档案管理制度

　　为贯彻落实《机关档案管理规定》，近日，全国机关重新修订了《全国机关档案管理办法》，并经十三届全国常委会秘书长、机关党组杨振武批准同意，印发机关各单位、各部门施行。

　　《机关档案管理规定》的颁布施行是国家档案局在新形势下推动机关档案工作的一项重大举措，是进一步依法加强机关档案科学规范管理的一个重要抓手。《机关档案管理规定》具有很好的普适性、实用性和创新性，为机关档案工作转型升级提供了重要依据。全国机关以学习贯彻落实《机关档案管理规定》为契机，深入开展档案法治宣传教育，以规范档案管理工作流程为目标，贯彻落实依法依规治档的本质要求，将标准化、精细化、流程化作为档案工作的重要任务，进一步完善档案管理机制。

　　全国常委会秘书局高度重视，及时召开座谈会组织机关兼职档案员进行学习讨论。档案处认真学习领会《机关档案管理规定》，结合全国机关档案工作的实际情况，启动《全国机关档案管理办法》的修订工作。

　　在修订工作中，档案处坚持加强宣传、集思广益，广泛征集修订意见。通过举办档案工作、召开座谈会、印发征求意见稿等形式，使机关32家立档单位和各单位、各部门兼职档案员广泛参与到此次修订工作中。征求意见稿经历了“三上三下”的修改过程，充分吸收了国家档案局档案馆(室)业务指导司机关档案业务指导处的意见。此次修订工作共对现行办法进行了42处修改，新增条款15条，对19条条款作出重大调整，保证新修订的《全国机关档案管理办法》适应当前和今后一段时期机关档案管理工作需要。

　　修订工作同时坚持统筹协调、与时俱进，积极创新机关档案管理工作机制。新修订的《全国机关档案管理办法》首次明确了由全国常委会副秘书长牵头的机关档案工作协调机制，协调处理全国机关档案工作重大事务和重要事项，要求机关各立档单位建立以主要负责同志、分管档案工作领导、专职或兼职档案员、业务人员组成的4级档案工作机制，为机关档案工作的明确责任、分级管理、齐抓共管提供了有力的制度保障。按照新时代机关档案工作信息化要求，针对全国机关数字档案室建设情况，结合《机关档案管理规定》的精神，《全国机关档案管理办法》明确规定了全国机关档案信息化建设的技术要求和工作部署，保证全国机关档案信息化建设有规可循、安全规范。

　　此次修订的《全国机关档案管理办法》完整覆盖机关档案收集、整理、保管、鉴定、利用、编研等各个工作环节，明确要求档案工作与业务工作同步部署、同步实施、同步发展，具有较强的规范性、针对性和实用性，对做好新时代全国机关档案工作具有重要意义。

档案管理制度

　　1目的

　　为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。

　　对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。

　　2范围

　　本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。

　　本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。

　　3职责

　　3.1各过程管理部门职责：

　　3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。

　　3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。

　　3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。

　　3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。

　　3.1.5负责文件更改内容等。

　　3.2生产部职责：

　　3.2.1负责管理手册的编制。

　　3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。

　　3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。

　　3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。

　　4程序内容

　　4.1确定文件种类

　　4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

　　4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。

　　4.1.3综合管理体系文件

　　a.方针、目标和指标;

　　b.实现方针、目标和指标的策划;

　　c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。

　　4.1.4资料和记录

　　相关的资料包括但不限于：

　　a.各类分析/评价/统计数据(如OSHA 统计分析数据);

　　b.特种设备(如压力容器等)及其附件的安全技术监察(检测)资料; c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见;

　　d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录;

　　e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;

　　f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南;

　　g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡)

　　h.设施的设计、运行技术资料;

　　i.供应商和承包商档案;

　　j.作业许可证等;

　　k.其他资料。

　　4.2提出文件的编制和修改需求

　　4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。

　　4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。

　　4.3指定编写人

　　4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

　　4.3.2管理手册由生产部负责编制;部门各过程管理类文件(管理过程的程序、规定、表格)由过程负责人负责组织编制;

