集团公司审批的事项应由成员单位总经理审核后，以成员单位名义行文报集团公司。特殊情况下，各成员单位下属单位（部门）向集团公司请示或报告工作时，须同时抄送成员单位知悉。

（五） 请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项或附有请示性的建议意见。

（六） 受双重领导的部门向一个上级部门行文，必要时抄送另一个上级部门。

第十 向下级单位行文，应当遵循以下规则：

（一） 集团公司职能部门在各自职权范围内可以向各成员单位行文。

（二） 涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文。

（三） 上级部门向受双重领导的下级单位行文，必要时抄送该下级单位的另一个上级部门。

第十九条 集团公司及各成员单位内设机构（除集团公司总经办外）不得对外正式行文。

第二十条 具有隶属关系的机构之间，上行文一般采用“请示”、“报告”、“意见（征询性）”等文体，下行文一般采用“决定”、“通知”、“通报”、“批复”、“意见（指导性）”等文体；不相隶属的机构之间一般采用“函”的文体，对需要周知或共同执行的事项，也可以采用“通告”、“通报”、“意见（商榷性）”等文体。“意见”为上行文时，应按请示性公文的程序和要求办理；为下行文时，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位（部门）应遵照执行，无明确要求的，下级单位（部门）可参照执行；为平行文时，提出的意见供对方参考。

第六章 公文拟制

第二十一条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等

程序。

第二十二条 公文起草应当做到：

（一） 符合国家法律法规和党的路线方针、集团公司管理制度，完整准确体现发文部门意图，并同现行有关公文相衔接。

（二） 情况确实，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，表述准确，文字简练。

（三） 文种正确，格式规范。

（四） 公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位（部门）必须征求相关部门意见，力求达成一致。

（五） 拟制紧急公文和密级公文，应确属紧急事项、确有保密理由。标定紧急程度和密级应准确、严格，不得滥用。

（六） 单位（部门）负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（七） 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

（八） 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。即汉字序数后用顿号，阿拉伯数字序数后由实心小圆点，带括弧的序数后（含括弧）不再用标点符号。

（九） 使用国家法定计量单位。

（十） 公文内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

（十一） 公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

（十二） 纸质方式起草公文，文稿首页应使用专用发文稿纸；通过集团公司办公自动

化系统起草公文，必须对应一致地填写发文主页各项要素的内容。

第二十三条 公文文稿签发前，应当审核。审核的重点是：

（一） 行文理由是否充分，行文依据是否准确；行文方式是否妥当，是否符合行文规则；文种是否正确，格式是否规范。

（二） 内容是否符合国家法律法规和党的路线方针、集团公司管理制度；是否完整准确体现发文部门意图；是否同现行有关公文相衔接；所提措施和办法是否切实可行。

（三） 涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

第二十四条 经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位（部门）并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位（部门）修改后重新报送。

第二十五条 签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第七章 公文办理

第二十六条 公文办理由集团公司总经办文书人员负责，

包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十七条 收文办理的主要程序：

（一） 初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本单位（部门）办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（二） 签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。公司领导和员工通过任何渠道收到的应由公司办理的公文，均应交总经办文书登记，按规定程序办理，便于文件精神的落实和事后查考。

（三） 登记。公文登记是管理文件的账目，也是一切文件的运转记录和查阅、催办、统计的重要工具。文书人员对收到的各种文件，要分门别类认真登记，绝不可图一时省事而马虎从事。

（四） 承办。对登记后的公文应当在承办单上提出拟办意见报本单位（部门）董事长、总经理批示后转有关单位（部门）办理；需要两个以上单位（部门）办理的，应当明确主办单位（部门）。紧急公文应当明确办理时限。承办单位（部门）对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（五） 传批。根据董事长、总经理批示和工作需要将公文及时送传批对象阅知或者批示，传批过程中，如遇集团公司领导出差、出访或其他原因不能批阅时，文书人员应及时与领导同志沟通，确定传批方式或按领导意见办理。办理公文传批应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、橫传、延误。原则上每个工作日的上、下午各一次，急件即收即送。

（六） 催督办。总经办文书人员应及时了解掌握公文办理进展情况，督促承办单位（部门）按时办结。紧急公文或者重要公文应当随时催办、督办。

（七） 答复。公文的办理结果应当由总经办文书人员及时答复来文单位（部门），并根据需要告知相关单位（部门）。

第二十 发文办理的主要程序：

（一）拟稿。由发文部门人员按原则和要求以及领导意图草拟文稿。

（二）核稿。文稿草拟后交部门内综合人员进行核稿把关。

（三）复核。部门负责人在文稿交送总经办文书人员之前需对文稿做细致复核并签字送出。

（四）再核。对经过部门负责人复核后的文稿，总经办文书人员要填制公文处理单送总经办负责人进行再核把关后交文书人员按程序送领导签批。

（五）审签。总经办文书人员对经总经办负责人再核后的文稿报分管领导和董事长、总经理审签。

（六）核发。已经发文单位（部门）负责人签批的公文，印发前总经办文书人员应当对公文的审核、审批、签发手续是否完备；格式是否统一、规范；附件材料是否齐全；文稿是否清晰、整洁等。需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（七）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