　　4.4进行编写

　　4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。文件格式基本内容：

　　a.目的：明确编制本文件要达到的目的

　　b.范围：本文件使用的范围，包括活动范围、职能范围和管理范围

　　c.定义：需要对使用人解释的术语或词汇

　　d.职责：本文件中的主要职责划分，包括本文件的责任部门

　　e.程序/规定内容：针对各项活动提出具体的要求、职责、时限

　　f.相关文件：编制本文件所依据的文件或引用的文件

　　g.相关记录：本文件涉及到的文件、表格和记录

　　h.修改记录：本文件每次修改的主要概要的记录

　　i.文件概要/流程：规定类文件的概要及程序文件的流程图

　　4.4.2文件的编号按如下要求：

　　记录编号

　　文件层别号

　　文件类别(AQ)

　　公司代号JP

　　其中：序号为阿拉伯数字，如：01，02，03 „„„等;

　　文件类别为：管理手册用01标识，程序文件用02标识，公司级管理性制度用03标识，部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识，如生产部用QG标识。

　　例子：

　　文件编号：JP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》

　　表格编号：编号JPL-AQ-0201/01(适用法律法规标准和其他要求清单)，其中01表示对应程序的第一张记录。

　　所有文件(包括表格)必须有版本标识，如有文件更新，版本随之更新。

　　4.5评审和审批

　　4.5.1文件评审。文件由编制人在文件原件编制人栏中签字，交部门主管审核同意，再送交

　　相关部门主管审阅会签(由部门主管确定会签部门的数量)，并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后，如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人(或部门)，待修改完毕后再批准。

　　4.5.3文件审批权限。

　　a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核，总经理批准。 b.过程管理文件(程序、规定、制度、表格)由过程负责部门主管审核，安全生产负责人批准。

　　c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。 d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。

　　4.6发放控制

　　4.6.1生产部发布综合管理体系文件, 建立外发文件清单，该清单内容包括：文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。。

　　4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后，将书面文件及电子版文件一同送交生产部，生产部保存文件原件。

　　4.6.3各部门需建立《文件控制清单》，在发布/修改文件的同时，文件与文件清单保持一致。

　　4.7使用控制

　　4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件，保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。

　　4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。

　　4.8文件更新

　　4.8.1文件更改时，由过程管理部门持原批准人批准的文件(原件一份、电子一份)、填写《文件更改通知单》，到办公室登记备案后。同时更新《文件控制清单》，

　　生产部保存批准的文件原件。同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新，填写《文件与回收记录》，防止作废文件非预期使用。

　　4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时，原文件编写单位负责组织对文件进行评审。如果需要进行修改，由原文件编写单位负责提出

　　文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。

　　4.9安全记录管理

　　4.9.1建立记录清单

　　安环部制订安全记录台帐，使用统一表格。内容包括：记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。

　　4.9.2安全记录的使用

　　按规定的项目填写，所有记录应及时、真实，字迹整洁、清楚，不得随意涂改，不能使用铅笔填写。

　　4.9.3收 集

　　定期对安全记录进行收集并整理记录，放到指定的地点保存或交档案室存档。

　　4.9.4储存、保护

　　4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体，对于电子媒体形式的记录，必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰，应留有备份。

　　4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等，同时还要做好标识。

　　4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。

　　4.9.5处 置

　　记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置，包括销毁或归档。

　　5相关文件

　　无

　　6相关记录

　　AQ-0202/01文件控制清单

　　AQ-0202/02文件发放、回收记录 AQ-0202/03文件更改通知单 AQ-0202/04安全记录台帐 AQ-0202/05评审记录

档案管理制度

　　一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

　　二、归档范围

　　公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

　　三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

　　四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

　　五、资料的收集与整理

　　1、公司的归档资料实行"季度归档"及"年度归档"制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

　　2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

　　3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

　　4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

　　5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

　　六、资料的分类与归档

　　1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

　　2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

　　七、档案的借阅

　　1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

　　2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

　　3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借;秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

　　4、档案借阅者必须做到：

　　①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

　　②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

　　八、档案的销毁

　　1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

　　2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

　　3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁;一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

　　4、经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料做好登记并归档。登记表永久保存。

　　5、在销毁公司档案资料时，必须由总经理或分管副总经理或总经理办公室主任指定专人监督销毁。