（八）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

（九）发出。公文印制后要严格按照规定的接收单位发出。不准向不符合收文的单位发出。

（十）存档。公文办理完毕后，要根据档案管理办法的有关规定及时由文书整理（立卷）、年末由档案员归档。

第二十九条 公文办理的主要规则：

（一） 集团公司外来收文，由集团公司总经办文书人员统一签收、组织办理、实施督办。公文督办要求紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，督办情况应及时反馈董事长、总经理等人。

（二） 对有请示事项的，均应批示明确的意见。未书写具体意见的，视同知晓或同意。

（三） 集团公司总经理批示办理的批示件，各单位（部门）、应抓紧办理，及时向批示总经理报告办理情况。集团公司总经理批示多个单位（部门）协同办理的事项，主办单位（部门）应主动与其他单位（部门）沟通、协商，相关单位（部门）应积极配合，确因特殊原因需要较长时间反馈办理情况的，要及时说明情况，并定期报告办理进度。

（四） 未公开或未批准公开的集团公司总经理的批示件均视同为密件，未经集团公司总经办同意，不得擅自通过复印、传真、扫描、拍照、外借、上网等方式或途径扩散。

（五） 非涉密公文均通过集团公司办公自动化系统流转。

第三十条 涉密公文的通讯寄递应当通过机要交通、邮

政机要通信、机要收发人员进行传递。

第三十一条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个及以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复印件。

第八章 公文管理

第三十二条 集团公司公文，由集团公司总经办文书人员统一收发、审核、用印和移交归档；各单位（部门）公文，由本单位（部门）公文管理人员统一收发、审核、用印和移交归档。

第三十三条 公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当专人专管。公文的密级需要变更或者解除的，由定密单位报集团公司总经办审定。

第三十四条 复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合保密有关规定并经发文单位（部门）负责人批准，并注明翻印的单位名称、日期、份数。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文单位（部门）或者其上级部门批准。复制、汇编的公文视同原件管理。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十五条 涉密公文应当按照集团公司保密和机要管理有关规定进行清退或者销毁。

第三十六条 不具备归档和保存价值的公文，经集团公司总经办批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格履行审批登记手续，经集团公司总经办审核批准，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十七条 任何单位和个人，查（借）阅涉密公文应履行审批程序。查（借）阅办理中的涉密公文，依据集团公司总经办主任的批示意见，履行签字手续；查（借）阅已移交档案管理部门的涉密公文，应开具介绍信，本单位（部门）总经理签字，携带查阅档案的支持性文件资料，由集团公司总经办主任审批，AA级以上公文，由集团公司总经理审批。A级以上公文，由保密主管部门制作封条，启后重封。任何单位和个人不能私自借阅、查看、摘抄、复制纸质涉密公文，不能通过办公自动化系统超越或自设管理权限，私自浏览、下载、转发、打印电子涉密公文。

第三十 公文被撤销的，视为自始不产生效力；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第三十九条 集团公司内部机构合并时，全部公文应随之合并管理；机构撤销时，需要归档的公文经整理后移交集团公司档案馆管理；公文管理人员调整变化时，应严格履行清点移交手续。

工作人员离岗离职时，所在单位（部门）应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十条 集团公司各级公文的归档，按照内部自产公文谁行文、谁归档，接收外来公文谁首接、谁归档的原则办理。其中，集团公司公文由集团公司总经办统一组织归档；以单位（部门）标志制发的公文，由本单位（部门）公文管理人员统一组织归档。纸质公文归档的清理、整理、编录、立卷、移交等程序，严格按集团公司档案管理的有关规定办理；通过办公自动化系统处理的电子公文，按程序设定的流程操作归档。

第四十一条 纸质公文的拟制、修改和批签，不得使用铅笔、圆珠笔，不得在装订线区

书写。所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第九章 违规责任

第四十二条 有下列情形之一的，集团公司总经办应当承担相应责任：

（一） 对集团公司收文办理不及时，延误办理承担直接责任；

（二） 对集团公司发文审核不严，公文错误，造成损失或产生不良影响承担直接责任；

（三） 对集团公司公文遗失、泄密，归档不完整承担直接责任；

（四） 对集团公司各部门、成员单位公文办理督办不及时，落实不到位承担管理责任。

第四十三条 有下列情形之一的，集团公司各部门、成员单位应当承担相应责任：

（一） 对重大事项对外越级上报，不报告集团公司审核或备案承担直接责任；

（二） 对上级部门的重要批示、批复，不报集团公司备案承担直接责任；

（三） 对公文办理不及时、延误办理承担直接责任；

（四） 对公文遗失、泄密承担直接责任；

（五） 对内部公文组织办理、实施、归档不及时、出现错误承担直接责任。

（六） 对未履行审批手续，未经授权违规查询借阅公文的承担直接责任。

第十章 附 则

第四十四条 集团公司及各成员单位处理公文，依照本办法执行。外事方面的公文，按公司有关部门管理的有关规定处理。

第四十五条 集团公司各级机要人员的聘用，应严格履行考核考察程序，确保政治可靠、作风严谨、敬业爱岗、严守秘密，人员应相对稳定。

第四十六条 存储和运行集团公司电子公文的网络系统，科技信息化管理部门应当确保24小时不间断运行，确保与公共互联网充分隔离，确保电子公文安全存储。集团公司各岗位凡接入办公自动化系统的计算机，硬件与软件须由集团公司内部部门（单位）维护，不得私自外委修理。

第四十七条 本办法自下发之日起执行。原《九盈投资管理（集团）股份有限公司公文处理办法》（九盈发〔2013〕号）废止。